新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考

李晗

（單縣婦幼保健院，山東 菏澤 274300）

檔案作為一種原始文獻(xiàn)可將歷史真實(shí)面貌再現(xiàn)，而醫(yī)院檔案可提供最真實(shí)的數(shù)據(jù)和豐富的原材料醫(yī)院，使之順利開(kāi)展各項(xiàng)工作。所以，醫(yī)院一定要在檔案管理工作上做進(jìn)一步加強(qiáng)，為新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展提供有效支持，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作效率的提高。

一、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）忽視了檔案管理工作的重要性

如今，大部分醫(yī)院的檔案管理工作均是一些非專(zhuān)業(yè)人士在負(fù)責(zé)，新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)不牢，缺乏豐富的檔案資料管理經(jīng)驗(yàn)，如此便對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展造成了極大的影響。除此之外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者也未對(duì)檔案管理工作引起重視，對(duì)經(jīng)濟(jì)效益過(guò)于注重，因而使基層工作人員的積極性不高，減弱了他們對(duì)檔案管理工作的責(zé)任心和耐心。

（二）缺乏對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)

醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)積極參加技能培訓(xùn)，將自身檔案管理技能水平不斷提高，但就現(xiàn)在的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，讓其在新形勢(shì)下不能將檔案管理工作中存在的問(wèn)題給認(rèn)識(shí)到，當(dāng)棘手問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，不能及時(shí)解決，還有一些人故步自封，憑自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行處理，創(chuàng)新意識(shí)不足，讓醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展受到嚴(yán)重阻礙。

（三）未擁有專(zhuān)業(yè)化的檔案管理手段

大多數(shù)醫(yī)院都對(duì)醫(yī)療手段的改革十分關(guān)注，在聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)醫(yī)務(wù)人員、購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備方面非常積極，但卻沒(méi)有對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的引入引起重視，進(jìn)而讓檔案管理工作較為落后，使醫(yī)院整體的發(fā)展受到阻礙。還有一些醫(yī)院試著在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段，但由于檔案管理工作人員運(yùn)用技術(shù)知識(shí)不及時(shí)，使之科學(xué)性欠佳，所以既讓工作效率受到影響，也使醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展受到阻礙。

二、新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視，提高全員的檔案管理意識(shí)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理是順利開(kāi)展醫(yī)院檔案工作的一項(xiàng)重要前提，各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需帶頭做好檔案管理工作，在醫(yī)院的重要議事日程中加入檔案管理，除了對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)盡心發(fā)展，還應(yīng)將醫(yī)院檔案的管理工作做好，利用各種各樣的形勢(shì)，將檔案管理的內(nèi)容與重要性傳遞給醫(yī)院管理干部與檔案管理人員，促進(jìn)醫(yī)院全員檔案管理意識(shí)的提高[1]。另外，醫(yī)院還需培訓(xùn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，第一時(shí)間把先進(jìn)的檔案管理理念與方法傳輸給檔案管理人員，讓其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)進(jìn)一步提高。

（二）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)制度建設(shè)

對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的意義有一明確認(rèn)識(shí)，將科學(xué)的檔案管理體系建立起來(lái)，健全檔案管理制度。成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，使之不再隸屬于行政辦公室，并對(duì)其職能予以明確，在職能科室與臨床科室中將檔案兼職人員及其工作職責(zé)清楚告知，形成管理體系。健全檔案管理制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，將醫(yī)院的工作特點(diǎn)與檔案管理的實(shí)際需要結(jié)合起來(lái)，制定科學(xué)合理且行之有效的規(guī)章制度，完善《醫(yī)院檔案管理制度》，制定具體的《醫(yī)院檔案信息管理辦法》，以免檔案管理工作出現(xiàn)無(wú)章可循，無(wú)例可循的情況。同時(shí)把相應(yīng)的考核制度制定出來(lái)，在科室責(zé)任目標(biāo)中納入檔案管理工作，根據(jù)檔案制度實(shí)施情況實(shí)施獎(jiǎng)懲，做到有錯(cuò)必糾，有功必賞，把責(zé)任落到人頭上，將制度的權(quán)威性充分體現(xiàn)出來(lái)，借助制度加強(qiáng)管理檔案，促進(jìn)水平提高。

（三）完善檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作

檔案管理工作的范圍非常廣，不僅醫(yī)院各部門(mén)工作中的信息資料包括其中，且醫(yī)院接受治療的患者病歷也屬于其范疇。若未妥善保管這部分資料，就會(huì)影響到醫(yī)院工作的正常開(kāi)展，因此檔案管理人員需將在工作中將高效的管理機(jī)制制定出來(lái)，以標(biāo)準(zhǔn)化的形式管理檔案信息。同時(shí)按照統(tǒng)一的管理模式歸類(lèi)處理檔案，如此能夠在整理檔案信息的過(guò)程中將諸多不必要的麻煩省去。而為了提高管理工作效率，醫(yī)院管理層人員需對(duì)新型管理手段予以開(kāi)發(fā)研究，對(duì)國(guó)外先進(jìn)的管理方法展開(kāi)學(xué)習(xí)借鑒。同時(shí)，醫(yī)院也應(yīng)將相應(yīng)的新型硬件設(shè)施購(gòu)入，積極運(yùn)用當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)簡(jiǎn)單高效的開(kāi)展檔案工作，如此不但能充分保障檔案信息，還可減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，使檔案信息管理朝著自動(dòng)化和智能化的方向發(fā)展。

（四）利用信息技術(shù)，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量

所謂檔案管理信息化，即利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與相應(yīng)的軟件程序科學(xué)分類(lèi)錄入所有庫(kù)存資料與以后發(fā)生的檔案資料，讓檔案資源共享的動(dòng)態(tài)變化過(guò)程順利實(shí)現(xiàn)[2]。以往，我們并未將檔案信息資料的重要性認(rèn)識(shí)到，片面的認(rèn)為將醫(yī)療、護(hù)理、科研、人事、文秘、基建、財(cái)務(wù)、榮譽(yù)、聲像等隨時(shí)產(chǎn)生的各種門(mén)類(lèi)與載體的檔案資料存放在檔案室就完成了任務(wù)，并未借助現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、相應(yīng)的軟件程序?qū)ζ溥M(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)與錄入，實(shí)現(xiàn)資源共享。而現(xiàn)在，我們應(yīng)通過(guò)現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)各種檔案信息進(jìn)行收集整理，將局域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建立起來(lái)，并采取有效保密措施，保證到一方收集、多方享用的目標(biāo)成功達(dá)到，將傳統(tǒng)的管理理念與模式打破。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

檔案管理工作創(chuàng)新的主體是檔案管理人員，其同時(shí)扮演著組織者與實(shí)施者的角色，所以，一定要將檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高[3]。第一，可把經(jīng)常化、制度化的培訓(xùn)制度建立起來(lái)，促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提高。定期考核檔案管理人員，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，把其工作積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，以飽滿(mǎn)的熱情參與到檔案管理工作中，把檔案管理的創(chuàng)新性充分發(fā)揮出來(lái)。第二，檔案人員需深入一線對(duì)醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求展開(kāi)調(diào)查研究，在熟悉檔案室藏后，對(duì)其予以熟練利用。

結(jié)語(yǔ)：總而言之，醫(yī)院進(jìn)行整體規(guī)劃與管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是醫(yī)院檔案，其對(duì)醫(yī)院建設(shè)和管理至關(guān)重要。為與現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)需要相適應(yīng)，就一定要加強(qiáng)檔案管理，把相關(guān)措施落到實(shí)處，讓檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性得到充分保證，將完整可靠的檔案資料提供給醫(yī)院今后的發(fā)展。