試論如何讓事業單位數字檔案“活”起來

沈玉瑩

（長江武漢航道局，湖北 武漢 430000）

引言

事業單位的檔案建設對單位的工作開展提供了重要的條件，通過檔案管理使單位中的信息資料得到規范化的管理，在各項工作中可以將檔案作為參考的依據，為了使檔案管理的效果加強，結合數字檔案管理進行分析，采取有效的措施對檔案管理進行改善，使數字檔案管理的效果加強，促進單位的發展。

一、事業單位數字檔案的應用價值

（一）滿足時代發展需求

數字檔案使資料的形式發生了變化，使檔案的應用能夠不受時空的限制，加強了檔案使用的效果。事業單位的檔案管理中數字檔案的使用對社會的發展具有重要的作用，同時符合時代發展的需求，使數字化檔案的應用范圍擴大。

（二）提高檔案資源質量

改善檔案建設管理工作，使用數字化檔案，可以使檔案的質量提高。通過計算機和網絡的應用，使檔案的存儲空間擴大，并且能夠提高管理的效率，節省了人力的投入，體現了自動化管理的優點，為社會群眾提供了更好的檔案存儲需求。另外，檔案的管理中的信息資料也對檔案管理的質量有著較大的影響，為了使單位的檔案建設速度加快，應結合數字化檔案，使檔案管理的效率和質量提高，促進檔案管理的發展。

（三）提升檔案安全性

事業單位的檔案資源對單位的發展和社會發展都有著重要的作用，通過數字化的檔案管理方式開展工作，可以使檔案管理得到創新，同時能夠滿足社會對檔案管理的需求，使事業單位的檔案管理工作更加開放，使事業單位的檔案使用價值提升，加強了檔案管理的安全性，使檔案管理更加符合時代發展規律。

（四）維持檔案的原始性

事業單位的檔案資源管理需要具有原始的特點，使檔案保持原始性，這樣可以體現出檔案資料的價值。利用數字化方式對檔案進行管理，可以使檔案的安全性提升，結合網絡技術的應用，使檔案得到完好的保存，可以避免對文件造成影響。這種當時使檔案的管理維持了原始性和安全性，使檔案資源發揮出有效的作用，使交互性加強，因此具有重要的意義。

二、數字檔案應用中存在的問題

（一）安全問題

數字檔案的安全隱患是其中的重要問題，由于信息化技術的發展使檔案管理中面臨著一定的安全隱患影響。網絡的開放性使其中的協議和系統都屬于開放空間，導致檔案資源的網絡管理中具有不安全因素。檔案在網絡中的傳播缺少私密的保護，這使信息容易在傳輸中遭到竊取。在管理中隨著檔案問題的增加，檔案管理的質量也會降低，安全問題導致檔案信息得不到有效的保護，難以使其具有安全保障。需要通過安全技術的加強，使檔案管理能夠避免安全問題的出現，保證檔案信息的安全。

（二）共享問題

事業單位需要通過加強檔案信息的共享性使檔案管理得到改善，在單位中檔案管理的信息化水平還沒有達到實際的要求，數字檔案管理中缺少備份，同時沒有得到充分利用，所以沒有使數字檔案信息的管理質量提高，影響了檔案的自身價值。

（三）人員問題

目前的事業單位中沒有專業的管理隊伍，人員缺少數字化技術的了解，在實際管理中不能達到管理的要求，一些人員對數字檔案的開發方式不能掌握，管理人員缺少檔案管理工作的素質，另外人員在工作中沒有得到專業的培訓，這使人員在數字化檔案管理中難以發揮出有效的作用。

三、加強數字檔案應用的效果的策略

（一）大力開發數字檔案

為了使數字檔案的管理質量提高，需要對數字檔案進行深入的挖掘，充分利用數字檔案信息，使數字檔案資源變的更加豐富，提升檔案的價值。首先需要對數字檔案管理進行科學化改善，使檔案管理具有良好的環境和先進的設施，通過硬件技術的結合，使檔案管理能夠順利開展，通過數字化的辦公系統和共享體系，使檔案信息得到共享，從而加強檔案管理的質量。其次，需要將數字檔案的收入、存儲等相關體系完善，并且對基層檔案進行開發和研究，使檔案管理的開展更加具有全面性，以信息化技術作為基礎，對檔案信息進行補充，加強數字檔案管理的效果。

（二）建立檔案安全環境

數字檔案應用的加強需要通過安全的環境實現，使檔案能夠為事業單位發展和其他方面起到有效的作用，因此應提高數字檔案管理的安全性。首先需要對檔案建設的外包機制進行完善，和軟件開發公司進行合作，使檔案共享系統建立，通過系統對數字檔案進行高效的管理。其次，需要在工作中體現出檔案的自身特色，根據當地的發展情況，開發具有本地特色的檔案內容，使檔案管理能夠具有更好的效果。對數字檔案的安全管理采取有效的的措施，使管理信息具有安全保障，提升了管理的質量。

（三）提升檔案人員能力

檔案數字化建設中需要人才隊伍的支持，在管理中應大力引進人才，結合單位的工作需求以及實際情況，對人員進行合理的分配，加強檔案管理的質量。首先需要建立專業的檔案管理隊伍，對人才資源進行科學的配置，使檔案管理能夠具有創新的特點，實現數字檔案管理的目標。其次，對檔案管理人員進行培訓，使人員的專業性加強，能夠具有專業的管理知識，通過培訓具有綜合的能力，結合講座和專家指導等方式使人員在培訓中完善自身的知識和能力，在工作中發揮出自己的能力。還需要對檔案管理建立綜合體系，使檔案的數字化管理水平提高，采取合理的績效考核方式，對人員進行考評，使檔案管理得到全面的改善，從而使單位的數字檔案管理逐漸完善，促進單位的快速發展。

結語

數字檔案的管理作為事業單位發展中的重要部分，通過數字檔案的建設和應用，使檔案發揮出更好的作用，對事業單位的決策等提供參考，同時能夠滿足社會的需求。應對數字檔案進行大力開發，采取有效的制度進行管理，提升管理人員的專業能力，使數字檔案發展水平提高，體現出檔案自身的價值，促進事業單位的檔案管理發展。