加強干部人事檔案信息化管理，全面促進人事管理創新

高亮

(哈爾濱住房建設發展集團有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150070)

當前是信息化時代，許多行業在發展的過程中都實現了信息化建設，檔案工作在開展的過程中，也融入了現代化信息手段。干部人事檔案信息化管理是檔案管理工作的必然發展趨勢，想要提高干部人事檔案管理水平，將檔案信息的作用和價值充分發揮出來，一定要加強對人事檔案的創新管理，應用完善的管理手段，保證各項工作的規范化開展，為企業的發展提供信息支撐，以此推動檔案事業的進一步發展。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）查閱信息方便快捷

信息化管理可以運用現代化信息技術對紙質檔案中的內容進行錄入和保存，各部門工作人員可以通過網絡平臺對檔案資料進行檢索，為檔案資料的查閱和應用提供了便利。不用在檔案資料庫中進行長時間的查找，節約了時間，提高了工作效率。另外，信息化管理也減少了管理人員的工作內容，減輕了工作人員的壓力，使其可以為企業提供更加優質的檔案服務，整體的工作質量和效率都得到了顯著提升。

（二）檔案管理更規范

信息化檔案要求所有相關人員的信息必須按照檔案信息系統的要求規范填寫檔案內容，其字體、格式及內容都做了嚴格的規范，有效彌補了紙質檔案中字體不統一、字跡難辨認、格式不規范、內容不完整等弊端。規范化的信息化檔案能夠使得檔案管理人員根據技術的要求，隨時對檔案信息進行數據遷移與共享，使檔案信息的利用率大大提高。

（三）提高了檔案資料的安全性

由于紙張及筆墨的性質，紙質化檔案在保存過程中，要求其必須保存在背光、干燥、溫度適宜的環境中，但即使保存環境較好，筆墨仍會隨著時間的流逝而漸漸變淡直至消失，紙張也會漸漸黃化或硬化，變得易破易碎。信息化檔案能將檔案信息進行數字化處理，并進行相關加密，同時隨著技術的發展，信息化檔案只需要進行定期升級與遷移就能保證信息化檔案的完整性、可讀性及可用性。且當前的云技術等也能讓信息化檔案在云端進行保存，為信息化技術更增加了幾分安全性。

二、加強干部人事檔案信息化管理，全面促進人事管理創新

（一）建立完善的管理體系

干部人事檔案信息化管理系統想要實現高效應用，首先要制定完善的管理標準，對各項工作的開展進行規范和約束。管理標準中要包括檔案信息資料的錄入格式和內容，建立統一的錄入標準。還要對不同崗位人們的檔案查閱權限進行確定，保證檔案信息資料的安全。其次，要建立完善的檔案信息資料審核標準，對電子檔案的真實性進行審查，避免出現的檔案信息資料隨意篡改的情況，以此為各部門的應用提供準確的檔案資料。

（二）建立檔案資料安全保障體系

在對干部人事檔案進行信息化管理的過程中，保證信息資料的安全性是非常有必要的，這就需要建立完善的安全保障體系，主要包括以下幾個方面的內容：第一，按照國家相關標準對檔案資料的應用安全進行保護，確保在出現問題時有法可依。第二，對應用的技術軟件進行優化，采用多種手段對檔案信息資料進行加密處理，可以多種加密方法共同應用，保證檔案信息資料應用過程中的安全性。第三，管理人員需要對檔案信息資料進行定期的檢查和維護，做好檔案數據的管理和保護，為后續資料的應用提供保障。第四，建立安全管理制度，并將其落實到實際工作中，讓人事檔案部門的所有工作人員都按照安全管理制度進行操作，如果出現檔案資料泄露的情況，則需要進行嚴格追查，明確各崗位工作人員的責任，同時采取有效的防范措施，降低對企業造成的影響。

（三）健全檔案信息的監管機制

干部人事檔案信息化管理工作在開展過程中，相關法律規定還有待完善。要想保證檔案信息化管理工作的安全性，需要健全檔案信息監管機制對各個環節進行監督管理。可以應用信息技術對干部人事檔案的應用情況和信息的更新、變動進行追蹤記錄，對修改、復制檔案信息的行為進行實時監測，避免出現信息丟失或者泄露的情況。管理人員需要定期對檔案工作進行檢查，對工作中的各項行為進行管理和約束，提升干部人事檔案的管理水平。

（四）加強對人才素質能力的培養

要想將信息技術的優勢在干部人事檔案管理工作中展現出來，則要重視對人才的培養。不同工作崗位人員的工作內容是不一樣的，在對人才進行培訓的過程中，需要結合的崗位工作需求，對工作人員進行針對性的培訓，提升檔案管理人員的專業能力和實踐能力。在對管理人員進行培訓的過程中，還需要提高人才發現問題和解決問題的能力，對檔案信息管理管理中存在的問題可以及時發現并處理，提升整體的信息化管理水平。在培養檔案管理人員專業能力的同時，也需要增強工作人員的科學技術水平，對檔案管理工作中應用的各種技術軟件進行全面了解，并可以熟練應用到實際工作中，只有不斷提升管理人員的技術能力和素質水平才能滿足企業干部人事檔案的信息化建設和發展，讓檔案管理人員在工作中對自身的不足進行優化和完善，以此推動干部人事檔案管理的信息化建設。

綜上所述，實現干部人事檔案建設和管理信息化，能夠有效地開發利用檔案信息資源，為企業單位的人事管理服務，充分體現檔案管理的社會價值。所以企業單位要認識到干部人事檔案管理中存在的問題，抓住干部人事檔案信息化管理的優勢，推進干部人事檔案的網絡化管理，強化干部人事檔案信息化管理制度，提升干部人事檔案管理人員的專業素質，構建信息平臺實現內部資源共享，推動內部檔案信息服務的良性循環，全面促進人事管理創新。