試論新時期如何做好煤礦建設項目檔案管理工作

秦麗慧

（鶴煤三礦，河南 鶴壁 458000）

引言：根據國家發改委與檔案局聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》當中的規定，可以看出建設項目的檔案管理工作已經得到了國家層面的高度重視，檔案管理是項目竣工驗收中的重要組成部分。但是，在具體的工作中，仍能發現煤礦建設領域的部分單位還沒有落實煤礦建設項目檔案管理制度，管理效果并不理想。對此，研究新時期煤礦建設項目檔案管理工作辦法有明顯的現實意義。

一、新時期煤礦建設項目檔案管理工作難點

（一）重視度不足

煤礦建設項目檔案管理工作與項目建設本身都具有復雜性，重視程度不足，導致了項目檔案管理有效性難以得到提升。一方面，部分企業對檔案管理認知不到位，另一方面，檔案管理工作的約束不嚴，各項工作未能落實到位。特別是受到項目建設中人員流動性大和專業素質不高等方面問題的影響，參與項目建設的各部門之間溝通較為困難，也增加了煤礦建設項目檔案管理工作的困難[1]。

（二）基礎性薄弱

項目檔案建設基礎較為薄弱，直接降低了煤礦建設項目檔案管理工作的專業性。受到煤礦領域建設單位對檔案管理工作重視度不強等方面因素的影響，煤礦檔案收集、資料整理與檔案管理缺乏相應的硬件與軟件條件，各部門之間的協調性較差，導致了檔案管理工作出現了滯后性，工作項目管理與技術文件存在分散性，損壞和丟失嚴重，在施工建設中若想調用檔案難度較大。

（三）系統化不強

煤礦建設項目檔案管理工作建設初期需要建立同步性的檔案管理制度，但是從實際的發展中進行分析可以看出，制度建設不到位，使得檔案管理缺乏系統性和有效性。特別是大部分的煤礦項目地處偏遠，在項目建設初期，條件相對艱苦面設施簡陋，煤礦建設項目檔案管理工作缺乏基本的保障。檔案管理中的信息化與系統化不強，使得煤礦項目檔案管理落后于項目管理。

二、新時期煤礦建設項目檔案管理工作改進辦法

（一）提高對項目檔案的重視度

在正式推進煤礦建設項目檔案管理工作之前，要提高對這一工作的重視度。例如，根據國家針對重大工程項目頒布實施的項目檔案驗收辦法，能夠了解到國家在煤礦建設項目檔案管理方面提出的要求。若項目檔案存在不經過驗收或者驗收不合格，就無法對項目進行竣工驗收。同時，工作人員還要明確地認識到，項目檔案驗收擁有一票否決權，所以檔案驗收對于整個項目的驗收具有決定性作用，若煤礦建設項目檔案管理工作不到位，則會影響到項目的其他環節[2]。

在項目檔案管理中，工作人員要提高對項目檔案的重視程度，以此加強檔案的歸檔質量控制。因為煤礦建設項目檔案管理工作是一項系統性工作，其中設計到的單位、部門與人員都較為復雜，且會耗費較長的時間，若工作人員能真正意識到檔案管理的重要性，就能為之后的項目管理、改建、維護和擴建等方面出現的問題提供依據。

（二）優化檔案管理與使用制度

煤礦建設項目檔案管理工作水平若想得到提高，就需要優化檔案的管理制度與調取和使用制度。例如，我國某地區的煤礦企業在進行項目建設中，充分重視到檔案管理的重視度，建立了“三納入”制度，即：將檔案管工作納入到中長期項目規劃環節中；將檔案管理工作納入到領導班子日常工作議程當中；將檔案管理工作納入到目標管理責任制與崗位工作責任制當中。通過這種方式，該企業實現了煤礦建設項目檔案管理的規范化、標準化與制度化。制定出切實可行的檔案管理工作模式與相應的組織架構，有利于為各個項目的檔案管理工作提供強有力的保障。

在進行項目檔案管理工作中，工作人員要從源頭進行問題防控，做好前端控制，有利于后期的施工建設和檔案管理更加有效。例如，某地區煤礦建設前，檔案管理部門建立了前期介入制度。主管將項目的文件資料、項目的建設檔案要求、現場管理歸檔清單等，向施工單位進行了技術交底。這種方式有效地擺脫了項目現場施工工作量大且繁忙資料瑣碎的問題。檔案管理不能產生直接的經濟效益，部分施工單位在管理中，并沒有將足夠精力投入到這一環節中。該公司采取了前期介入的當時，充分實現了檔案的規范化管理，避免檔案管理工作陷入被動。

（三）構建項目建設同步管理模式

煤礦建設項目檔案管理工作若能與項目的建設管理工作同步進行，則能夠實現同一性關聯，提高管理工作的實效性。例如，某地區的煤礦項目建設單位工作人員，在進行項目檔案的建設管理工作中，落實了網絡計劃的跟蹤、調查與指導工作，公司內部的項目部各專業組都配備了專門的資料員，跟隨項目的建設進度，實施了設計檔案、施工檔案與監理檔案的管理。在進行竣工驗收中，該建設單位也進行了檔案同期管理。在這一環節中，施工單位為了確保竣工檔案能順利通過驗收，實施了竣工檔案的初步檢驗，主要對合同項目檔案的完整性進項了檢驗，判斷實際建設標準是否符合業務的要求與有關的管理規范，對于其中存在的問題提出了相應的修改意見，并限期進行整改。在工程項目總驗收前進行了結果整改，并提出了驗收意見。若人為原因導致的檔案移交不及時或者檔案管理失誤，要進行相應處罰，并將問題及時糾正。

總結：綜上所述，2019是十三五的關鍵之年，在進行檔案管理工作中，要堅持十三五規劃中的各項標準，確保落實好國家在煤礦建設與檔案管理領域的發展戰略，順利實現過渡。為企業的建設與國家的發展保存更多有價值的檔案資料，為今后相關領域的規劃提供可靠依據。