電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用

馬丹

（遼寧建筑職業(yè)學(xué)院，遼寧 遼陽 111000）

我們通常所說的電子技術(shù)，一般是包括磁性、光學(xué)、電子、數(shù)據(jù)、電磁或者比較相似的技術(shù)，此類技術(shù)的應(yīng)用非常廣泛，在各個行業(yè)中都起著十分重要的作用，檔案信息化管理與電子技術(shù)的運(yùn)用程度息息相關(guān)，所以電子技術(shù)在檔案信息建設(shè)及管理中的作用，是非常注重現(xiàn)實(shí)性的。

一、電子技術(shù)與檔案信息化建設(shè)及管理的重大聯(lián)系

（一）提升檔案管理效率

對于檔案信息化建設(shè)和管理，主要靠各種電子設(shè)備及信息系統(tǒng)，所以，檔案管理工作人員并不需要完全依靠人工來完成此工作，包括信息的傳輸、保存和資料的查詢、整理，都能用計算機(jī)和檔案管理信息系統(tǒng)來完成。例如，以往的檔案管理通常是用紙質(zhì)的檔案進(jìn)行分類，在放進(jìn)檔案室進(jìn)行管理，在查閱檔案的時候就要相關(guān)工作人員按照分類進(jìn)行查找，這種方法耗時比較長，使工作人員的工作量大大增加。如果運(yùn)用了電子技術(shù)，保存檔案的時候就可以利用電子檔案進(jìn)行儲存，在查找的時候只需要輸入相關(guān)的檔案編號或名稱等等，就可以很快將檔案資料調(diào)出，比人工查找工作效率要高很多。電子技術(shù)的運(yùn)用使檔案信息化管理的效率有著明顯的提高，將工作人員從百忙中解脫出來，對檔案信息化管理的意義非常強(qiáng)大。

（二）增加檔案信息化速度

根據(jù)目前形勢來看，檔案的信息化發(fā)展是必然之路，但在我國檔案信息化的建設(shè)起步比較晚，還處于萌芽狀態(tài)，不管是設(shè)備的引進(jìn)及運(yùn)用，還是在相關(guān)領(lǐng)域的推廣，都尚存許多不足，嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的正常發(fā)展，而電子技術(shù)的出現(xiàn)很大程度上解決了這些難題，加快了檔案信息化建設(shè)發(fā)展的腳步。檔案信息化建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵所在是技術(shù)的發(fā)展，所以，檔案信息化的快速發(fā)展要依賴計算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的充分運(yùn)用，而這些技術(shù)是電子技術(shù)的重要方面，檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展，必須掌握相關(guān)電子技術(shù)，并充分運(yùn)用到檔案管理工作中去，檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的種種問題也同樣得到了更好的解決。

（三）檔案信息的高效利用

檔案信息的管理工作除了將檔案資料、檔案信息進(jìn)行存儲和整理以外，還包含檔案信息的運(yùn)用，電子檔案的利用可以使檔案信息更好的運(yùn)用。電子檔案并不是實(shí)體存在，而是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞信息的，可以使資源進(jìn)行共享，將檔案管理在時間與空間上不在受局限，在需要時還能同時供多人查找利用，很大程度上提高了檔案的利用率。另外，電子檔案多以光盤及磁盤等形式進(jìn)行存儲，具有體積小、容量大的特點(diǎn)，使檔案信息更能充分的被利用，提高檔案信息化管理的效率。

（四）確保檔案信息的安全性

以往的檔案信息管理主要以紙質(zhì)檔案資料為主，如果溫度及濕度不適合，就會導(dǎo)致檔案資料的破壞，同時紙質(zhì)檔案資料在查找的時候比較繁瑣，如果檔案數(shù)量較大，也會導(dǎo)致檔案的損害或丟失。但是隨著電子信息技術(shù)在檔案管理中的逐漸運(yùn)用，將紙質(zhì)檔案變成電子檔案的形式儲存在計算機(jī)或數(shù)據(jù)庫內(nèi)，就會很大程度的減少檔案資料損害的狀況出現(xiàn)，還可以利用備份和加密等手段將電子檔案的風(fēng)險降到最低，避免檔案信息的丟失，確保信息的安全性。

二、電子技術(shù)的檔案信息化建設(shè)及管理措施

（一）制定相關(guān)的電子檔案管理制度

在國內(nèi)的檔案工作中，檔案的管理是最主要的一個組成部分，雖然在檔案管理方面的管理制度制定的都很明確，但是，隨著檔案信息化的逐漸深入，在檔案管理中電子技術(shù)應(yīng)用比較廣泛，致使檔案管理的實(shí)質(zhì)內(nèi)容發(fā)生了變化，以往的檔案管理制度已經(jīng)不適合當(dāng)前的檔案管理工作，所以，檔案管理工作制度必須更新，重新擬定新型電子檔案的管理制度是重點(diǎn)內(nèi)容。比如，在以往的檔案管理工作中，檔案資料的保管制度是從檔案室著手的，室內(nèi)必須具有防高溫、防潮、防水等重要防范措施，自從檔案信息應(yīng)用了電子技術(shù)之后，以往的紙質(zhì)檔案已經(jīng)被逐漸取代，傳統(tǒng)的檔案室管理制度理所當(dāng)然的被淘汰，使計算機(jī)管理及檔案管理的相關(guān)規(guī)范得到了完善。

（二）增加電子技術(shù)研發(fā)經(jīng)費(fèi)的投入

為了檔案信息化建設(shè)與管理的快速發(fā)展，必須增強(qiáng)電子技術(shù)的研發(fā)。而我國，當(dāng)前的電子技術(shù)還很不完善，檔案管理方面還尚存許多的弊端。比如，檔案信息的安全問題，雖然電子檔案在存儲期間可以得到強(qiáng)有力的保護(hù)，但是，因為檔案信息是需要依靠網(wǎng)絡(luò)來傳遞的，在傳輸過程中，仍然存在信息泄露的風(fēng)險，特別是保密性較強(qiáng)的一些檔案資料，一旦被有心之人獲取，就會產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。所以，在檔案信息化建設(shè)及管理中，一定要加強(qiáng)電子技術(shù)相關(guān)科研的重視程度，增加資金的投入，使檔案信息的安全防護(hù)得以不斷增強(qiáng)，給予檔案信息工作強(qiáng)有力的支持。

（三）推進(jìn)檔案信息資料的共享

在檔案信息管理工作中，不僅僅是檔案信息的儲存及整理，還要將檔案信息進(jìn)行充分運(yùn)用，以往的檔案信息管理中，主要是以紙質(zhì)檔案為主，而紙質(zhì)檔案需要大量的儲存空間，不能復(fù)制多份，嚴(yán)重影響了檔案資料的共享。隨著電子檔案的推廣，使檔案信息的共享難題得以解決，方便了資料的查閱，可以使檔案資料隨時隨地的進(jìn)行查詢。所以，檔案的信息化建設(shè)及管理一定要將電子檔案的這個特點(diǎn)著重發(fā)揮，在確保檔案安全性的前提下，建立多個開放的檔案信息平臺，將檔案信息資料向社會上各個有需要的部門進(jìn)行分享，使相關(guān)的檔案信息能夠更好、更廣泛的應(yīng)用到工作中去。

（四）網(wǎng)絡(luò)資源的開發(fā)運(yùn)用

在我國，電子技術(shù)雖然得到了很大程度的運(yùn)用，但是由于起步比較晚，并沒有相關(guān)規(guī)范的管理制度存在，所以，各個行業(yè)中并沒有統(tǒng)一、權(quán)威的檔案信息平臺，各個檔案信息資源也都存儲在不同的平臺內(nèi)，使用戶在查找及利用檔案資源的時候造成了極大的麻煩。檔案信息化建設(shè)及管理還需要我們進(jìn)一步的重視并對其開發(fā)利用，運(yùn)用電子信息技術(shù)進(jìn)行整合，并對其進(jìn)行集成化的電子檔案管理，使電子檔案信息的利用更為方便。

總而言之，電子技術(shù)在檔案管理工作中已成定局，直接關(guān)系著檔案事業(yè)的發(fā)展前景，同時也是檔案信息化建設(shè)及管理的重點(diǎn)問題，為檔案事業(yè)的發(fā)展起著非常重要的作用，為了將此作用發(fā)揮到極致，就必須在管理制度及技術(shù)研發(fā)方面等采取積極合理的措施。