辦公室文書管理工作的策略

段藹鴻

（哈爾濱電氣動力裝備有限公司，黑龍江 哈爾濱 150028）

文書管理一直是單位管理的重要部分，不但可以傳到日常消息，還可以處理一些業(yè)務，起到一個協(xié)調(diào)的作用。為此，在企事業(yè)單位中，需要加強辦公室文書管理的重視，才能企事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展奠定良好的基礎。本文先分析辦公室文書管理的重要性，在總結(jié)存在的問題，最后提出合理的策略。

一、辦公室文書管理的重要性

主要有以下幾點：第一，文書包括檔案、書信、公文、合同等等的文件，是企事業(yè)單位經(jīng)營過程中的關鍵部分，對今后的經(jīng)營管理有著直接的影響。文書還記錄了企事業(yè)單位發(fā)展的情況及重大事件，可以作為一種參考資料，為重要決策提供幫助。第二，通過合理的文書管理工作，可以確保文書的完全性、科學性及真實性，為企事業(yè)單位今后的發(fā)展奠定良好的基礎。

二、辦公室文書管理存在的不足

作為企事業(yè)單位管理工作的重要部分，文書管理發(fā)揮著巨大的作用，但是由于種種原因，很多企事業(yè)單位的文書管理還存在不小的問題，下面對這些問題進行總結(jié)分析：

（一）管理方法老舊，無法滿足實際要求

隨著時代的發(fā)展進步，社會分工向著精細化的方向不斷發(fā)展，這就增加文書管理的工作量。隨著文書管理工作的發(fā)展進步，各種先進的管理方法不但涌現(xiàn)，給文書管理工作注入了新鮮血液。但是調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企事業(yè)單位仍然應用老舊的管理方法，與時代嚴重脫軌，呈現(xiàn)出質(zhì)量差、效率低等現(xiàn)象，限制了企事業(yè)單位的發(fā)展。很多企事業(yè)單位還沿用幾十年前的管理方案，不但文書歸類不明確，還容易出現(xiàn)文件丟失等問題，存在很多管理上的漏洞，工作人員使用這種老舊的方法，也容易出現(xiàn)工作失誤，并且工作強度高，需要進行合理的改進。

（二）辦公室文書管理意識薄弱，沒有認識到文書管理的重要性

管理人員首先要具備相應的管理意識，才能更好的從事文書管理工作，確保文書管理工作的順利開展。所以說，管理意識直接影響管理水平。但是很多企事業(yè)單位的文書管理人員，都存在或多或少的問題，例如專業(yè)能力低、管理水平低、學歷低等等，無法快速接受新知識，難以做到與時俱進，在出現(xiàn)新方法時，也不愿意主動學習，呈現(xiàn)出消極怠工、工作熱情低等狀態(tài)。由于管理意識的薄弱，給文書管理工作帶來了巨大的影響，文書管理工作人員需要具備一定的責任感，才能更好的從事該工作，但是大部分工作人員都是在按部就班的工作，缺乏工作動力，需要進行合理的改進。

（三）各個部門配合度低，降低文書管理水平

文書管理是一個復雜工作，涉及到企事業(yè)單位的所有部門，需要各個部門的配合，才能更好的開展管理工作。但是調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企事業(yè)單位都存在部門配合度低的現(xiàn)象。例如，在文書管理人員在歸檔時，很多部門人員不愿配合歸檔工作，為了更方面的使用檔案，不會主動的交還檔案，給文書管理人員帶來了不小的麻煩。在文書管理人員的都次催促下，仍然，沒有按照要求歸檔，導致檔案不全，容易出現(xiàn)丟失等問題。

（四）文書管理設施落后

文書是一種時效性較強的文件，對于物質(zhì)基礎的要求較高，計算機設備需要不斷更新升級，才能滿足文書的管理需求。但是，在實際的文書管理中，很多企事業(yè)單位都沒有完善的管理設置，存在著資金少、設備老舊、硬件落后等問題，無法實現(xiàn)文書的高效化管理。

三、辦公室檔案文書管理工作的策略

（一）增強文書管理意識，完善管理制度

增強文書管理意識，完善管理制度需要注意以下幾點內(nèi)容：第一，加大宣傳教育力度，開展針對性培訓，領導層至管理人員都需要提高對文書管理工作的認識，需要盡全力進行文書管理，加大重視程度，增強自身管理能力，學習先進的管理理念，將先進的管理理念與具體管理工作相結(jié)合，提高文書管理效率與質(zhì)量。第二，需要完善管理制度，對管理規(guī)范的內(nèi)容進行細化，確保管理制度具有可操作性與可實施性，可以作為辦公室文書管理的指導綱領，可以發(fā)揮出重要的作用，規(guī)范管理人員的行為，確保辦公室文書管理工作的規(guī)范性。第三，明確按照管理流程辦事，引導管理者樹立“按照制度辦事，按照流程辦事”的理念，增強文書管理意識。

（二）加強各部門的協(xié)作

加強各部門協(xié)作需要注意以下兩方面內(nèi)容：一方面，對各個部門進行通知，使各個部門意識到自己在文書管理過程中的重要作用，自己配合文書管理工作開展的必要性。另一方面，安排專門人員配合文書管理工作的開展，在每個部門都安排一些文書管理員，主要負責文書工作的開展，負責與其他部門進行協(xié)調(diào)、溝通，共同完成文書管理工作。

（三）優(yōu)化文書管理方式

優(yōu)化文書管理方式需要注意以下幾點：第一，選擇恰當?shù)奈臅芾碥浖眯畔⒓夹g與網(wǎng)絡技術對文書進行編號、檢索、查閱、儲存，做好文書系統(tǒng)的銜接工作，方便文書管理工作的順利開展。除此之外，通過此種方式，還可以實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的對應整理，可以提升檢索速度，確保文書的完整性，提高文書管理質(zhì)量。第二，建設數(shù)字化管理系統(tǒng)，將網(wǎng)絡技術與計算機技術作為依托，建立不同的管理體系，以便適應不同類別的文書文件管理，利用多種形式進行文書文件管理，提高文書管理工作的實用性。

四、結(jié)語

綜上所述，文書管理是企事業(yè)單位的重要管理部分，需要確保文書的完整性、真實性、科學性，才能為企事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實的基礎。但是由于種種原因，很多企事業(yè)單位的文書管理都存在較多問題，主要有設備老舊、管理意識不足、方法老舊、配合度低等幾方面問題，針對上述問題，應該從實際情況入手，采取增強意識、完善制度、加強配合、優(yōu)化方法、強化收集工作策略，才能為文書管理奠定良好基礎，為企業(yè)事業(yè)單位今后的發(fā)展提供幫助。