新形勢下提升機關事務管理檔案價值的思考

李敏

（江蘇省鹽城市鹽都區委老干部局，江蘇 鹽城 224001）

檔案就是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，可以說檔案是直接形成的歷史記錄。而“檔案管理工作”就是對比較重要的檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用。而在當今新形勢下，人們對檔案的依賴愈發嚴重，導致檔案管理工作也越來越重要。而相對時代落后的檔案管理工作的方式與理念無法與當今形勢相契合，難以滿足人們對檔案的日常需求。所以，提升機關事務管理檔案的價值是勢在必行的。

一、檔案管理工作的意義

（一）檔案管理是行政管理工作的一部分，大到國家、小到企業的各項規章制度的制定都有“檔案”的影子。況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據。

（二）檔案是詳細真實的歷史數據。檔案的這種性質使得它可以為所有機構的管理提供各種依據。其次，各種機構中各種項目的檔案管理會促進整個機構的運營，最終不斷提升各種項目的盈利和管理。其次，檔案詳細真實地記錄著相關機構中的何人在何時、何地進行了何種活動，可使機構中人員的責任更加明確。

（三）檔案是所屬機構文化的重要組成部分，它是發展歷程的見證者，也是精神文化與價值觀的具體體現，因此它在所屬機構文化中有著無可取代的作用。其次，這也說明檔案是一種教育資源，它可以用作對員工培訓時的參考資料，因為真實的歷史案例更加具有說服力、更能讓人信服。

二、檔案管理工作中存在的問題及相應的解決對策

（一）檔案管理工作的方式有待創新

新形勢下的檔案管理工作較之以往更加具有專業性和程序性，所以檔案管理工作的方式需要創新。現代的檔案管理工作可分為檔案實體管理和檔案信息開發。檔案實體管理指的是對檔案進行收集、整理、保管、統計等一系列的過程；而檔案信息開發又分為信息加工和信息輸出兩部分，信息加工指的是對檔案進行目錄編制、文獻匯編的編輯和參考資料的撰寫，信息輸出指的就是對社會提供服務的過程，人們可以通過種種方式對檔案進行閱覽、復制、查詢等多項活動。所以說現代的檔案管理工作是一個龐雜的系統，但是工作者往往因為沒有及時學習以及采用新型的管理手段，導致在檔案管理工作中出現很多問題。尤其是在電子檔案管理工作中，達不到行業標準的管理手段無法確保電子檔案的信息安全，也無法合理的對電子檔案進行存儲管理。

（二）相關單位需要予以重視

在當今時代，相關事務單位領導輕視檔案管理工作已經成為普遍現象，往往只在需要安排工作的時候找一些非專業的人去從事這項工作，這種兼職人員往往由于不懂其中的專業知識，導致檔案實體管理時出現錯誤，嚴重威脅著檔案管理工作的質量。例如，將檔案混裝、對檔案內容進行修正時出現錯誤等等，嚴重影響到檔案的詳細真實性與連續完整性。其次，單位領導的不重視，也使單位內的各個部門存在著敷衍了事的心理，不積極的配合檔案管理工作，從而無法使檔案管理工作正常的、有序的運行。所以，單位領導要充分將檔案管理工作重視起來，充分利用專業的從事檔案管理工作的人員，既能使檔案管理工作正常運行，也可以留住人才。

（三）提高檔案管理工作者的素質

不得不說現在的社會是一個利益至上、缺乏誠信的社會，然而檔案管理工作者接觸的一般都是單位內的機密，例如，機構之間的往來信息、機構的管理項目、甚至是一些科研成果等等，如果他們因為自身利益而竊取其中檔案，使單位內的機密泄露，小到機關單位的發展史、個人資料，大到機關單位中的機密。所以，單位領導注重培養相關員工專業能力的同時，也要注重他們的道德素質。以減少可以威脅到檔案信息安全的一切因素。

三、結束語

在新時代新形勢下，檔案管理工作是非常重要的。我們不能將傳統的檔案管理工作理念代入到當今飛速發展的時代里。以傳統的方式為基本依據，快速的建立健全相關制度，使檔案管理工作的運行更高效、更符合當今時代。讓檔案管理工作更好的服務于社會、服務于人名。希望本文有助于單位內的檔案管理工作。