淺談檔案管理信息化建設

曹剛

（齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區勞動就業局，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

在信息技術高速發展的今天，信息化技術走入了各個工作崗位，檔案管理也是如此。利用信息化技術，使得檔案管理的工作效率提升，利用計算機的儲存功能，將大量的信息有序存儲在計算機中，節省了大量的人力物力資源。利用信息化技術，檔案管理工作人員可以相互學習、交流經驗，對提升崗位專業技能起到了促進作用。

一、信息化技術在檔案管理中的應用價值

（一）便捷的信息查詢與分類功能

在檔案管理中有效使用信息技術，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理中，職稱評定、干部選拔行為都需要對參加評定和選拔的人員進行相關信息的統計。候選人每年的工作評級、近年來是否獲得嘉獎等等，多應該考慮在內。對于職稱評定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學習成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個文件核對的。有了信息化技術，可以利用查詢功能，調出相關項目的具體信息，讓信息的獲取非常方便。

（二）信息的保存更加安全，可備份保存

檔案資料的保存過程中，最容易出現問題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術，讓資料的保存多了一道防護屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲，還以電子信息的形式存儲在計算機當中。而信息技術的發展，讓存儲的空間變得巨大，小小的計算機可以存儲大量的信息。所以檔案信息通過信息技術得到了二次保存。又由于存儲空間大，一些重要的檔案信息還可以通過移動硬盤等設備進行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲更為安全了。

二、做好信息化檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理者的信息化管理水平

一是檔案管理者必須具有較強的計算機應用能力。另外，管理者至少具有全日制大專畢業背景，并且具有耐心、熱情、積極的工作態度。二是通過與單位各部門領導溝通協議，制訂各階段需要存檔的數據和資料，并及時進行登記、歸檔入庫，避免檔案重復、散雜、零亂，制訂并完善檔案管理制度，嚴格按照各項規定執行，保證歸檔工作有序進行。三是培養大數據分析的專業技術人才，能有效避免擁有大量數據卻不懂數據分析的情況出現。四是開發檔案管理數據平臺，每個單位都具有自身的特殊性，這就要求我們必須結合本單位實際及檔案建設特點，開發出一套符合我們自己數據的分析管理工具。

（二）提高信息利用率

利用信息化進行檔案管理，不僅僅可以實現電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。雖然這種服務方式可以大大提高檔案管理的質量和效率，但是我們也不能忽略網絡存在的風險和隱患。一是加強網絡安全不斷更新加密技術，通過加密原有信息可以轉化成亂碼，并以亂碼的形式保存下來，這樣有效地防止檔案信息被破譯而造成的損失。二是不斷加強防寫技術，利用該技術后，可以將檔案信息設置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界想對檔案信息進行修改則無法實現。三是主機不能使用U盤、軟盤、移動硬盤等存儲工具，避免計算機病毒入侵、泄密等問題。四是加強機密檔案資料的安全管理，建立健全機密單杠安全管理制度，防止違規操作情況的出現。針對機密檔案采取單獨管理、重點管理的措施，設置專門管理人員，并定期對機密檔案進行核查。五是增強檔案管理人員的保密意識，做好內網系統查詢權限及檔案傳遞期間的管理，嚴格按審批登記制度執行。

三、提高檔案管理人員的創新服務觀念

一是工作人員應該通過各種途徑獲得檔案工作豐富的知識，并通過各種媒體獲得檔案管理的信息，提高檔案管理的法律意識。二是通過檔案的整理提高檔案的利用率，研究利用者信息利用的預測能力和利用率。三是要充分利用互聯網等信息手段提高服務質量，給檔案使用者提供主動、多元化、開放型的服務，實行多形式、多渠道拓展服務方式可以有效提高服務質量。建立信息資源數據庫，方便信息檢索，數據庫能有效實現眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。只有與時俱進的思維和不斷求變的發展意識，才能將檔案管理工作做得更好，給使用者提供更高質量的服務。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。