探討人事檔案管理的信息化建設

馮繼萍

(吉林省洮南市環境衛生管理處，吉林 洮南 137100)

一、人事檔案管理信息化建設的意義

在當前信息時代，信息技術在各行各業中廣泛應用，事業單位人事檔案管理工作引入信息技術，并將構建人事檔案管理系統作為當前人事檔案管理工作的重要內容。在事業單位人事檔案管理信息化建設工作中，其對于事業單位人事檔案管理工作具有極為重要的意義。

（一）簡化歸檔流程，提高檔案管理工作效率

通過利用信息技術來對人事檔案進行分類和歸檔，具體可以基于不同類型將人事檔案劃分為不同信息模塊，并以時間線進行排序。這樣進一步簡化了人事檔案歸檔流程，也為后續人事檔案調檔借閱奠定了良好的基礎。而且通過人事檔案信息化建設，還可以有效的保證檔案信息的完整性，進一步節約整理、錄入和歸檔的時間，通過對人事檔案進行分類和高速檢索，有效的提高了檔案利用效率，為人事檔案管理工作效率的提升起到了積極的促進作用。

（二）降低人事檔案管理成本

對于事業單位而言，其對人員信息調查了解具有嚴格的要求，而且覆蓋面十分廣泛，這也導致事業單位紙質檔案信息數量較多，需要占據較大的存儲空間，而且在做好保證檔案信息安全的各項管理舉措，投入的管理成本較高。但通過實現人事檔案管理信息化后，檔案信息采用數字化存儲，所占空間較少，日常工作中做好檔案信息的備份和維護好計算機安全即可，有效的實現了人事檔案管理成本的降低。

（三）實現人事檔案的多樣化管理

事業單位的傳統紙質檔案多以文字記錄和照片記錄等形式存在，檔案資源信息保存方式較為單一，許多有用信息不能及時記錄保存。而人事檔案的信息化建設能以音頻、視頻、圖片等各種形式記錄和儲存人員的各類信息，實現人事檔案資料的多樣化存儲，更好地豐富人員信息資料，為事業單位人員的選拔工作提供有效參考。

二、人事檔案管理的困難點

（一）缺乏統一的管理標準

人事檔案管理信息化建設過程為了有一定的信息化建設標準作為參考和依據，確保人事檔案管理的函利益結構的質量和效率。但是實際上對檔案管理工作的認識幾乎比較空白，且管理標準統一的標準，信息網絡部門無法實現文件資源共享，使文件管理工作的意義變得不可能得到充分反映。

（二）素質較低的管理人員

人是人事檔案管理的主體，因為這種人事檔案管理的質量很大程度上是取決于檔案管理人員的專業水平和全面性質量。然而，在我國目前的人事檔案管理中，缺乏高素質的專業管理人才，無法滿足要求。

（三）新時期人事檔案管理的優化對策

對人事檔案的管理人員進行專業培訓，人事檔案的信息管理離不開廣大基層管理人員的辦公室操作；辦公室業務網絡；電子數字化；辦公室業務。基層管理人員是主要的信息管理物質基礎是開發和利用信息資源。因此，在新形勢下開展人檔案管理信息化建設必須加大對基層檔案管理人員的專業培訓，建立完整和完善網絡信息管理系統改善人事檔案信息管理工作的效率，現在的人事檔案替代管理之路。

三、事業單位人事檔案管理信息化建設的策略

（一）建立健全人事檔案管理制度

科學合理的制度是保障事業單位人事檔案信息化建設有序推進的重要基礎。因此，對于事業單位檔案管理部門來說，必須要深入參考人事檔案信息化建設的實際情況，主動與事業單位既有的信息化建設資源進行充分的整合，同時主動考慮事業單位相關的資金、政策，設計一套科學、合理、規范的制度，全面規范人事檔案管理信息化建設相關的流程，并且需要根據人事檔案管理信息化建設的具體情況，針對規章制度進行動態的調整、優化，使其能夠更好的服務信息化建設，促進人事檔案管理信息化建設的有序推進。

（二）健全檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱的效率

由于事業單位人事檔案數據來源相對廣泛，為了進一步提高檔案栓塞效率，可以實施跨系統查詢操作。在具體操作過程中，需要與單位實際情況相結合，構建綜合業務檔案數據庫，實現對人事檔案的動態管理和維護。在日常工作中，可以針對各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據綜合查詢的暢通性。同時還要針對人員權限合理進行設置，進一步完善檔案借閱登記制度，確保實體檔案、電子檔案的借閱及下載打印等多種形式的同步操作，全面提高內部檔案使用效率，實現人事檔案的規范化管理。

（三）以實際需求為導向，加大數字化設施投入力度

事業單位人事檔案信息化建設離不開先進的信息錄入系統和管理系統，也離不開穩定、齊全的工作設備。因此，單位需結合實際發展需求，及時配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障信息化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際為依據設計人性化、科學化的檔案信息化管理系統，實現人事檔案管理的現代化、自動化、網絡化和文檔一體化目標，能使人事檔案管理由被動接收檔案逐步過渡為主動開發檔案價值。

結語

目前，隨著我國事業單位改革進程的推進，事業單位人事檔案管理面臨著新的挑戰。人事信息快速增加，信息數據復雜程度前所未有，事業單位要想從容面對這些情況，必須進行人事檔案管理信息化建設。各事業單位都要認識到檔案信息化對于本單位的意義，注重提高管理人員的素質，完善人事檔案信息化管理制度，不斷完善硬件設施，促進檔案信息資源共享，做好人事檔案管理信息化的數據庫建設與安全防護，推進本單位工作快速跟上時代發展的步伐。