人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的有效運(yùn)用見解

毛婷

（湖南黃金股份有限公司，湖南 長(zhǎng)沙 410000）

習(xí)近平總書記曾經(jīng)強(qiáng)調(diào)過，發(fā)展是第一要?jiǎng)?wù)，創(chuàng)新是第一動(dòng)力，而人才則是第一資源。對(duì)于企業(yè)發(fā)展來說，人才的重要性不言而喻，而人事檔案，就是識(shí)別人才、選拔人才的重要依據(jù)，它收存了員工的工作經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)勵(lì)處分、薪酬待遇等方面的有關(guān)文件材料，記錄了員工的基本信息，以及企業(yè)員工在日常工作中的各項(xiàng)表現(xiàn)，包含了員工家庭情況、專業(yè)素養(yǎng)、德能勤績(jī)等各方面的內(nèi)容，反映了員工個(gè)人全貌，是企業(yè)人力資源管理工作的一部分。人力資源管理的目的是知人善任，優(yōu)化人力資源配置，因此科學(xué)高效的人事檔案管理可以提高人力資源管理工作效率。

一、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理工作中的作用意義

（一）人事檔案管理是干部選拔任用的基礎(chǔ)

任前審核是利用干部人事檔案進(jìn)行提拔考察的一種方式，一本真實(shí)詳實(shí)的干部人事檔案，對(duì)干部的工作經(jīng)歷、政治思想、品德修養(yǎng)、學(xué)識(shí)能力、工作成績(jī)、社會(huì)關(guān)系都有記錄，能準(zhǔn)確地反映出干部的成長(zhǎng)歷程，是企業(yè)和黨組織選拔任用干部的重要依據(jù)，可以防止“帶病提拔”干部，充分體現(xiàn)干部選用工作的公平公正，有效避免干部選拔中的不正之風(fēng)，因此干部人事檔案是正確選用干部的基礎(chǔ)。

（二）人事檔案管理可以提升人力資源利用效率

在前文中有所提到，人事檔案的主要作用就是記錄企業(yè)員工的基本信息，以及企業(yè)員工在日常工作中的各項(xiàng)表現(xiàn)，所以簡(jiǎn)單地說，人事檔案就是企業(yè)員工在日常工作中的各項(xiàng)資料信息的全面匯集。在人事檔案中，企業(yè)員工以往的工作經(jīng)歷與其他經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、家庭情況等都被詳細(xì)記錄，在企業(yè)人力資源管理工作日常開展的過程中，可以通過對(duì)員工人事檔案的查閱來增加對(duì)員工的了解，根據(jù)員工的特長(zhǎng)來為其分配合適的工作崗位，根據(jù)員工的不足來開展培訓(xùn)，根據(jù)不同層級(jí)員工的年齡構(gòu)成、專業(yè)構(gòu)成甚至是性別構(gòu)成來進(jìn)行內(nèi)部調(diào)配，使人力資源保持最佳的比例，使人力資源效率的有效優(yōu)化，從而能夠更好地實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。通過對(duì)人事檔案記錄的各項(xiàng)信息進(jìn)行整理分類，有助于企業(yè)了解本單位人才總體的狀況，結(jié)合公司發(fā)展規(guī)劃需要，制定科學(xué)合理的人才需求計(jì)劃和招聘標(biāo)準(zhǔn)。

（三）人事檔案管理能減少法律風(fēng)險(xiǎn)

人事檔案是解決工資待遇、實(shí)施員工休假、落實(shí)離退休政策的重要憑證，與員工個(gè)人利益有密切相關(guān)。沒有人事檔案，無法確定出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷和學(xué)識(shí)學(xué)歷，影響公務(wù)員和事業(yè)單位人員錄用，無法辦理退休審批。人事檔案工作經(jīng)歷材料缺失，無法確定參加工作時(shí)間，難以確定連續(xù)工齡，影響年休假時(shí)長(zhǎng)，影響工齡工資，影響繳費(fèi)年限計(jì)算，影響退休待遇，進(jìn)而增加勞資糾紛。我國(guó)勞動(dòng)合同偏向弱者，要求在勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案件中，因用人單位作出開除、除名、辭退、解除勞動(dòng)合同、減少勞動(dòng)報(bào)酬、計(jì)算勞動(dòng)者工作年限等決定而發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議的，由用人單位負(fù)舉證，人事檔案的有效管理，可以減少和規(guī)避不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。

二、目前企業(yè)人力資源管理工作中人事檔案管理所存在的問題

（一）對(duì)人事檔案管理缺乏重視

目前，對(duì)人事檔案管理的相關(guān)工作缺乏足夠的重視，在部分領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知里，人事檔案管理工作是一個(gè)非常輕松且沒有太多技術(shù)含量的工作，所以在進(jìn)行相關(guān)的工作安排時(shí)，無論是在資金投入方面還是在員工配置方面，都體現(xiàn)出了對(duì)人事檔案管理工作的不重視。例如：檔案室“六防”設(shè)備不完全配套，檔案整理人員工作變動(dòng)頻繁，管理水平不專，缺乏專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)都不熟悉，工作效率不高，且多身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，嚴(yán)重影響人事檔案管理水平。

（二）人事檔案管理工作手段較為落后

目前，國(guó)有企業(yè)雖然設(shè)置了人事檔案管理工作的相關(guān)崗位，但是由于領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知不夠準(zhǔn)確深刻，導(dǎo)致其工作手段沒能進(jìn)行有效的革新，在開展人事檔案管理工作時(shí)，工作手段不能與時(shí)俱進(jìn)，沒有合理地將信息化管理手段應(yīng)用人事檔案管理工作，而是在更多程度上依靠傳統(tǒng)的工作手段。

（三）人事檔案所記錄的信息材料不全面

由于工作觀念與工作水平的限制，公司的人事檔案管理機(jī)制較為陳舊，對(duì)員工信息的記錄大多為一些非常基本的信息，例如性別、年齡、學(xué)歷、籍貫等，而對(duì)于一些復(fù)雜而重要的工作信息材料的記錄則并不全面，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作在一定程度上失去了其工作意義。同時(shí)，人事檔案里的工作經(jīng)歷材料不全，通常出現(xiàn)有任職材料無免職材料，更無兼職材料，或是員工初期工作在民企、私企上班，未交納社保，無勞動(dòng)合同，無法界定參加工作時(shí)間。

三、促進(jìn)人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中有效運(yùn)用的策略

（一）企業(yè)要重視人事檔案管理工作，完善相應(yīng)的制度

觀念的改變是工作方式改變的重要前提與基礎(chǔ)，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員，在這方面必須起到帶頭作用，轉(zhuǎn)變思想觀念，為人事檔案管理工作崗位合理配備員工，必要時(shí)要對(duì)人事檔案管理工作投入相應(yīng)的資金以支持工作的有效開展；同時(shí)，針對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行有效宣傳，使員工能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。此外，一定要完善相應(yīng)的制度，為人事檔案管理工作的順利開展提供強(qiáng)有力的制度保障。

（二）重視對(duì)崗位員工的培訓(xùn)

為了解決目前存在人事檔案管理工作崗位中的“人崗不匹配”、員工工作技術(shù)能力欠缺、工作效率低下等方面的問題，公司應(yīng)當(dāng)重視并加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作崗位員工進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過貫徹落實(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，提高員工的工作素質(zhì)與工作水平，使員工的相關(guān)工作技能得到有效的強(qiáng)化。

四、結(jié)語

總而言之，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)被企業(yè)所重視，它是企業(yè)人力資源管理工作的重要組成部分，從長(zhǎng)遠(yuǎn)而宏觀的角度來看，它對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生一定程度的影響。因此，將人事檔案管理有效運(yùn)用到企業(yè)人力資源管理工作中，具有十分重要的意義。