房產檔案管理的規范化建設

李依韓

（巴彥縣房產住宅局，黑龍江 哈爾濱 151800）

一、檔案管理工作規范化的途徑與措施

檔案的生命是真實性，也是發揮檔案現實效用的基礎和前提。房產檔案是隨著房產的業務活動而產生的，技術性和專業性較強。由于房產登記工作涉及面廣、量大、政策及業務性強，檔案內容較多，主要是專業術語多、圖表多、證明多。房產檔案是產權沿革的歷史記錄，這種記錄必須與實際情況相符，記載的產權人及產權范圍必須精確清楚，能在產權審核和排解產權糾紛中起憑證和考察的作用。規范每項業務所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規格、保管期限、鑒定銷毀制度等內容，以便于檔案工作人員在實際工作中參照執行，在接收檔案時有據可查，確保房地產權屬檔案收集齊全、整理規范。房屋產權情況將隨著產權人的變化、房屋的損壞倒塌、房屋的買賣、交換、贈與、繼承、分割、析產等權屬轉移不斷發生變化。房屋產權產籍檔案是城市房地產管理工作的基礎，是在房屋產權登記、調查、變更、轉移、測繪、抵押、分割等房產管理工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄材料。它是城市房屋權屬登記管理工作的重要依據和房產信息的重要組成部分，在推動房產經濟的進程中具有不可替代的重要作用。因此房產檔案工作與市場經濟越來越緊密地聯系在了一起，社會主義市場經濟是法制經濟。要做好新時期房產檔案工作，必須建立健全各項規章制度，以規范化的途徑管理各項工作的順利開展。

二、房產檔案信息化管理與建設

對于房產檔案信息系統的標準，國家相關部門給予了一定的標準，為我國的房產檔案信息化管理工作的展開提供了規范。房產檔案信息系統的建設在很大程度上推動了房產企業積極結合行業運行與發展的具體特征，從而制定出具有高度規范性的業務實施標準、技術操作標準、工作的行政法規以及檔案管理工作展開的管理規則，為房產檔案管理工作的順利展開形成了技術操作、業務實施以及管理規范相統一的房產信息標準化規范體系，推動了我國房產企業在檔案信息化建設的道路上實現法制化的良好運行與發展。房產檔案管理的信息化，是將房產檔案全部以數字化的形式錄入計算機，并且要保證房產信息收集的全面性和準確性，因此，工作人員需要將房產檔案信息系統與房產交易系統相結合，使得房產交易過程中產生的信息自動歸集到房產檔案信息管理系統中，并且形成文本，進行保存。房產檔案信息化建設，不僅是利用先進設備和技術形成內部局域網絡，而且也有利于房產檔案管理機構內部克服庫房容量小、庫房較為分散等不足，真正實現庫房有效集中管理，還可以在內部管理系統中增加定置管理功能，快速便捷地查出每份檔案實體的存放位置，方便管理人員在庫房中或多個分散型庫房之間快速調閱所需的檔案。過去的檔案利用得越多，越能體現檔案自身的價值和檔案的專業管理水平，但每次翻閱，哪怕是輕輕的觸摸，都不可避免地對實體檔案造成或多或少的損害，不利于實體檔案的長期保存。檔案的信息化建設徹底改變了這個局面，通過電子掃描等手段能將檔案所涉及的內容完整保存至電子載體，將實體房產檔案轉換為電子檔案，通過網絡授權提供非實體檔案調閱，真正做到保護和利用“魚”與“熊掌”兼得。同時，在房產檔案管理活動中全面應用信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，為社會提供服務，是檔案管理模式從以檔案實體為重心，以檔案信息為重心轉變的過程。通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，可大幅提高檔案信息資源的配置效率，實現檔案信息資源共享，大大地提高房產檔案的管理水平。直接在網上查詢和打印檔案影像文件，大大方便了檔案的查閱利用，同時也保護了實體檔案。通過系統升級、信息化硬件設施更新，全面提升房產檔案信息化應用層次，為增強惠民服務能力提供強有力支持，建設目標，服務大局、服務民生，進一步實現房產檔案資源信息共享，為民眾提供更全面、高效、便捷的房產檔案信息服務。

三、房產檔案專業性真實性的特點

房產檔案主要以圖、檔、卡、冊為其主要內容。圖，是指房地產平面圖，包含分丘圖、分層分戶圖，反映權屬規模，形象直觀；檔，是指產權文字檔案，反映產權的來龍去脈，翔實詳盡，實在牢靠；卡，是指房地產卡片，包含錄入電腦的房地產情況表，它歸納了檔案的內容，彌補了圖的缺乏，反映產權簡潔理解。冊，即房地產掛號簿冊，包含掛號收件簿、發證記錄簿、房子產權發證批閱總冊等，是依據房子所有權掛號效果和分類管理需求而填制的，是產權情況和房子情況管理的縮影。只有圖檔聯系完整的房產檔案，才能真正把產權的實在情況反映精確。房產檔案信息是房產產權產籍活動中形成的權證、契約、文件、圖紙、表冊、照片、計算機軟盤等各種不同形式和載體的記錄，這些信息記載了房產產權的歸屬和沿革，反映了房產的相關狀況。因此，房產檔案有其特殊的專業要求，在內容和形式上具有明顯的區別，這也充分體現了房產檔案工作的專業性。真實性是權屬檔案的生命，房產檔案不只應當遵從房屋所有權與房屋占用范圍內土地使用權的權利主體共同的房屋權屬登記準則，更要保證房產檔案的真實完整。房產檔案的真實變化記載，能全部實在地反映房屋改變的全貌，才具有其使用的價值。通過房產檔案管理信息系統的良好建設，能夠較好地解決以往房產檔案管理不嚴格不規范的情況，有效將檔案信息中已經整理過的和沒有整理過的進行明確的劃分，防止出現檔案信息管理的混亂情況，積極提升整個房產檔案管理工作的有效性和真實性。

在經濟與信息技術得到迅猛發展的環境下，房產檔案管理在很大程度上是信息資源的管理方式，有利于社會價值的開發與利用。在今后的檔案管理領域中，要加強對其工作規范化的研究，并且要從檔案管理的多個角度，從工作規范化的多個方面進行研究，從而研究出更好、更有效的能夠促使檔案管理工作向著更加規范化方向發展的方法和措施，目的是全面推動房產檔案工作能夠有效實現信息系統的建設，進一步實現房產行業得到良好發展。