會計(jì)檔案管理優(yōu)化措施解析

王曉琴

（湖北省漢江河道管理局，湖北 潛江 433100）

會計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容之一，是會計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。會計(jì)檔案是記錄和反映一個單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是會計(jì)工作的重要組成部分。然而，現(xiàn)實(shí)社會中，有些企業(yè)或者單位，往往忽視會計(jì)檔案管理，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響到單位財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。

一、會計(jì)檔案形成與保管

會計(jì)檔案的收集范圍一般指會計(jì)憑證、賬簿、報表以及其他會計(jì)核算資料等四個部分，它記錄和反映了單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。因此，檔案管理人員必須熟悉和掌握會計(jì)檔案的收集范圍。

（一）會計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容。會計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊，并編制會計(jì)檔案保管清冊。

（二）當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，移交清冊到本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

（三）會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。總賬、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財務(wù)報告決算等保管期限為永久。

（四）保管到期的會計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)督銷毀。

二、會計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）會計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計(jì)人員簽章，會計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表以及會計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計(jì)報表各月份分散存放。會計(jì)檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不符合會計(jì)檔案管理要求。

（二）會計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計(jì)檔案：還有個別單位由于檔案柜不足，將會計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。

（三）會計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、査找不方便，借閱登記制度不健全。會計(jì)檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

三、解決會計(jì)檔案管理存在問題的措施

（一）規(guī)范會計(jì)檔案立卷。裝訂會計(jì)憑證必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全，裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計(jì)檔案盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容，年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計(jì)人員在封粘處加蓋印章，年度終了必須將會計(jì)報表逐頁編制序號，分別填寫“會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會計(jì)備考表”。

（二）加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，理順會計(jì)檔案管理體制，單位的會計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務(wù)部門將本單位的會計(jì)檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計(jì)檔案和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規(guī)范會計(jì)檔案保管。財會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計(jì)檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計(jì)人員，其會計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計(jì)檔案應(yīng)交上級檔案部門保管，凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

（四）規(guī)范會計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。會計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計(jì)檔案管理部門提出案銷毀清冊，機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由會計(jì)檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。

（五）加強(qiáng)會計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會計(jì)人員對會計(jì)規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的規(guī)范整理工作。

總之，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財務(wù)管理中急需改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，各單位都應(yīng)高度重視、積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財務(wù)管理水平，更好地為社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。