關(guān)于學(xué)生檔案管理工作的分析

李麗君

（廊坊市高級(jí)技工學(xué)校，河北 廊坊 065000）

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活和各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，它作為中職檔案的一個(gè)重要組成部分，會(huì)對(duì)學(xué)生今后的學(xué)習(xí)、工作和生活產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。所以，中職對(duì)學(xué)生檔案的管理工作直接影響到學(xué)生的切身利益，做好此工作具有非常重要的意義，也是中職總體工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理體制不規(guī)范，管理人員隊(duì)伍薄弱

目前我國(guó)還未頒布相應(yīng)的檔案管理法律法規(guī)，導(dǎo)致檔案管理單位不統(tǒng)一。有的中職學(xué)生檔案管理由就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)，有的由學(xué)生處負(fù)責(zé)、有的由系部負(fù)責(zé)、有的由檔案部門負(fù)責(zé)。如某學(xué)校學(xué)生檔案管理由學(xué)生處管理學(xué)生事務(wù)的老師兼管，整個(gè)學(xué)校學(xué)生人數(shù)超過(guò)1萬(wàn)人才配備一名兼管老師。隨著學(xué)校擴(kuò)招，新生數(shù)量的不斷加大，學(xué)生檔案的管理工作也變的越來(lái)越復(fù)雜，原有的中職學(xué)生檔案管理人員已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有學(xué)生的需要，出現(xiàn)人手嚴(yán)重不足的現(xiàn)象。加之兼管老師幾乎未接受過(guò)任何檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)和基本技能，只能自己摸索，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用，管理人員隊(duì)伍相當(dāng)薄弱。

（二）管理技術(shù)落后，檔案存放散亂

現(xiàn)階段學(xué)生檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，并且檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，在這種管理技術(shù)嚴(yán)重落后的情況下，學(xué)生要想查看自身檔案，必須進(jìn)行手動(dòng)查找存放在檔案柜里的紙質(zhì)檔案，不能進(jìn)行信息網(wǎng)絡(luò)搜索。而且沒(méi)有專門的學(xué)生檔案室，檔案只能分散存放在各辦公室文柜里，存放較為散亂，不便于檔案的管理。管理方式實(shí)屬粗放式管理，沒(méi)能把學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量也不斷增加，原始的管理技術(shù)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化中職的發(fā)展需要。盡管很多的中職都配備了計(jì)算機(jī)，但是并未真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化，僅僅是現(xiàn)代化的管理工具發(fā)生了變化，檔案的管理方式并沒(méi)有發(fā)生本質(zhì)的變化。在這種形勢(shì)下，學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化進(jìn)程還需要很長(zhǎng)的一段距離。

（三）學(xué)生檔案內(nèi)容單一

學(xué)校學(xué)生檔案內(nèi)容只有固定的幾種：學(xué)生登記表、學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證存根、學(xué)生綜合測(cè)評(píng)、畢業(yè)生資格審查表、中學(xué)檔案。內(nèi)容千篇一律，固定化、模式化，既不能反映學(xué)生的全貌，也不能突出學(xué)生的個(gè)性，僅僅是反映了學(xué)生的部分情況和表現(xiàn)。從用人單位的需求出發(fā)，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，用人單位在招聘時(shí)已經(jīng)不僅僅注重學(xué)生的成績(jī)，還注重學(xué)生的各項(xiàng)基本素質(zhì)，比如組織能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等。所以，從這個(gè)角度來(lái)看，現(xiàn)有的學(xué)生檔案是不能滿足用人單位的需求的。另外，學(xué)生檔案材料不全面，也不利于教師選拔學(xué)生干部和對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理，會(huì)直接影響學(xué)生各方面能力的培養(yǎng)。從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)，檔案材料幾乎沒(méi)有被開(kāi)發(fā)利用過(guò)，在學(xué)生畢業(yè)時(shí)才從各個(gè)教學(xué)管理部門匆匆收集材料、匆匆裝入檔案。只有在畢業(yè)生擇業(yè)時(shí)才被用人單位調(diào)閱，檔案資源被閑置，沒(méi)能發(fā)揮更多的作用。檔案材料的不足，也使學(xué)生檔案無(wú)法反映學(xué)生素質(zhì)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程。

二、改善措施

（一）國(guó)家或省出臺(tái)相關(guān)檔案管理規(guī)范文件，明確檔案管理制度，提高管理方法

中職應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，按國(guó)家相關(guān)文件要求制定適合自身管理法規(guī)和細(xì)則。

（二）引進(jìn)各種硬件、軟件管理設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理

學(xué)校應(yīng)該重視學(xué)生檔案管理，加大資金投入，如購(gòu)買或開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)、掃描儀等，實(shí)行檔案過(guò)機(jī)入庫(kù)，檔案檢索數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等。逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案，將每個(gè)學(xué)生可以規(guī)范化的檔案材料錄入到學(xué)生檔案信息庫(kù)中，在建好基本信息的基礎(chǔ)上，隨時(shí)錄入學(xué)生的最新信息，并及時(shí)對(duì)錄入的信息進(jìn)行維護(hù)和更新，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。在日常工作中我們可運(yùn)用信息庫(kù)存，對(duì)學(xué)生的個(gè)人信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)。當(dāng)用人單位來(lái)考查學(xué)生時(shí)，就可以及時(shí)為其提供或打印一份準(zhǔn)確的畢業(yè)生個(gè)人信息資料。這樣不僅有利于檔案的規(guī)范化和科學(xué)管理，還有利于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。學(xué)生檔案的信息化管理也正是未來(lái)學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

（三）豐富檔案內(nèi)容，及時(shí)歸檔

大學(xué)對(duì)一個(gè)人的發(fā)展來(lái)說(shuō)，是至關(guān)重要的，前面提到的檔案下放到系部管理，有利于檔案材料的及時(shí)歸檔，學(xué)生材料一形成，即可裝入檔案，避免了學(xué)生畢業(yè)時(shí)才匆匆歸檔。大學(xué)生在校期間的內(nèi)容應(yīng)盡可能的詳細(xì)可靠除了傳統(tǒng)的材料外，應(yīng)增加能夠反映學(xué)生特色和時(shí)代特色的材料，諸如學(xué)生的大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書，計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書，大學(xué)生心理測(cè)試成績(jī)，發(fā)明創(chuàng)造證書，能力、技能競(jìng)賽證書，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料、科技創(chuàng)新項(xiàng)目的合同、結(jié)題報(bào)告、學(xué)生創(chuàng)業(yè)實(shí)踐材料、誠(chéng)信檔案材料、處分材料等。處分材料如實(shí)入檔可大大提高對(duì)學(xué)生的威懾力，對(duì)降低學(xué)生違規(guī)行為有著極其重要的作用。更多更詳細(xì)的材料更能突出學(xué)生的特點(diǎn)，大大提高畢業(yè)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

學(xué)校要加大對(duì)學(xué)生檔案知識(shí)的宣傳力度，通過(guò)校報(bào)、廣播、校園網(wǎng)站、展覽、就業(yè)指導(dǎo)課等宣傳檔案的重要性。要讓學(xué)生知道學(xué)生檔案是干部人事檔案的重要組成部分，缺少檔案材料會(huì)對(duì)自己今后的發(fā)展不利，自覺(jué)增強(qiáng)檔案意識(shí)，配合做好學(xué)生檔案的管理工作。