創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

鄭丹

（哈爾濱市松北供排水有限公司，黑龍江 哈爾濱 150028）

現如今隨著科技不斷的發展進步，檔案管理也在進行著新的發展變化，信息化時代的到來，讓檔案管理系統逐漸有了新的發展。當前，一個穩定、快速的檔案管理系統能給人們的工作、生活帶來便利，通過檔案管理與新時代的科學技術不斷融合，促進檔案管理水平。本篇文章對創新檔案管理理念以及如何實現檔案管理信息化進行闡述，希望能促進我國檔案管理信息化的發展，讓創新的檔案管理理念不斷深入檔案工作人員的意識當中。

一、實現檔案管理信息化的重要性

二十一世紀是智能的時代，信息化時代的來臨，代表著我國進入了一個數字化時代。對于檔案管理來講，相關的檔案信息會越來越多，而且種類也會逐漸增加，傳統的檔案管理方式在一定程度上不能完全滿足創新的檔案管理模式。因此，為了可以讓檔案管理模式能順應時代的發展，促進檔案管理事業的發展，必須要實現以下兩點。

（一）讓檔案管理信息化成為主流，可以不斷提高檔案管理的工作效率，信息化管理模式是對計算機技術以及網絡技術對檔案管理進行高效、安全地使用，使眾多的存檔及查檔環節變得簡單方便，大大縮減了檔案管理人員的工作量。

（二）信息化的使用可以讓檔案資源實現共享。讓其變為電子形式，增添備份以便于查找和利用，在互聯網的基礎上，讓檔案的利用率逐漸提高。

二、檔案工作信息化管理的優點

檔案管理信息化系統需要一個較為創新的技術來支持，并且對于檔案管理人員也有一定的要求，需要檔案管理人員在管理意識上不斷創新、轉變思想、進行提高。因此，才能讓檔案管理信息化有所發展，不斷提高。

（一）信息化的使用提高了辦公效率

我國傳統的檔案管理工作大部分都是人工操作，為了保證資料的完整性需要在檔案工作中投入十二分的精力，而在此過程中，也無法保證是否會發生漏寫或是漏抄的現象；另外在書寫方面也有十分嚴格的要求，檔案人員的勞動量十分大，當信息化加入到其中之后，使用計算機軟件對檔案進行管理，文件資料存儲收集之后，會讓整個過程變得十分簡單快捷，有效提高辦公效率。

（二）信息化的使用讓資源實現共享

傳統的檔案管理模式因為信息資源的原因，受到了嚴重的限制，資源共享成為奢望，在查找過程中由于是采用人工進行的，這讓眾多信息逐漸被掩埋，造成資源以及成本上的損失。因此，整個過程十分緩慢、事倍功半，當信息化技術加入之后，這些情況會逐漸得到改善，讓資源能進一步整合，逐漸提高檔案查找速度以及整理速度。在網絡上建立一定的聯系，管理起來也簡單快捷，讓資源達到共享，使檔案管理效率大大提高。

（三）信息化的加入促進了檔案管理的穩定性

信息化技術在檔案管理中大大提高了保存時間，紙質檔案的有效期是由纖維素性質決定的，當空氣潮濕以及發生不可抗力等特殊情況時，會造成紙張的不穩定。在檔案工作的過程中，如果稍不留神，可能會造成無法挽回的損失，而在使用信息化技術之后，這種情況完全可以避免。電子檔案最根本的特點就是查找時方便快捷，容易保存與傳遞，存儲時間不受限制，穩定性極強。隨著電子技術的不斷發展，讀取電子文件的設備也逐漸成熟，在工作中可以按照不同的需求來選擇不同的電子載體。

（四）信息化的加入讓傳遞的安全性與傳遞速度不斷提高

在進行公文處理的過程中，經常會發生因為辦理人員私存文件或是在傳遞過程中丟失文件的情況，而傳統文件的傳遞主要是依靠郵寄，這種方式會因為時間的原因受到嚴重限制，甚至還會在郵寄過程中丟失文件，這些都讓檔案人員在檢索以及歸檔的過程中產生限制。在使用計算機信息技術之后，可以在網絡上一鍵發送，讓文件在傳遞的過程中節省大部分時間，提高了檔案管理的及時性以及安全性，節省了大量的人力和財力。

三、實施檔案信息化的措施

（一）增強管理意識。現如今眾多的檔案管理人員都不是檔案專業畢業，對檔案管理的意識還比較淡薄，在管理過程中沒有積極的態度，這就需要檔案管理人員在工作中嚴格把關，及時記錄檔案信息，并做好檔案管理工作。

（二）健全管理機制。檔案工作需要合理的管理以及有效的利用，而這點也是檔案管理工作較為重要的因素。如果管理機制存在漏洞，則可能會對檔案管理造成嚴重影響。因此，需要在進行信息采集時盡量保證信息的完整、清晰以及準確，并且每個環節都要認真對待，保證檔案能有效運用，實行科學管理。

（三）建立規范體系。如果想要將檔案管理工作做好，其最根本的就是要讓檔案管理工作朝著規范化、標準化的方向發展，制定一個統一規范的檔案管理體系，推動檔案管理朝著信息化、規范化、標準化、科學化的方向發展。

（四）提供信息支撐。要讓檔案管理信息化進一步得到發展，需要有一個先進的技術設備做支撐，讓辦公自動化系統以及檔案信息化建設能逐漸融合，不斷增加設備的自動化，做到全方位、多角度的對檔案信息進行搜集。在保證檔案完整性的同時，提高檔案的綜合利用功能，逐漸形成一個完善的檔案信息管理系統。

檔案是一種歷史記錄，是國家信息資源體系中最重要的組成部分，它對于人們目前或未來的工作起著借鑒和參考的作用，是一筆非常寶貴的財富，是社會文明的成果。我們要重視檔案管理信息化的建設，充分利用檔案資源的優勢，為檔案管理事業提供即時信息，從而實現檔案管理信息化。