提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法和對策

劉霞

（晉州市住房和城鄉(xiāng)建設局，河北 石家莊 052260）

在大數據時代，事業(yè)單位檔案管理信息的建設開始從傳統(tǒng)的紙質處理分析轉向網絡處理分析。大數據時代就是對大量數據處理的信息時代，通過積累和保存大量的原始數據，采用一些相關的數據處理能力來提高事業(yè)單位的檔案管理信息化建設水平。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的發(fā)展現狀

（一）現有的檔案管理信息化建設評估體系迫切需要進一步完善

目前基層的事業(yè)單位檔案管理還停留在傳統(tǒng)的管理模式當中，沒有實現檔案管理信息化、制度化、規(guī)范化，尤其對一些突發(fā)事件的考慮不夠全面，使得事業(yè)單位檔案信息化管理建設缺乏一定的實用性。具體來說，在很多事業(yè)單位的費用支出層面，往往會把超出預算水平的成本費用直接計入期間費用。此外，檔案管理信息化建設的一些工作人員和領導者并不完全了解檔案管理信息化建設的重要性，等等這些問題直接導致信息建設評估系統(tǒng)方面的投資嚴重缺乏。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設的內容發(fā)生了很大變化。

在事業(yè)單位檔案信息化管理措施的推動下，網絡檔案管理信息化建設的出現，已成為檔案信息管理建設的最新模式。但是，在工作中，由于網絡文件管理信息的構建的出現，在機構的整體文件管理信息的構建中發(fā)生了以下變化：一是電子單據管理工作的開展。與傳統(tǒng)的文件管理信息構建不同，用于構建網絡文件管理信息的檔案文件管理采用電子文件管理的形式。在實踐中，這些文件管理需要特殊的存儲和管理，這使得事業(yè)單位檔案管理的技術管理受到限制。二是電子貨幣的應用。在事業(yè)單位信息化管理建設中，電子貨幣的應用是事業(yè)單位網絡檔案信息管理建設的重要組成部分。然而，在實際工作中，由于缺乏實質性特征，這種形式的貨幣很難進行傳統(tǒng)的檔案管理信息建設。這給事業(yè)單位信息化和信息化建設的發(fā)展帶來了一定的困難。三是風險管理新內容的出現。在檔案管理信息的建設中，風險管理的發(fā)展起著重要作用。在網絡文件管理信息的構建中，我們不僅需要預防和管理傳統(tǒng)文件管理信息化建設的風險，還需要應對機構信息化管理帶來的新的管理風險。

（三）事業(yè)單位相關檔案管理信息化建設業(yè)務擴展不足

事業(yè)單位檔案管理所處環(huán)境發(fā)生了一定的變化，面臨檔案管理信息化業(yè)務發(fā)展的問題，事業(yè)單位發(fā)展的新型管理模式已經出現，并且迅速在我國事業(yè)單位落地生根。然而由于事業(yè)單位的發(fā)展時間較短，我國資本市場對于事業(yè)單位的認識有限，對于其廣闊事業(yè)單位的發(fā)展前景也未能進行有效的調研。因此，現有業(yè)務單元文件管理信息建設業(yè)務尚未完全擴展，文件管理信息化建設業(yè)務擴展模式單一。

二、完善機構檔案管理信息化管理的方法和措施

（一）加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設管理

在實際運作中，事業(yè)單位檔案管理的信息管理將涉及各種專業(yè)知識和技術部門的工作內容，如通信技術和自動化控制技術，且這些技術的應用是實現機構檔案管理信息化建設的前提，也是保證信息化設備正常運行的有效措施。此外，還要協調各技術部門的工作，系統(tǒng)地管理與大數據技術相關的各種設備的維護和正常運行。此外，還必須在規(guī)劃和工程過程中注重各種技術和設備的管理和控制，及時進行質量檢查，并確保與各種設備的生產負荷相關的技術規(guī)范和要求。因此，為了確保大數據技術和機構檔案管理信息的建設在管理制造機構中得到更廣泛的應用，有必要協調和協調制造業(yè)機構的各個部門，以實現密切合作。

（二）加強對大數據技術和事業(yè)單位信息管理建設的重視

由于大數據技術和機構信息管理建設的高科技含量，有必要確保機構各級領導對此系統(tǒng)給予足夠的重視。通過建立相關的技術專業(yè)組織，培養(yǎng)掌握核心技術的專業(yè)人才，可以開展事業(yè)單位檔案管理的大數據技術和信息管理。其次，除了成本考慮外，在選擇設備時應充分考慮設備的技術應用。要嚴格按照相關技術標準和要求做專業(yè)設備調試，以保證專業(yè)設備的正常應用。

（三）搞好大數據技術發(fā)展檔案管理信息化建設目標

在檔案管理信息化、制度化建設的背景下，各種新的信息技術被廣泛應用于檔案管理信息技術的建設中。為了在激烈的市場競爭中占據有利的市場地位，事業(yè)單位必須在第一時間掌握最新的市場信息，這就需要熟練應用電子信息和信息化技術。因此，在新的經濟背景下，必須積極采用新技術來建立檔案管理信息。另外，在制度檔案管理的信息化建設中，必然要打破傳統(tǒng)檔案管理壁壘，創(chuàng)新管理方式，構建檔案管理信息化新構架。

結束語

大數據技術與機構檔案管理信息化建設相結合，可以進一步提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設的效率。簡單地說，就是通過由人工檢索檔案向信息檢索檔案數據轉變的過程，從時效上大大縮短了工作時間，提高了工作效率。因此，利用大數據技術的優(yōu)勢，建立完整的機構檔案管理信息化建設體系和檔案管理信息化建設評估體系，可以大大提高事業(yè)單位的信息化建設水平。在這個過程中，事業(yè)單位有必要大力培養(yǎng)大數據技術專業(yè)人員和檔案管理信息建設工作者，并結合大數據和文件管理信息構建的多層次人才。