提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化

楊洋

摘要：如今很多機關單位和單位均采用了電子化辦公模式，這推動了檔案管理的信息化建設。目前，采取有效措施不斷提高檔案管理水平是機關單位管理的主要任務，只有在日常工作中注重檔案的科學化管理，才可推動機關單位的順利運營。

關鍵詞：檔案管理 ? 科學化 ? 信息化建設

檔案在一個單位和機關單位的發展中占據著非常重要的位置，其是獎懲決策的主要依據。在工程結算的過程中，若檔案管理存在明顯的不足，則會直接影響結算結果的準確性，從而損害多方的利益。所以應不斷完善檔案管理，創新管理工作方式，且采用先進科技，積極營造更加和諧的檔案管理環境，推動檔案管理的科學化建設。

一、檔案管理科學化的重要性

首先，現代社會發展中，若要不斷增強文化軟實力，高科技是較為重要的一大因素。在文化軟實力發展中，檔案是十分關鍵的指標內容，其也是時代發展中特有的文化資源。檔案管理科學化具有顯著的多樣性，同時其內容也具有豐富性，涉及領域較廣。檔案內容能夠全面反映歷史，因此檔案信息具有真實性，有利于戰略制定和科學決策。現如今，信息技術不斷深入，數字化也成為新時期社會多個領域建設和發展的主要方向，如無科學技術的支撐，則檔案管理科學化也無法穩定發展。

其次，社會建設與發展需要信息化建設的大力支持，同時，檔案管理科學化也是檔案管理工作發展的基本要求。在互聯網技術不斷發展的過程中，高效便捷的信息分類和資源共享方式顛覆了傳統檔案工作和管理的模式。現階段，集約化、電子化、全方位互聯已經成為時代發展的重要特征，若無科學化管理模式的支撐，則檔案管理工作的作用也會受到極大的限制，并且也會對其自身的價值產生極大的影響。

最后，時代的不斷發展和進步對檔案建設也提出了更高的要求。我國檔案管理工作質量不斷提高，內容范圍也在不斷擴大，檔案管理的內容也更加豐富，其同傳統的思維和理念均產生了較大的沖擊。即傳統的檔案管理模式與當前人們對檔案信息資源的需求產生了較大的矛盾。因此為了更好地順應時代發展的要求，必須要采取有效措施不斷推動檔案管理的科學化建設。另外，在時代建設和發展中，檔案的數量明顯提升，且其內容也更加豐富，資源共享呈現出規模化的發展趨勢，以電子信息技術為基礎的歸檔材料配套及檔案調取成為了檔案管理工作發展的主要方向。

二、提高機關單位檔案管理工作質量的有效措施

在機關單位檔案管理工作中，應嚴格按照管理制度和管理規范的要求，將理論與實踐有機結合，進而不斷完善檔案管理工作。機關單位檔案管理工作中，不同檔案材料儲存和使用的過程中，需建立科學完善的體系，采取科學的管理措施和管理制度不斷完善機關單位的檔案管理工作。再者，制定更為細致合理的管理責任制，利用責任分配不斷強化機關單位檔案管理人員的責任意識，且不斷提高檔案管理人員的專業水平，建立優質的檔案管理隊伍，以期推動未來檔案管理工作的穩定發展。

同時在檔案管理工作中，還需不斷完善聲像材料、電子文件的收集和管理工作，并積極優化聲像材料及電子文件的歸檔制度，進而實現聲像材料和電子檔案的集中化管理，尤其是現階段應用辦公自動化機制和文檔一體化管理機制的單位，其需采取有效措施全面落實電子文件歸檔工作，從而促進直至檔案向電子檔案的轉變。

三、技術性規范機關的檔案管理

在建設和規范機關專業檔案管理的過程中，其主要的任務是不斷完善檔案管理制度和檔案管理技術。檔案管理人員在日常工作中應當充分結合管理制度的要求完成日常工作，同時其也對工作人員的技術提出了十分嚴格的要求，而這一措施也極大地促進了機關專業檔案管理的規范化建設。

在日常工作中，工作人員要根據機關管理單位內部的檔案管理制度、業務規范和技術標準的基本要求，不斷完善機關專業檔案管理，且對檔案管理工作做出適度的調整。在機關行政部門的日常工作中，檔案管理是十分重要的工作內容，各機關單位有義務將檔案管理作為日常管理工作的重點內容，設置專職人員負責日常的檔案管理工作。

縣級的機關行政管理部門在城鄉居民健康檔案管理中占據著十分重要的位置。因此在日常工作中，應當不斷加大領導和監督力度，在服務制度建設中將統一城鄉居民檔案作為重點工作內容，并在該項管理工作中采取多種措施積極宣傳城鄉居民檔案統一的價值和積極作用，讓居民自覺自愿地加入到檔案建設工作當中。

四、分析檔案人員實際情況及相應改進措施

檔案人員自身的業務和工作能力可有效提高檔案管理的綜合水平。又因為檔案管理工作是一項對專業性要求較高的工作，在日常工作中需要不斷提升檔案管理人員的職業素養和專業水平。

（一）檔案科學化管理中存在的問題

檔案管理人員科學化管理意識不強。當前的檔案管理工作中，很多管理人員的檔案科學化管理意識十分薄弱，無法全面準確地認識檔案管理工作，同時檔案管理工作表面化和形式化現象十分普遍。工作人員認為檔案管理工作無足輕重，且政策經費保障力度也相對較差，因此也引發了檔案信息不對稱的問題。再者，很多檔案管理設施出現了老化滯后的問題，無法順應新形勢下對檔案工作的基本要求，不能適應時代發展的趨勢。

此外，檔案管理人員素質參差不齊。在現階段的建設和發展中，信息化和數字化已經成為主要的發展趨勢，其也對檔案管理工作提出了更為細致和嚴格的要求。因此檔案管理工作也應順應這種轉變。再者，受到培訓、管理人員知識結構和理論素養等多種因素的影響，檔案管理人員的綜合素質和管理水平較差，需要進一步完善管理者的業務素養。但機關單位中的實際情況是，一些檔案管理人員并未接受系統專業的檔案管理科學化培訓，兼職人員流動性較強，這使得管理人員的知識結構、文化水平、綜合素質和專業能力等均無法適應檔案科學化管理的要求。

（二）提高檔案管理人員綜合素質的有效策略