談衛生系統檔案管理存在的問題及對策

孫秀娜

（巴彥縣富江鄉衛生院，黑龍江 巴彥 151800）

一、當前衛生系統檔案管理中存在的問題

（一）重視程度不夠

檔案管理工作在許多人的眼中都是十分簡單的工作，只需要將檔案完好無損的保存就算是完成了檔案管理工作，其實并不是這樣，檔案管理工作是一項十分系統性的工作，尤其針對衛生機構中的檔案管理工作，衛生系統中的檔案分為許多不同種類，且對病人與藥品的檔案有明細的劃分，不同病人的種類和藥品的種類都屬于檔案管理范圍之內，這些信息不僅要制成檔案進行歸檔保存處理，還應該保證檔案的保密性，所以，衛生系統檔案管理工作應該得到人們的重視。

（二）檔案管理水平落后

許多機構在任用檔案管理人員的過程中，都沒有對相關應聘人員進行嚴格的篩選，甚至聘用了許多社會閑散人員，這些人的學歷往往不夠，且毫無檔案管理工作的經驗，在不熟悉檔案管理工作流程和工作規范的情況下開始任職，這些人在工作的過程中難免會出現疏漏，甚至會造成重大信息泄露和遺失的問題。同時，許多機構在檔案管理的過程中，往往只采取紙質檔案管理，并沒有引入電子檔案管理，一旦紙質檔案遺失，相關檔案信息就出現了空白，所以，做好檔案備份，提高檔案管理水平是十分重要的。

（三）檔案管理人員業務不精通

在衛生系統檔案管理工作的過程中，檔案管理人員的業務水平也決定了檔案管理工作的管理效率，如果相關工作人員不能干擁有較強的業務能力和專業素質，就很可能會出現玩忽職守的問題，甚至可能會出現工作人員為了一己私利將檔案泄露給其他機構或個人的現象，進而降低了醫院衛生系統檔案管理機構的信用。

（四）公共衛生機構的體制不健全

公共衛生機構也是一個完整的機構，需要具有健全的機制，來保證公共衛生機構的正常運行。但是當前很多機構都處于還在建設完善的階段，制度規范還處于正在探索的時期，沒有達到完善的地步。而且，制度的建設不僅要符合本機構的實際情況，還應該具有可行性，即員工可以根據制度來進行工作，并且有利于機構的工作進行。

二、改善醫院檔案管理的對策

（一）醫院檔案工作的開展離不開領導的重視和支持

檔案工作人員要充分利用檔案的信息，積極為醫院建設獻計獻策，向醫院領導多匯報、多宣傳，多為他們提供決策依據，使他們更多地了解檔案工作對幫助提高醫護水平，促進醫院醫療、護理、科研教學工作和增加醫院兩個效益的巨大作用，讓醫院領導確實意識到醫院檔案工作的重要性，把檔案工作放在重要的位置上。醫院檔案工作只有在醫院領導的重視和大力支持下，才能更好地為醫院的管理提供切實可行的服務。

（二）進行體制改革，建立獨立的檔案機構

原來的檔案管理沒有獨立的機構，造成檔案管理沒有自主權，工作處于被動狀態。經過認真調查研究，制定相應的改革措施，逐步將現有從屬關系改為醫院檔案管理的職能機構，確立檔案室在醫院結構中的地位。實現了分散的管理模式向集中的管理模式轉變，有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。

（三）培養與時俱進、具有創新意識的檔案管理人員

醫院檔案室是直接為醫院的管理、臨床和科研教學服務的。隨著醫療事業的日益發展，只有提高檔案管理人員的創新意識，培養與時俱進的檔案管理人員，逐步實現醫院檔案管理隊伍的專業化，才能充分發揮人的主觀能動性、積極性、創造性；才能開創檔案工作的新局面，更好地為領導決策、醫療護理、科研教學服務；檔案工作才能做出更好的成績。2.4積極推行質量管理，狠抓“三率”

醫院的檔案門類較多，檔案質量的好壞關系到檔案信息的開發和利用，提高檔案質量是檔案管理的首要任務。首先，保證歸檔率，根據衛生部的有關規定和醫院的實際情況，除病歷檔案、人事檔案外，其余各門類檔案全部集中，由綜合檔案室統一管理。其次，注重完整率，將檔案工作的“三納入”、“四同步”管理（即納入計劃規范、管理制度、部門負責人及專兼職人員職責范圍；與布置、檢查、總結、驗收鑒定各項工作同步）列入了規章制度，付諸實施，保證了歸檔材料的齊全和完整。

（四）建立健全檔案管理制度

公共衛生的檔案管理應該要建立健全的管理制度，并且是相對完善的科學合理的制度規范，其應該符合該公共衛生機構的管理實際情況，具有明確的界限等。檔案管理制度應該從管理人員做起，遵循制度規范，保證制度的可行性和威信。有效的管理制度，可以提高工作人員的工作激情，充分激發他們的創造性，為公共衛生機構的建設增添活力。

（五）提升工作人員的整體素質

在任何一個工作環節中，工作人員的整體素質，都直接的決定了該工作環節的工作效率，所以，在衛生系統檔案管理工作中，一定要不斷提升工作人員的整體素質，要從培養工作人員認真復雜的態度做起，權責分明，落實責任制管理制度。不斷加強工作人員的技能培訓，保證工作人員能夠利用現代科學技術對檔案信息進行電子信息編碼管理，保證每一份檔案信息的精確度和保密性，同時，還可以設定相關的獎懲制度，這不僅能夠激發工作人員的積極性，還能夠實現工作人員之間的有效競爭。

結束語：檔案管理工作在各個機構的管理工作中，都屬于關鍵環節，就醫院衛生系統檔案管理工作而言，不僅要提升檔案管理水平和相關業務人員的專業素質，還要加強對衛生系統檔案管理工作的重視，不斷創新衛生系統檔案管理模式，最大限度保證衛生系統檔案管理工作的順利進行，不斷提升衛生系統檔案管理效率。