試論現代信息技術對企業檔案管理影響及對策

王丹

（哈爾濱廣宇房地產開發有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

一、信息技術的含義、內容及特點

信息技術的含義，英國信息學加布魯克斯認為，信息是使原有的知識結構發生變化的那部分知識。而我們可以更通俗地說，信息就是決策所需要的新的指示。以信息技術為先導的高新技術，它的發展和利用極大地提高了人類對信息進行處理、存儲和傳遞的能力和效率，使現代化大生產方式在開發和利用信息方面成為可能，從而提高了人類獲取知識和科學技術的效率，創造出迄今人類社會最先進，潛力無窮的生產力，使社會由工業化社會轉變為信息社會。信息技術的主要內容：傳感技術、通信技術、計算機技術和控制技術構成了信息技術的主體，它們是信息技術中最基本也是最精華的部分。傳感技術主要包括信息識別、信息監測、信息提取、信息變換，以及某些信息處理技術。計算機輸入和輸出技術是傳感技術的重要組成部分。傳感技術是人的信息感受器官功能的擴展和延伸。通信技術是迅速、準確傳遞與交流信息的重要手段，它包括信息監測、信息交換、信息處理、信息傳遞，以及某些信息控制與調節技術。它是人的信息輸送系統功能的延伸和擴展。目前應用較廣的有衛星通信、數據通信、移動通信。總的發展趨勢是從模擬向數字化、綜合化方向發展。

二、信息技術引發的現代企業管理變革

（一）組織結構的變化

事實上，企業組織結構的具體形式將受制于企業提供的產品和服務，信息化程度，員工的能力，以及所處的市場環境等方面的限制。正如“金字塔”的層級制和“法約爾橋”完美符合工業經濟時代得以控制和計劃為特征的平穩的商業世界的需要。而在知識經濟時代，信息和知識成為組織的核心戰略資源，整個組織沉浸在巨大的信息和知識的海洋中，組織內部的信息溝通也不簡單遵從孔茨等人所指出的縱向、橫向和斜向等線性方式。

（二）管理理念創新：知識資本將成為企業最重要的資源

人類的經濟活動發展到今天，我們已經實實在在地感知識經濟初見端倪。與此相適應，在企業界理論上，也正在經歷一個新的轉折：相對于有形資本，無形資本的重要性日益凸顯，知識資本已經成為企業經營最重要的資源。這一事實表明，傳統企業本身的結構、內容和經營方式正在發生深刻的變化，以服務業為特征的知識經濟正在迅速發展。

三、企業檔案管理工作的現代化和電子化的策略

（一）優化企業檔案管理環境

優化企業檔案管理環境是當前的首要任務，其主要辦法一般有三點：第一點就在于企業領導的提倡，企業領導是企業的靈魂所在，一旦領導將任務下達了，那么各個部門務必進行配合，這樣才能確保其更好的完成，尤其是對于細節的內容，更需要企業領導的強調，才能保證這些員工能夠不打折扣的完成相關的內容。第二點就在于將建設內容制定出一系列的方案，當前檔案管理信息化建設最大的問題就是沒有一個具體的方案，因此在進行檔案管理的時候，通常都會出現員工不能遵守的情況，從而引發一系列的問題，這對于企業的發展而言極其不利，而且會引發企業內部的矛盾。所以需要進行檔案管理環境的優化。第三點就在于注重企業員工的素質修養，我國大部分的企業都較為注重員工的能力，從而忽略了員工的個人修養，因此在進行檔案管理相關建設的時候，這些問題就都會浮現，出現一批不配合的員工，從而引發一系列的問題，因此就要對員工進行素質教育，才能保證企業檔案管理環境的優化完成。

（二）正確樹立信息化管理意識

信息化管理意識也是檔案管理信息化建設的一個關鍵，其主要的原因在于信息化管理意識的強化能夠讓企業的員工更好的了解到信息化管理是一個對企業有利的東西，從而更好的幫助企業完成相關的內容。因此要采取的手段就是全面的培訓，其中培訓應該分為兩個部分進行，第一個部分就是員工的整體培訓，大部分的員工都對此類內容的了解較差，因此就會出現對于問題不理解的情況，從而需要進行全面的培訓，其中培訓的內容就是對于管理信息化的認識，這樣能讓員工更加認可此項內容建設，從而更好的完成相關的工作，對于企業的發展極為重要。第二個部分就是企業領導的培訓，如何領導員工進行建設也是一個難點，只有領導對此方面的內容全面認識，才能更好的完成相關的工作，否則會導致一系列問題的出現，這是極為重要的。

（三）積極引進培養財務信息化管理復合型人才

引進和培養是兩個不同的內容，但是其核心的都是為了打造出復合型的人才，其中主要的辦法需要分開講解。引進主要是通過招聘的方法進行人才的招聘，其中常規招聘是一種較好的手段，能夠快速的獲得大量的人才，滿足企業的需求，但是這里面最大的問題就在于，這些人才都是普通的人才，不具備過高的水平，而且水平稂莠不齊，需要二次培訓，才能進行使用。另一方面就是進行獵頭招聘，前文提到過此類方法，但是由于成本過高，每一個企業都要慎重考慮，這樣才能確保企業更好的找到適合的人才。而培養主要是校企合作制度，這種制度最大的特點就是能夠給企業培養出一些真正適合企業發展的人才，因為這些人才都是按照企業的需求進行定制的，能夠適應企業中的一切情況，但是缺點是時間較長，需要企業前期投入。

四、結語

信息化與管理變革的相互影響是一個既有實踐意義，又有理論意義的研究課題。可以預見，信息技術在管理中應用的深度和廣度將與日俱增，因而，信息技術將會在今后管理變革中發揮越來越重要的作用。但是，企業的管理變革與信息化離不開外部環境，而國家的宏觀管理和全國性甚至世界性的信息環境正是這樣的外部環境。