新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理策略探討

李曉峰

（國(guó)家稅務(wù)總局南京市六合區(qū)稅務(wù)局，江蘇 南京 210000）

一、辦公室行政事務(wù)管理的主要特點(diǎn)

（一）雜亂性

事務(wù)管理這項(xiàng)工作在實(shí)際的開(kāi)展當(dāng)中，需要面對(duì)、處理各種各樣大大小小的事務(wù)，雖然從表面上看，辦公室都是一些比較雜亂的事情，這些小事是比較瑣碎、復(fù)雜的，但這些都是保障行政機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的前提，只有注重好這些細(xì)節(jié)，才能使得行政機(jī)關(guān)單位本身得到更加持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。

（二）服務(wù)性

針對(duì)于事務(wù)管理這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，本身的服務(wù)性是非常強(qiáng)的，是高層和基層之間的紐帶，起到了一個(gè)非常好的承接、銜接作用[1]。對(duì)于辦公室中的工作人員來(lái)說(shuō)，其每天所要面對(duì)的事務(wù)是比較繁雜的，需要和各個(gè)部門、單位進(jìn)行協(xié)商和協(xié)調(diào)。由此可見(jiàn)，該部門本身就是一個(gè)服務(wù)類的部門，服務(wù)性是這項(xiàng)工作非常顯著的一個(gè)特點(diǎn)。

（三）困難性

在辦公室的事務(wù)管理當(dāng)中，管理人員要擔(dān)負(fù)起的責(zé)任是非常繁重的，在實(shí)際實(shí)施中也比較困難，困難性這一特點(diǎn)是非常鮮明的。針對(duì)于困難性這一特點(diǎn)，該項(xiàng)工作主要包含三個(gè)方面的特征：1.職責(zé)范圍非常廣；2.協(xié)調(diào)溝通的頻率比較高；3.對(duì)于應(yīng)變能力、反應(yīng)能力的要求相對(duì)較高。在這樣的模式下，就使得該項(xiàng)工作在實(shí)際的開(kāi)展當(dāng)中存在著困難性這一特點(diǎn)，應(yīng)該盡量讓對(duì)方滿意。

二、辦公室行政事務(wù)管理的問(wèn)題分析

（一）數(shù)據(jù)信息繁雜

針對(duì)于辦公室當(dāng)中的行政事務(wù)管理這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，在工作的實(shí)際開(kāi)展當(dāng)中，需要處理的數(shù)據(jù)、信息是非常多的，使得相關(guān)人員在日常工作當(dāng)中面臨著非常繁重的壓力，人員在流動(dòng)性方面也比較強(qiáng)，導(dǎo)致部分人員逐漸的喪失工作的積極性、熱情等，這是非常不好的一個(gè)現(xiàn)象。在這樣的模式下，就會(huì)使得工作的成本得到不斷的加強(qiáng)，使得效率偏低，很難達(dá)到預(yù)期當(dāng)中的管理成效，這也是在后期工作當(dāng)中應(yīng)該逐步改善的。

（二）辦公室組織效率偏低

目前，辦公室的工作制度還是相對(duì)完善的，其中往往包含著諸多方面，如企業(yè)文化、薪酬體系、人事管理等，這是事務(wù)比較復(fù)雜，在實(shí)際落實(shí)和實(shí)踐的過(guò)程當(dāng)中必定會(huì)存在著一定的問(wèn)題和矛盾，這是非常常見(jiàn)的一個(gè)現(xiàn)象。但在日常工作當(dāng)中，假如相關(guān)的工作人員無(wú)法展現(xiàn)自己的協(xié)調(diào)能力，來(lái)處理好這些沖突和問(wèn)題，就會(huì)增強(qiáng)工作的復(fù)雜性。但在當(dāng)前，部分管理者在協(xié)調(diào)能力、組織能力上的表現(xiàn)非常差，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的情況，根據(jù)實(shí)際的制度，在行為上進(jìn)行不斷的改善和調(diào)整。

三、辦公室行政事務(wù)管理的策略研究

（一）樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化事務(wù)管理

辦公室在開(kāi)展日常的事務(wù)管理工作時(shí)，管理人員是其中非常關(guān)鍵的要素，是事務(wù)處理的執(zhí)行者，人員本身的態(tài)度 、能力，將對(duì)最終的處理效果產(chǎn)生直接的影響，同時(shí)也關(guān)乎到企業(yè)形象[3]。因此，在工作當(dāng)中，一定要針對(duì)管理人員開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，使得人員本身服務(wù)態(tài)度得到端正，使得服務(wù)質(zhì)量得到提升。在這其中，應(yīng)該將工作服務(wù)性的特征展現(xiàn)出來(lái)，使得相關(guān)管理人員的服務(wù)質(zhì)量和意識(shí)都得到提升。針對(duì)于行政事務(wù)這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，所涉及到的面是非常廣的，應(yīng)該樹(shù)立起終身學(xué)習(xí)的觀念，只有這樣才能更好的滿足工作需求。

（二）展現(xiàn)協(xié)調(diào)能力，優(yōu)化事務(wù)管理

在各項(xiàng)事務(wù)的實(shí)際開(kāi)展當(dāng)中，行政管理這一機(jī)制往往起到一個(gè)紐帶的作用，能保障各項(xiàng)政令得到順暢的運(yùn)行，是非常重要的機(jī)構(gòu)，在上傳下達(dá)這一方面有著非常大的助力。在日常的工作當(dāng)中，辦公室所要面臨的工作是比較繁雜的，并具有著較強(qiáng)的復(fù)雜性，只有在此方面展現(xiàn)協(xié)調(diào)能力，樹(shù)立起高效權(quán)威，保障協(xié)調(diào)機(jī)制的運(yùn)行，才能使得工作任務(wù)和企業(yè)目標(biāo)得到順利的完成。

（三）協(xié)調(diào)人際關(guān)系，優(yōu)化事務(wù)管理

人是管理工作當(dāng)中的核心，是組織和執(zhí)行當(dāng)中的主體。因此，在實(shí)踐工作當(dāng)中，要想實(shí)現(xiàn)事務(wù)管理工作的完善和優(yōu)化，也應(yīng)該注重人的實(shí)際需求，這是管理當(dāng)中的第一位。因此，行政機(jī)關(guān)單位在這方面應(yīng)該展現(xiàn)作用，為員工營(yíng)造一個(gè)良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，使得員工間能構(gòu)建和諧、親密的關(guān)系等，使得員工整體的向心力、凝聚力得到不斷的增強(qiáng)，使得員工本身的工作風(fēng)范和思想觀念都得到一定程度的提升。

（四）加強(qiáng)工作創(chuàng)新，優(yōu)化事務(wù)管理

在新時(shí)代下，針對(duì)于事務(wù)管理這項(xiàng)工作而言，提供良好的服務(wù)應(yīng)該是核心所在，應(yīng)該保障行政機(jī)關(guān)單位當(dāng)中各部門得到有效開(kāi)展[4]。因此，針對(duì)于工作思路這一部分，在管理當(dāng)中應(yīng)該做到推陳出新，實(shí)現(xiàn)管理思路的改善、創(chuàng)新等，使得員工潛能得到充分的挖掘，使得員工始終保持著一定的積極性和熱情。在創(chuàng)新探索中，辦公室中的工作人員應(yīng)該明確自己處在的是知識(shí)經(jīng)濟(jì)這一時(shí)代，應(yīng)該真正的做到不斷學(xué)習(xí)，努力實(shí)踐，使得各項(xiàng)技能得到不斷的增強(qiáng)，使得行政機(jī)關(guān)單位當(dāng)中的人力資源得到優(yōu)化，建立高質(zhì)的人員隊(duì)伍，使得行政管理在實(shí)際的開(kāi)展當(dāng)中更加有效和規(guī)范。

（五）完善激勵(lì)機(jī)制，優(yōu)化事務(wù)管理

在激勵(lì)機(jī)制的完善當(dāng)中，主要可以從兩個(gè)方面入手：一方面，應(yīng)該增強(qiáng)人事管理和薪酬制度的彈性化，為員工提出更加廣闊的空間，使得員工在工作當(dāng)中更好的展現(xiàn)自我價(jià)值；另一方面，作為行政機(jī)關(guān)單位當(dāng)中的管理者，也應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況、站在不同的角度下，不斷的增強(qiáng)管理模式的人性化。對(duì)于人員在工作當(dāng)中的困難、障礙，也應(yīng)進(jìn)行積極的協(xié)助，并要盡量地減少人員所具有的流動(dòng)性，使得辦公效率得到有效提升。

結(jié)論：綜上所述，在當(dāng)前，為了更好地滿足時(shí)代的發(fā)展需求，在辦公室開(kāi)展日常的行政事務(wù)工作時(shí)，一定要更好的應(yīng)對(duì)當(dāng)前的挑戰(zhàn)，不斷的提升行政機(jī)關(guān)單位本身的競(jìng)爭(zhēng)力，將管理目標(biāo)和行政機(jī)關(guān)單位總體的目標(biāo)聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)開(kāi)拓創(chuàng)新、解放思維等，使得事務(wù)管理這項(xiàng)工作得到持續(xù)、有效的開(kāi)展下去。