提高電力企業(yè)辦公室行政秘書工作水平

俞辰

（江蘇省電力設(shè)計(jì)院，南京 211102）

一、企業(yè)辦公室行政管理職能

（一）協(xié)調(diào)內(nèi)外管理工作

在行政管理工作過程中，企業(yè)辦公室是重要的中間環(huán)節(jié)，并有效地將企業(yè)管理人員以及各個(gè)部門的員工形成一定的結(jié)構(gòu)并緊密相連，能夠在企業(yè)發(fā)展中起到重要的協(xié)調(diào)內(nèi)外穩(wěn)定關(guān)系的作用。同時(shí)，可以在第一時(shí)間將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的各個(gè)信息傳遞給下層員工，并隨時(shí)掌握發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行更改、完善，以及對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)提出相應(yīng)的建議和制定合理的決策，從而優(yōu)化各個(gè)部門的發(fā)展。

（二）有效呈現(xiàn)企業(yè)文化功能

從客觀角度來講，企業(yè)辦公室可呈現(xiàn)出企業(yè)多樣化的文化模式，促進(jìn)企業(yè)文化的發(fā)展。企業(yè)管理者在發(fā)揚(yáng)企業(yè)文化精神時(shí)，需借助多樣化的行政管理手段制定創(chuàng)新企業(yè)文化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中有效地將企業(yè)文化呈現(xiàn)出來，促使內(nèi)部員工更好地了解企業(yè)文化，促進(jìn)團(tuán)結(jié)，增強(qiáng)凝聚力，并為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的價(jià)值，從而推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

二、電力企業(yè)辦公室秘書行政工作中存在的問題

（一）協(xié)調(diào)能力不強(qiáng)

在電力企業(yè)辦公室工作過程中，秘書要明確自己的任務(wù)，并按照要求去準(zhǔn)備，但是在實(shí)際電力企業(yè)辦公室工作中，秘書并沒有明確自己的任務(wù)，而是盲目工作，很多任務(wù)都缺乏時(shí)效性，在很大程度上降低了工作效果。電力企業(yè)辦公室秘書在解決問題上以及接待服務(wù)，任務(wù)傳遞上都有待提升，并且要加強(qiáng)秘書的溝通理解能力，同時(shí)在接待服務(wù)上也存在著一定的問題，從而很難起到辦公室行政的輔助作用。

（二）電力企業(yè)行政秘書工作素質(zhì)有待提高

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室秘書工作提出了更高的要求。但有的企業(yè)秘書缺乏專業(yè)性知識(shí)，不能滿足現(xiàn)代發(fā)展的要求，同時(shí)秘書知識(shí)更新較快，在職行政秘書如果沒有提高自身工作的思想覺悟，會(huì)致使視野不夠開闊，并在實(shí)際工作中與領(lǐng)導(dǎo)的要求不符，很難完成好本職工作。同時(shí)，在實(shí)際工作過程中受到工作環(huán)境和時(shí)間的影響，秘書如果不能在工作上做到有時(shí)效性，就很難實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果，從而影響整個(gè)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

三、提高電力企業(yè)辦公室行政秘書工作水平的措施

（一）提高電力企業(yè)行政秘書的綜合素質(zhì)

為了使得電力企業(yè)各項(xiàng)行政工作能夠有效進(jìn)行發(fā)展，秘書就要不斷地提升自身的綜合素質(zhì)，并充分在工作中發(fā)揮自身的輔助作用。行政秘書要認(rèn)清自己的職責(zé)，提高政治素質(zhì)，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，同時(shí)要不斷地在發(fā)展中更新自己的知識(shí)體系，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。總之，行政秘書要不斷地加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力，并掌握專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)，從而有效地幫助領(lǐng)導(dǎo)解決各種問題。

（二）不斷地改進(jìn)工作方式

秘書就要不斷地改進(jìn)工作模式，采用先進(jìn)的管理手段提高工作率，并且在實(shí)際工作過程中，要合理地運(yùn)用、實(shí)踐，不斷地充實(shí)自己；在實(shí)際工作中思路清晰、善于思考，從而在遇到問題時(shí)能夠有效解決，提高工作效率。

（三）要做好上下協(xié)調(diào)配合工作

在電力企業(yè)的工作中，行政秘書扮演著多個(gè)角色，要處理整個(gè)企業(yè)的各種管理工作。秘書要做好上下級(jí)傳遞工作，并不斷轉(zhuǎn)換角色，妥善處理領(lǐng)導(dǎo)上下級(jí)與員工之間的傳遞工作，同時(shí)要不斷提升自身的專業(yè)水平，協(xié)調(diào)配合各項(xiàng)工作。

（四）養(yǎng)成良好的保密工作習(xí)慣

一是文件保密方面。秘書經(jīng)常需要起草各種文件、工作報(bào)告及講話材料等，資料中常涉及企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、人事任命等各種不能公開的內(nèi)容，因此，內(nèi)部文件資料應(yīng)在內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上起草擬制，并加密予以保存，打印和印刷由專人負(fù)責(zé)，半成品、校樣、廢紙等應(yīng)及時(shí)在碎紙機(jī)里銷毀。切勿將文件資料攤滿在辦公桌上，要認(rèn)真做到“人離文入柜”。文件資料發(fā)放要有明確的范圍，發(fā)放時(shí)也應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。在保管中要有登記，專人專柜保管，并經(jīng)常清理、檢查。收到或發(fā)送涉密公文要通過專門的保密管理人員辦理。秘書要做到不該看的堅(jiān)決不看，不該說的堅(jiān)決不說。二是會(huì)議保密方面。重要會(huì)議會(huì)前要考慮會(huì)議方案、與會(huì)人員名單、會(huì)議議題、重要文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)講話提綱、會(huì)址及通知方式等，同時(shí)注意在領(lǐng)導(dǎo)未作出公開決定時(shí)不得私自透露相關(guān)信息；未經(jīng)批準(zhǔn)，會(huì)中不隨意錄音錄像；會(huì)后，對(duì)會(huì)議內(nèi)容公開程度，是否公開，都要重點(diǎn)考慮，會(huì)議中發(fā)放的文件資料等，需要編號(hào)回收的都要及時(shí)收回。三是郵電保密方面。接打電話時(shí)要注意場(chǎng)合，不在公共場(chǎng)合談?wù)撝匾舾行畔ⅰ０l(fā)送或接收帶有重要信息的傳真時(shí)不要離開傳真機(jī)。使用內(nèi)網(wǎng)郵件系統(tǒng)傳遞工作信息，涉及內(nèi)部重要資料的郵件還須加密傳遞。此外，在發(fā)送電子郵件時(shí)要仔細(xì)核實(shí)對(duì)方的郵件地址，避免誤發(fā)造成重要信息泄露，同時(shí)對(duì)他人的電子郵件內(nèi)容、資料等要有保密義務(wù)，未經(jīng)同意，不得以任何形式泄露給第三方。四是交談保密方面。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，在與單位其他部門人員交流時(shí)，不要隨口泄露領(lǐng)導(dǎo)不成熟的意見、決策動(dòng)向、人事調(diào)配等事項(xiàng)，尤其在接待外單位人員時(shí)更要對(duì)企業(yè)內(nèi)財(cái)務(wù)、人事、規(guī)劃、建設(shè)、用戶信息等守口如瓶。針對(duì)外單位索要企業(yè)秘密信息的，如確有必要的，須辦理相關(guān)審批手續(xù)，簽訂保密協(xié)議才可提供。五是新媒體保密方面。當(dāng)今自媒體時(shí)代，微信、微博、QQ等成為人們方便快捷的交流工具，可以隨時(shí)分享個(gè)人動(dòng)態(tài)，也可以組建群組安排布置工作，但秘書在使用這些社交軟件或社交平臺(tái)時(shí)要堅(jiān)守保密原則，謹(jǐn)言慎行。不發(fā)任何與工作有關(guān)的朋友圈動(dòng)態(tài)及信息，微博、QQ等的登錄密碼設(shè)置也不要過于簡(jiǎn)單。在日常生活中要注意甄別掃碼活動(dòng)，不貪便宜，不給病毒入侵機(jī)會(huì)。

四、結(jié)語

電力企業(yè)行政部門綜合能力較強(qiáng)，同時(shí)要擔(dān)負(fù)多項(xiàng)事務(wù)，對(duì)電力企業(yè)發(fā)展生產(chǎn)具有重要影響。因此，本文將對(duì)提高電力企業(yè)辦公室行政秘書工作水平進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的建議，從而實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)行政工作人員水平的有效提升。