淺析如何有效加強檔案的管理工作

侯巖華

（河北省石家莊市藁城區(qū)委組織部遠程教育中心，河北 石家莊 052160）

檔案管理在單位發(fā)展中起到越來越重要的作用。檔案綜合管理中還依然是堅持集中統(tǒng)一管理原則，將各種各樣的檔案集中起來，對檔案進行綜合管理有利于單位以及國家的發(fā)展。對于檔案的綜合管理不僅僅是將各種各樣的檔案集中在一起，而是把全部檔案作為一個整體，實現(xiàn)管理以及利用的組織方式。當前，對于大多數(shù)企事業(yè)單位來說，檔案在綜合管理上還存在一定問題，并沒有真正的實現(xiàn)集中管理。

一、檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作中沒有完善的管理程序

據(jù)相關調查顯示，我國的大多數(shù)單位在檔案管理上存在不規(guī)范的行為，具體表現(xiàn)為：1.檔案的整理不規(guī)范。由于近幾年來，單位規(guī)模在不斷的擴大，檔案管理新人員也在不斷涌現(xiàn)。檔案人員中素質差別比較大，因此，在整理檔案時，沒有按照卷內文件的順序進行排序，導致卷內文件漏失現(xiàn)象比較嚴重，也不利于相關人員的查找利用。2.檔案的收集不規(guī)范。檔案在收集的過程中，并沒有依據(jù)相關制度進行規(guī)范化的收集，檔案管理制度流于形式，并沒有得到實質性利用。因此，在收集檔案時就比較隨意。3.檔案的利用不規(guī)范。檔案管理人員對于單位內部人員借閱檔案時管理的比較松懈，而對于外部的人員就比較嚴謹，因此，在一定程度上，致使內部人員借閱檔案后不歸還，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

（二）檔案管理缺乏長期性的規(guī)劃

檔案管理工作只有領導進行檢查時，管理人員才對檔案進行有計劃的整理，當檢查時期一過，就立馬變回了無秩序以及無計劃的整理，沒有長期性以及連續(xù)性。甚至還有的人對于檔案室的認識局限于只是存放資料或者是沒用文件的地方，因此，在某些人眼中檔案室就是一個廢紙倉庫，長時間不管理，里面的灰塵到處可見。最終形成一種有領導無計劃；有形式無效果的局面。

（三）沒有充分利用辦公自動化

長期以來，檔案管理都是采用一臺軟件以及一套系統(tǒng)來進行檔案管理，檔案管理已經無法滿足檔案利用的需求。尤其是在網絡信息高速發(fā)展的今天，檔案管理的手段相對比較落后，從而為檔案綜合管理帶來一些消極后果。

二、加強檔案綜合管理，充分發(fā)揮檔案作用

（一）提高對檔案管理的認識，加強檔案宣傳力度

檔案也是重要的資產，無論是科技檔案還是聲像、文書檔案等，都是真實以及客觀的記錄。因此，對于單位來說，是非常重要的資產。必須讓工作人員充分認識到檔案管理的重要性，這樣一來，就會想方設法的進行管理以及保護。最后，做為檔案管理人員應該積極參加地方檔案部門舉辦的各類活動；檔案室應該做好自己的宣傳欄，要求向單位全員進行宣講；使全體員工能夠對《檔案法》了如指掌，根據(jù)相關法律更好的進行檔案管理；定期將這一季度或者是這一年在檔案管理工作中存在的問題向全體員工進行宣講，讓其他人員明確以后檔案工作該如何進行。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質

在檔案的管理中，最主要的還是管理人員的綜合素質，管理人員素質的高低直接影響著檔案管理的質量。為了能夠提高管理人員的管理能力，提高其自身的業(yè)務素質，必須加大檔案業(yè)務的培訓。首先，應該鼓勵管理人員自學，在自己的工作崗位上不斷成長；其次，單位應該提供管理人員區(qū)外地學習的機會，特別是在檔案管理方面做的比較好的單位進行經驗交流，彌補自身的不足；再次，新的管理人員必須進行崗前培訓，在職的管理人員也應該定期的培訓學習；最后，完善激勵機制以及實現(xiàn)績效考核機制，對于在檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)秀的人員應該加以鼓勵，相反，對于在工作中出現(xiàn)嚴重錯誤的人員應該加以懲罰。定期的對管理人員進行考核，使優(yōu)秀的管理人員脫引而出，更好的勝任所擅長的工作。

（三）實現(xiàn)檔案管理的信息化

伴隨著信息技術的不斷發(fā)展，對檔案綜合管理提出了新的管理要求。尤其是辦公自動化以及無紙化等新事物的出現(xiàn)，是檔案管理工作發(fā)生很大的變化，因此，全面實現(xiàn)電子化管理，采用電子計算機以及掃描儀等數(shù)碼技術對檔案實現(xiàn)無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率。另一方面，應該逐步建立以及健全檔案管理的網路系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。特別是使用條形碼技術，能夠使檔案人員在調出或者歸還檔案時，主需要通過條形碼管理，就能夠準確讀取每一件檔案的詳細信息，確保每一件不漏。采用專門的軟件，對于超時以及沒有及時歸還檔案的人員，可以進行提醒，能夠有效防止檔案由于外借兒導致的丟失；使用條形碼技術采用電腦打印，就避免了過去使用油墨打印，檔案號出現(xiàn)墨跡不清，甚至是涂改現(xiàn)象，采用條形碼技術能夠大大避免這種情況的出現(xiàn)，并且打印統(tǒng)一規(guī)格的紙張，外形也比較美觀。

（四）完善檔案管理制度

為了使檔案管理中能夠做到有章可循，應該完善檔案管理制度。各個單位在依據(jù)國家標準以及上級傳達的規(guī)章制定相應的制度之外，還應該根據(jù)自身的實際情況，制定行之有效的檔案管理制度。例如：對于文件材料的整理、積累、保管以及統(tǒng)計等都應該做出統(tǒng)一規(guī)劃要求，作為檔案管理工作的指南。充分發(fā)揮檔案信息的作用。另一方面，應該明確檔案管理的負責人以及專兼職檔案人員的職責。做為單位領導人應該在各部門選擇素質較高的人員作為檔案管理人員，從而負責檔案的收集、整理以及歸檔工作，形成一套行之有效的檔案管理制度。

（五）對檔案管理工作實現(xiàn)長期規(guī)劃，統(tǒng)一領導

通過實踐證明，對于大單位的檔案應該建立相應的檔案資料信息中心或者是檔案館，中小單位應該建立檔案室，將單位的檔案實現(xiàn)集中管理以及統(tǒng)一領導。這樣一來，不僅能夠保證檔案的統(tǒng)一管理，還能夠精簡機構，減少相應的單位成本。另一方面，檔案的管理應該從便于利用的原則出發(fā)，應單位內的檔案進行分門別類的管理，從而使單位的全部檔案在實體上能夠構成一個統(tǒng)一以及科學的類別體系。實現(xiàn)檔案綜合分類管理，有利于檔案信息的查找，充分發(fā)揮其作用。

總之，檔案管理最為重要的就是思想觀念問題，就應該轉變思想觀念。然后從單位領導自身、檔案管理人員的綜合素質、檔案管理的一系列制度、檔案管理工作具有的前瞻性以及充分利用現(xiàn)代的信息網絡技術，順應當代的時代需求，將檔案管理工作落到之處，相信在不久的將來，一定能夠充分發(fā)揮檔案信息的作用。