加強企業文書檔案信息化建設的若干思考及建議

王雪

（吉林市城市建設控股集團有限公司，吉林 吉林市 132000）

一、企業文書檔案信息化建設現狀和存在的問題

（一）基礎薄弱，亟待加強

許多企業文書檔案信息化建設工作起步較晚，各類文書檔案信息收集與處理缺乏統一標準，比如紙質文書檔案還可統一整理、編排目錄以及立卷裝訂歸檔，而其他比如聲像檔案則無法與之一致，而進行信息化建設首先需要解決所有文書檔案的一體化處理問題，工作量大，時間緊迫，需要花費時間和精力購置電子計算機、掃描儀、掃描儀等相應的數字化處理設備，開發相應的數據庫管理軟件，聘請軟件開發人員進行企業檔案信息化規劃與設計，同時需要文書檔案人員將既往文書檔案統一進行數字化處理，要確保加工處理所形成的電子文檔真實準確、完整規范，工作量較大。

（二）缺乏頂層設計和統一規劃

有的企業文書檔案數據庫不能與辦公自動化系統互通，無法實現數據資源的網絡拓展；有的企業沒有實現網絡數據資源的流通流轉；有的企業雖然建立文書檔案數據資源，但缺乏安全保密意識和行之有效的維護手段，這些都會造成資源的浪費損耗和安全隱患。企業之間，由于各自開發軟件，各成一體，形成的數據難以對接，限制了檔案信息資源的合理流動和共享開發，背離了信息化建設的初衷。

（三）信息化建設人才匱乏

目前各企業進行文書檔案信息化建設，多是通過臨時委托軟件工程開發人員進行設計編程。由于缺乏規劃要領，加之企業自身沒有這方面的人員儲備，軟件的設計開發難以貼近需求，重復設計，雜亂無章，很難保持信息化建設的系統性和一致性，也難以保證管理信息系統維護的長期性和有效性。由于企業自身的文書檔案工作人員專業背景的限制，以及過去遺留下來的文書檔案人員“干與不干一個樣，干得好壞無差別”的落后意識，使部分文書檔案工作人員滿足于工作現狀。

二、加強文書檔案信息化建設的建議和措施

（一）建立制度，規范開展

首先要明確管理規范，包括數字檔案相關要領定義、收錄、移交、整理、價值鑒定、存儲、歸類、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等方面的規范標準；還要注重業務規范的實施，包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、原數據標準、對象數據格式標準等的運用；要加強技術規范的落實，包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式標準、數字水印標準、電子簽章標準、加密算法標準等的制定完善。

（二）打好文書檔案信息化建設的基礎

將不同介質來源、不同類型的原始文書檔案，經過數字化處理，使之成為一體化電子文檔，從而形成有序結構的電子檔案數據庫，這是文書檔案信息化建設的重要前提和基礎。因此原始文書檔案的數字加工處理和電子文檔的及時準確傳輸及保存至關重要，這是確保企業文書檔案信息化建設質量水平的重要基礎，從事數字化工作的文書檔案人員的工作水平和責任心直接影響到信息化工作的根基，在對企業過去留存的紙質檔案進行數字化處理時，要對其進行適當整理，梳理規范目錄內容；對由于年代久遠及保存不當造成破損嚴重的文書檔案材料，要抓緊進行修復，修復完成后再進行掃描處理。紙質檔案掃描完成后要進行編號立卷，與原版紙質檔案要同步對應，經核對無誤后需企業主管領導簽批通過，因此需要企業本身對此項工作給以足夠的重視，夯實文書檔案信息化建設的基礎。

（三）不斷加強文書檔案從業人員職業素質

要嚴格對現有從業人員的管理和考核，對其進行辦公自動化、網絡操作等計算機技術的講授，經常組織文書檔案工作人員參加各類學習培訓和重要的檔案會議，積極組織文書檔案工作人員參加檔案信息數字化建設分析研究、服務咨詢等方面技術交流，使其不斷提高業務技術水平和工作本領，還要加強從業人員的經驗溝通交流，提高其對于信息化建設工作重要性和必要性的認識，及時轉變過時的檔案管理觀念，不斷加強其工作責任心和業務能力，同時根據員工的責任心、進取心、工作時效和實績來真實、客觀地評定員工的業績，激發員工的工作積極性。

三、結束語

隨著數據處理效率和利用程度不斷提升，利用網絡技術，對于企業文書檔案進行計算機聯網處理，實現文書檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，快速便捷，準確全面，大大提高了文書檔案管理工作的便利和效率。同時，因企業發展需要，對于文書檔案資源開發與利用的需求日益迫切，進一步提高企業文書檔的利用價值，為企業的生產、管理和科研服務，不斷加強文書檔案的信息化建設已成為企業信息化建設的重要任務和發展必然。