淺談檔案管理在促進婦幼保健機構(gòu)持續(xù)發(fā)展中的作用

鄧惠欣

（鄂東醫(yī)療集團黃石市婦幼保健院，湖北 黃石 435000）

引言

婦幼保健機構(gòu)的檔案信息可以從各個角度詳細記錄其在各個時期的發(fā)展詳細與狀態(tài)，是婦幼保健機構(gòu)發(fā)展過程中的成長記錄單，同時具備較強的決策引導(dǎo)作用，引導(dǎo)婦幼保健機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)與管理者的決策更為科學、正確。

一、檔案管理在婦幼保健機構(gòu)持續(xù)發(fā)展中的作用

（一）促進婦幼保健機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層決策正確性

對婦幼保健機構(gòu)的病例檔案、數(shù)字信息等醫(yī)療信息與制度進行匯編，可讓婦幼保健機構(gòu)各個科室的工作基礎(chǔ)情況得到量化，進而提升對醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)患醫(yī)療費用的變化的統(tǒng)計水平，幫助婦幼保健機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層對重要數(shù)據(jù)資料的掌握與統(tǒng)計，盡快制定出合適的管理措施，讓婦幼保健機構(gòu)的管理水平更高。

（二）可以促進婦幼保健結(jié)構(gòu)的精神文明建設(shè)水平的提升

婦幼保健機構(gòu)的精神文明建設(shè)工作的核心是踐行“三個代表”的重要思想，讓“三個文明”的建設(shè)工作水平得到提升。醫(yī)務(wù)人員的工作積極性與醫(yī)德醫(yī)品建設(shè)工作的落實水平高低息息相關(guān)，因此必須重視此項工作的落實力度與水平。檔案管理工作的水平可以對每個醫(yī)務(wù)人員的服務(wù)水平、態(tài)度、質(zhì)量以及醫(yī)品等指標進行顯示，因此可以幫助婦幼保健機構(gòu)對醫(yī)療隊伍的整體情況掌握。

（三）可促進婦幼保健結(jié)構(gòu)后勤建設(shè)水平

婦幼保健結(jié)構(gòu)的工作的落實中，基礎(chǔ)建設(shè)水平占據(jù)著重要的地位，也是基礎(chǔ)組成部分。檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作不僅影響婦幼保健機構(gòu)的規(guī)劃、建設(shè)以及管理工作水平，還可對這些工作的信息調(diào)取要求進行滿足，提供出詳細的歷史數(shù)據(jù)，對各類醫(yī)療糾紛以及歷史文獻進行信息與素材方面的支持。

二、婦幼保健機構(gòu)加強檔案管理的策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提升檔案管理工作意識

檔案管理工作水平的高低與婦幼保健機構(gòu)管理層是否具備高度重視的管理意識息息相關(guān)，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革工作的落實與深入，檔案信息資源的時效性與價值性要求不斷提升，因此在信息資源管理共享方面必須借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)讓檔案管理實現(xiàn)信息化，進而滿足人們在檔案信息參考與使用方面的需要。與此同時，檔案管理工作的信息化水平越高，人們體驗到的服務(wù)水平也就越高，信息更為詳細。因此傳統(tǒng)的但管理模式已經(jīng)無法滿足時代運作與人民群眾使用方面的需要，婦幼保健機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層必須順應(yīng)時代發(fā)展，提高醫(yī)院當管理工作的重視力度，優(yōu)化工作運作模式，借助更多的先進設(shè)備與信息管理平臺，提升到檔案信息管理工作與服務(wù)水平。

（二）從管理隊伍建設(shè)上提升檔案的管理建設(shè)水平

檔案管理隊伍工作人員的整體素質(zhì)也會影響到管理工作的質(zhì)量水平，尤其是信息技術(shù)深入到各個行業(yè)發(fā)展過程中的社會運作背景下，但管理工作的信息化對工作人員提出了更多技能理念方面的要求，工作人員必須熟識檔案學信息傳播學方面的理論知識，同時還具備一定的計算機操作能力，能夠適應(yīng)辦公室自動化模式的轉(zhuǎn)變。想要提升檔案管理工作水平，必須從工作人員的素質(zhì)方面入手，打造理論知識扎實、操作技能高超的綜合型高素質(zhì)人才隊伍。為了讓這個目標更為迅速地實現(xiàn)，婦幼保健機構(gòu)檔案管理部門可從兩個方面著手開展工作：首先，高度重視專業(yè)人才的引進，采用高薪、良好福利待遇的方式引進更多的專業(yè)人才，以此帶動大管理工作開展的整體水平提升。其次，增加檔案管理工作人員的內(nèi)部培訓(xùn)力度，定期執(zhí)行理論知識與操作技能方面的培訓(xùn)，讓檔案管理工作的信息化水平更高。

（三）實現(xiàn)婦幼保健機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化

提升婦幼保健機構(gòu)檔案管理現(xiàn)代化水平，可從以下幾個方面入手：第一點，加強婦幼保健機構(gòu)檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，讓檔案信息得到更為精細及安全的儲存。在庫房建設(shè)中還要對各類檔案進行詳細規(guī)劃，讓檔案信息獲得分門別類的處置，促進信息儲存的完整性。第二點，加強管理工作的信息化水平，及時更新落后的管理手段，利用計算機程序、管理技術(shù)對檔案信息進行電子形式的收集與整理，還要對信息產(chǎn)生收集開發(fā)利用等環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控，設(shè)置資源管理的內(nèi)部局域網(wǎng)，讓檔案資源可以隨時更新，同時實現(xiàn)大范圍的信息共享。第三點，構(gòu)建檔案管理掃描系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的人工錄入方式，利用直接掃描系統(tǒng)將檔案信息掃描錄入到計算機中，利用專業(yè)的處理軟件對這些檔案信息進行處理，提高檔案管理工作的信息化水平與管理質(zhì)量意識。同時，還要對檔案信息的現(xiàn)代收集手段進行大范圍普及，借鑒其他醫(yī)療機構(gòu)以及行業(yè)的管理先進經(jīng)驗，全面提升婦幼保健機構(gòu)的檔案管理工作水平，讓其獲得更為高水平的優(yōu)化。

（四）管理層面上提升檔案管理工作的力度

從完善現(xiàn)有管理制度層面入手，可以保證檔案管理工作的水平提升更為迅速，檔案部門需要將婦幼保健機構(gòu)的患者病例、文書文件、科研文件、硬件設(shè)備等管理工作進行整合，盡量實現(xiàn)統(tǒng)一管理、保管。檔案的管理人員還需要配合出統(tǒng)一的管理制度，樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識，促進婦幼保健機構(gòu)的檔案信息安全水平達到標準，保證檔案信息的查閱與使用都能得到更為全面的安全性保證。其次是構(gòu)建出一個科學的管理標準，對檔案管理人員的行為進行約束，要求其嚴格按照管理制度開展檔案信息的收集與管理工作，維護管理工作的標準化與規(guī)范化。再次，加大婦幼保健機構(gòu)的電子文件管理制度建設(shè)，重視電子文件與數(shù)據(jù)備份管理工作，防止電子文獻與數(shù)據(jù)遭到破壞。

結(jié)語

通過以上文章的論述，可以從中總結(jié)到的結(jié)論是婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作的水平高低直接影響著機構(gòu)發(fā)展速度的快慢，同時還對其發(fā)展的歷史進行信息顯示，有著不可替代的作用與價值。檔案管理工作人員必須審時度勢的提升自身的綜合素質(zhì)，豐富理論知識的同時，學習更多的信息操作技術(shù)，從根本上提升此項工作的運作信息化水平，并采取有效的管理措施穩(wěn)定婦幼保健機構(gòu)的發(fā)展與壯大節(jié)奏。