檔案規(guī)范化管理加強提高辦公室檔案管理效率

唐艷芬

（云南省龍陵縣市場監(jiān)督管理局，云南 保山 678300）

引言：從現(xiàn)階段發(fā)展而言，檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展有著極為重要的影響?；谶@一情況，企業(yè)管理人員理應(yīng)提高重視程度，提升管理活動的規(guī)范性，為后期工作的正常展開創(chuàng)設(shè)優(yōu)良的基礎(chǔ)，進而提高企業(yè)自身的經(jīng)濟效益。

一、辦公室檔案管理的具體現(xiàn)狀

（一）對檔案工作缺乏重視

通常情況下，企業(yè)在實際發(fā)展的過程中，自身注意力只會放在經(jīng)營層面。而對于檔案管理以及后勤方面的相關(guān)業(yè)務(wù)有所忽視。因此在進行管理人員雇傭的時候，往往會直接由企業(yè)其他工作人員臨時兼職，由于對于相關(guān)工作的了解不足，使得管理效果水平很難達到預(yù)期效果。同時在進行設(shè)施和庫房設(shè)置的時候，相關(guān)準(zhǔn)備也不到位[1]。

（二）管理水平相對較差

目前來說，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度不夠完善，存在諸多缺陷。因此在實際管理的時候，經(jīng)常會有各種問題出現(xiàn)，同時也無法在第一時間采取針對性措施完成處理。不僅如此，一些企業(yè)根本就沒有對各個部門的實際資料進行收集和整理，造成在之后的工作中很難做到合理利用。

（三）管理效率不高

對于企業(yè)而言，通常檔案管理工作主要能夠分成三類，分別是專門類、科技類以及文書管理樂力。同時在一級類目之中，其數(shù)量為十，而二級類目之中，數(shù)量同樣有很多。對于不同的檔案來說，歸檔的方式自然也完全不一樣。基于這一情況，工作人員在處理一些新檔案的時候，歸檔工作很難達到預(yù)期要求。

（四）檔案人員素養(yǎng)不高

現(xiàn)階段來說，絕大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員都是臨時聘用，對于管理方面的工作內(nèi)容了解不到位，甚至根本毫無了解。由此可以見，其自身綜合水平根本沒有達到行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，在實際管理的時候，具體效果自然無法達到預(yù)期水平，一些簡單的問題同樣很難在短時間之內(nèi)完成處理。

二、實現(xiàn)辦公室檔案管理規(guī)范化的方法

從上述內(nèi)容可以了解，我國多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作存在諸多不足。為了確保其更具規(guī)范性特點，理應(yīng)采取一些針對性措施，從而讓相關(guān)工作人員能夠提高對于檔案管理工作的重視程度，促使管理工作更具規(guī)范性特點。一般來說，主要包括四方面內(nèi)容，下面分別展開詳細說明[2]。

（一）規(guī)范檔案管理工作的基本程序

對于檔案管理工作來說，其最大的特點便是程序化。無論是在進行立卷、存檔還是調(diào)檔的時候，都需要制定相關(guān)工作流程，并與其他活動能夠做到有效匹配。在實際工作的過程中，對于程序使用方面需要提出較高的要求，保證每一道工序都能夠具有足夠的真實性和精確性。不僅如此，時時刻刻都以相關(guān)人員進行監(jiān)督，以防有任何問題出現(xiàn)。此外，對原有的管理程序還需要不斷簡化，降低工作難度，減少工作人員的負(fù)擔(dān)，促使管理人員能夠?qū)⒅匦母喾旁跈n案管理層面。

（二）優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

通常情況下，管理設(shè)備自身的質(zhì)量將會直接決定管理工作的實際效率。畢竟一分投入才會有一分匯報，設(shè)備是工作開展的重要基礎(chǔ)。因此，管理人員理應(yīng)認(rèn)識到基礎(chǔ)設(shè)施的重要性，逐步加大資金成本的投入?，F(xiàn)如今我國已經(jīng)進入了信息化時代，工作人員在進行檔案管理的時候，自然也會用到各類互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。如此一方面能夠使得檔案管理工作更具安全性特點，另一方面還能有效降低紙張的損耗，節(jié)約投入成本。不僅如此，相比已早期的形式，整體處理更為快捷和高效。在實際開展的時候，理應(yīng)做到與時俱進，順應(yīng)時代發(fā)展的基本要求，不斷革新管理模式，更換最新的設(shè)備。而在進行人員培養(yǎng)的同時，還需要提升其系統(tǒng)的應(yīng)用水平，從而可以有效保證員工的基礎(chǔ)理論和實際情況有機結(jié)合在一起，進而提升管理效率[3]。

對于企業(yè)來說，只有在真正意義上認(rèn)識到管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要影響，同時還能實時完成設(shè)備的更新工作，才能促使管理效率達到最高的水平。在當(dāng)前時代中，基本上任何工作都十分強調(diào)智能性水平，這也代表著企業(yè)的未來的方向。因此，在不過分提升資金成本的基礎(chǔ)上，做好相應(yīng)的調(diào)查工作，保證信息建設(shè)中最為重要的核心可以得到有效運轉(zhuǎn)。不僅如此，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施同樣還要和員工自身的工作水平有所貼合，從而才能滿足我國提出的可持續(xù)發(fā)展政策的要求，進而為企業(yè)未來的發(fā)展創(chuàng)設(shè)優(yōu)良的前提。

（三）合理開發(fā)檔案信息資料

之所以進行檔案管理，其主要目的便是對檔案進行合理利用，在面對某些問題的時候，可以及時完成處理。因此，除了需要做好管理工作之外，工作人員還需要轉(zhuǎn)變原有的服務(wù)模式，變被動為主動，針對開發(fā)和利用方面進一步完善。不僅如此，還需要定期對相關(guān)參考進行分析和匯總，促使上級人員在進行決策的時候，能有相關(guān)內(nèi)容作為參考。除此之外，對于信息資料的反饋和收集同樣需要予以充分重視。長此以往，盡管檔案數(shù)量很多，但是基本上都能夠得到有效利用。

（四）提升檔案管理人員的素質(zhì)

在開展管理規(guī)范化工作的時候，工作人員自身的素養(yǎng)對其也有著非常重要的影響。因此，通過提升管理人員的綜合水平，可以促使管理活動更具規(guī)范性特點。同樣，在實際開展的過程之中，還能夠進一步提升管理人員自身的綜合水平。一般來說，除了基礎(chǔ)知識和實踐技能之外，人員的思想品德同樣十分重要。確保其能夠在工作之中，認(rèn)真對待每一項任務(wù)，進而為檔案本身的規(guī)范化管理創(chuàng)設(shè)優(yōu)良的基礎(chǔ)條件。

三、結(jié)束語

綜上所述，對于企業(yè)自身的發(fā)展來說，檔案管理規(guī)范化是眼前極為重要的一項工作內(nèi)容。為此，企業(yè)理應(yīng)提高重視程度，以此促使員工自身的整體素養(yǎng)得到增強，提升管理工作的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的未來發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，并且在激烈的市場競爭中完成全面突破。