數字時代交通運輸人事檔案管理對策

王雪芬

（汪清縣交通運輸管理所，吉林 汪清 133200）

引言

隨著我國科學技術的快速發展，交通部門的工作職能也發生了變化，其人事管理工作也在不斷進行創新和改革。但事與愿違，交通部門人事管理工作并沒有多大改善，如人事檔案管理、人員培訓工作、人才培養等方面的效率并沒有明顯提升。對此，本文對交通部門如何基于數字時代管理革新人事管理工作進行了研究。

一、數字時代管理在交通部門人事管理工作中的重要性

數字時代人事管理能夠提高管理效率人事管理工作流程包括交通人員培訓、激勵、薪資待遇、溝通和人員退休等方面的大量程序性工作，占用了管理人員的大量時間。在數字時代背景下，e-HR（電子人力資源管理）隨之興起。e-HR可以有效提高人事管理工作的效率、優化人事管理的工作流程、減少人事管理人員工作負擔，從而能夠推動交通部門人事管理工作順利進行。同時，e-HR能夠對人事檔案基本信息、薪資信息等重要信息進行記錄管理，并且方便查找。在信息化背景下，將人事檔案、各類報表由原來辦公桌堆放轉變為現階段的電腦存放，能夠有效減少空間占用，優化了交通部門的整體辦公環境。交通部門人事資料錄入電腦后，可以利用交換機形成交通部門的區域網絡，通過將所有辦公室電腦相連接，能夠提高人事資料的查閱效率和整體工作效率。除此之外，在人事管理工作中，人事檔案資料并不能一次性收集，需要隨著工作人員崗位的變化進行不斷完善，也就是人事檔案資料的二次信息添加。傳統二次信息添加耗時耗力，幾乎與第一次檔案收集時間相同，導致工作效率非常低，缺乏實效性。利用信息化技術革新交通部門人事管理工作后，管理人員可以直接利用信息設備完成人事資料的二次添加，從而減少了工作時間，提高了二次人事管理檔案工作的實效性，進而提升了管理效率。

二、數字時代交通運輸人事檔案管理措施

（一）健全單位管理制度

按數字化的要求整改工作人員信息制度、鑒別、歸檔、轉遞、保密等制度。檔案工作人員使用數字化管理方式可快捷的甄別個人信息，確保個人信息真實性。企業單位健全各種官方信息查詢制度，實行不定期抽查。若經查出信息造假等情況，將嚴肅處理。加強檔案工作人員紀律意識。企業組織人事管理部門負責人不定期參加人事管理方面知識學習，強化人事工作人員管理意識，進行管理工作中，必須依據公司和國家法律法規的規定，根據實際情況及時調整管理辦法，人事部門人員要研究適合企業人事管理辦法，建立完善的管理體系。尤其在工作中應明確每位工作人員的責任，專人負責，把各項工作得以落實，及時做到各個部門信息互通，及時改進。加強檔案管理人才培養。在單位建設嚴格、規范的檔案收集網絡，擴大信息收集范圍。運輸人事組織部門應主動向人事檔案材料形成科室、工作人員本人和其他相關人員收集信息材料，嚴格按照法律法規整理收集材料，督促企業各部門定時報備人員檔案材料，公司領導及時掌握本單位工作人員人事檔案信息情況；完善單位內部檔案材料提交制度，深度挖掘人事管理方面的辦法，相關工作人員必須明確自己任務。按時完成各種資料的整理工作，在規定時間內，將材料移交給相關人事管理人員；建全不定期檢查制度，及時督促人事工作人員檢查，避免個人信息材料遺漏、丟失。

（二）嚴格人事檔案管理相關制度

交通運輸行業建立嚴格的人事檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的前提，也是交通運輸行業所屬事業單位人事檔案管理的目標。檔案管理人員必須按照職責規定，對檔案材料進行收集和歸檔，并針對檔案收集、鑒別歸檔、查(借)閱、轉遞、保管保密以及檢查核對統計等環節制定嚴格的制度。檔案管理人員在工作中要嚴格遵守工作紀律，不得因個人關系隨意“開綠燈”，不嚴格審查。工作人員借用檔案時，要經過相關領導簽字并由借閱人簽字登記，嚴禁任何人銷毀檔案或者將檔案私自帶出，檔案調用要按照組織程序進行，確實需要將檔案帶出也需要有人事檔案管理人員陪同。要定期對檔案進行檢查，檔案號與檔案名冊的編號要一致，發現錯誤及時更正。

（三）加強人事檔案管理人才培養是數字時代管理的關鍵

由于缺乏科學操作技術方面的人才，導致人事檔案管理工作難以實現數字時代管理發展。因此，交通部門應注重培養人事管理人員的專業性管理能力，進而實現數字時代人事管理的工作目標。在人事檔案管理的過程中，管理人員應充分認識到人事檔案資料的重要性，加強人事檔案資料的保護措施，進而提高交通部門人事檔案資料的安全性。人事檔案的安全性決定了人事管理工作的效率，如果人事管理人員的綜合素質較低，那么信息化管理革新交通人事管理目標也是難以實現的。因此，交通部門必須重視提高人事管理人員的多方面素質，培養具有人事管理能力以及信息技術操作能力的復合型人才。

結語

數字時代的推動下，規范人事檔案管理工作改革勢在必行，各行各業都將面臨各種各樣的管理難題。這對人事管理工作人員的工作提出了更高的要求。在新時代工作中，交通運輸大力發展，給人事檔案管理工作也帶來了很多問題。一名好的人事領導，應更加重視單位的人事檔案管理制度的完善工作，完善檔案管理制度，增強檔案管理人員辦事能力和自身素質，實現單位人事檔案數字化管理，并對該方法加以推廣。為了提高自身專業素養，樹立正確的價值觀，充分發揮個人潛能，提高工作服務水平。