大數據和物聯網對檔案管理方法的創新

閆文

（魚臺縣人民醫院，山東 魚臺 272000）

引言

物聯網和大數據飛速發展的今天，檔案管理的方法也取得一定程度上的創新。檔案的管理是非常有必要去創新的。除了一些客觀的需求之外，我們更注重的是檔案管理的創新，要使我們的檔案信息處于安全狀態。那么于此同時我們的檔案管理在我企業工作中也是非常重要的，它對企業的運營等各項工作起著非常重要的作用。與傳統的檔案管理相比較，我們的物聯網管理檔案顯得更加方便，并且保存的形式呈現多樣化。

一、檔案大數據的定義與簡介

大數據(bigdata)是指“無法用現有的軟件工具提取、存儲、共享、分析和處理的海量的、復雜的數據集合”。檔案大數據則是指在檔案方面設計的數據和信息規模巨大到無法用現有軟件工具提取和處理的海量數據集合。計算機輔助檔案管理和數據庫的進步使得電子檔案的存儲更加方便和高效。數據的處理需要計算機，檔案的存儲價值在于查閱和利用。計算機的處理能力越大，獲得的數據量越大，挖掘到的價值就越大。而數據本身不產生價值，如何通過分析和利用大數據對業務產生幫助才是關鍵。檔案的作用就在于使用，保存檔案的目的在于利用，長久保存的檔案可以提供給相關人員查閱和使用。檔案大數據的目的在于從海量數據中分析用戶行為，給相應用戶推薦其最感興趣的相關檔案資料，并根據用戶的行為結合用戶的需求，有針對性地優化用戶系統，使其更加符合用戶習慣，使用戶可以更加方便地查閱到自己想看到的信息。檔案大數據不僅數據量巨大，而且數據類型繁多，價值密度低，處理速度決定了發展的速度，處理的效率越高，從海量數據中挖掘到的價值也就越多。處理數據本質上是對數據進行加工和分析的能力，通過加工實現數據的增值，通過分析得到重要的信息和結論。所以，計算機和人工對數據的處理成為利用檔案大數據創造價值的核心。

二、大數據和物聯網對檔案管理方法的創新

（一）創建智慧云平臺

在計算機和物聯網技術的超速發展下，云平臺的建立成為新的發展方向。在這樣的大環境背景下，檔案管理也需要堅持與時俱進，完成管理上的創新發展。其中創建智慧云服務平臺，就是其中之一的創新。云存儲服務能夠實現海量數據的存儲，并且能夠快速的對企業檔案資源進行整合，快速的處理。此外，檔案信息化領域也已經促使企業開始對“云數字檔案”進行研究，從而更好地解決實際問題。所謂云數字檔案，主要是基于云平臺來實現數據化管理的，能夠在型的框架結構中實現檔案管理，更好地符合企業的實際需求，實現高效化辦公。

（二）運用先進的網絡技術為用戶提供信息服務

在物聯網時代，企業檔案在加強智能管理與服務體系建設方面要做好以下工作。首先，在企業檔案基礎設施建設上要大膽引入先進的物聯網技術，對紛繁、復雜的檔案信息進行自動收集及處理，從而既能節省大量的人力和物力，也能減少遺漏，從而大幅提高了檔案的利用效率。其次，檔案部門要不斷地補充、完善和升級檔案的網絡管理、信息管理和安全管理系統，在實際運用中既要加強線上的智能管理，又要優化線下的智能服務。最后，在用戶中加強對檔案信息智能化服務技術、運用手段和使用方法的宣傳與普及力度，讓廣大師生充分了解它、掌握它、運用它，從而不斷擴大檔案自助服務的范圍，提高檔案信息的利用效率。

（三）增強企業電子檔案信息的安全性

首先，通過宣傳教育的方式，不斷向電子郵件收發部門傳遞確保電子文件安全的重要性，使工作人員能夠積極主動的參與到電子文件的保密工作中。其次，將文件收發密碼設置為動態密碼。例如，我們可以將所需電子文件上傳至企業共有的文件儲存平臺，并設置專人管理該平臺，當其他部門需要查閱和使用資料時，必須向管理員申請動態密碼后，直接登錄文件儲存平臺即可。這樣一來不僅有效的減少了文件傳輸過程中的風險，同時還可以防止密碼外泄。再次，凡是涉及企業機密的電子文件，都必須備份，且設置專門的打開密碼，密碼由發件部門與收件部門各保管其中一部分，使用者必須同時經發件部門與收件部門負責人批準后，才能正確的打開電子郵件，從而降低機密文件丟失或泄露的風險。

（四）利用大數據推動檔案業務的創新

在如今大數據和物聯網時代下，企業的檔案管理人員將會處理特別多的檔案信息，那么這些信息的價值也會相對應的有所提高，那么這就需要去引導我們的工作人員朝著規范化和正常化的方向發展，以便在將來能夠更好的順應工作的不斷變故。在此基礎上，檔案管理工作應該做到了解知識產權保護法等相關的信息，以免在相關時刻能及時解決問題。因此我們需要加快速度去完善檔案管理的知識產權的建立，建立嚴格的檔案管理環境，使得我們的檔案管理工作人員能夠更好的去參與我們的檔案管理的創新中，使得他們的工作進程做的更加的完美。

（五）不斷更新檔案工作者的知識儲備

檔案工作者在企業檔案管理過程中扮演著踐行者和推動者的雙重角色。面對大數據時代企業檔案工作出現的新變化，檔案工作者應該積極提高信息加工處理能力和主動服務意識，全面提升理解、獲取、利用信息的能力。企業也應多組織崗位培訓、專題講座、合作研究、訪問交流、操作演練等，加強對檔案管理者的知識和技能培訓，不斷提高其檔案管理水平，逐步形成一支技術精、能力強、效率高的信息化檔案人才隊伍。

結語

總之，深入思考大數據時代對檔案管理的發展是尤為重要的，通過分析大數據時代給檔案管理帶來的機遇，有利于形成社會檔案觀，有利于為電子文件的有效管理開辟新途徑。同時闡述大數據時代給檔案管理帶來的挑戰，傳統的檔案管理模式受到沖擊，難以確保數據的安全與隱私。提出大數據時代檔案管理的應對舉措，強化大數據思維宣傳教育，建立大數據檔案信息資源平臺，全面引入云存儲與云服務，打造特色智能化檔案服務。