醫(yī)院檔案工作的發(fā)展路徑

孟祥洲

（巴彥縣人民醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 151800）

一、醫(yī)院檔案工作管理的策略

什么是檔案？《中華人民共和國(guó)檔案法》為檔案作了定義：指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄，是歷史，能反應(yīng)一切活動(dòng)的原始面貌，所以，檔案并不是新產(chǎn)生的事物，而是由有形的原始記錄材料轉(zhuǎn)化而來，具有極其重要的歷史價(jià)值，我們有責(zé)任、有義務(wù)管理好日常工作中的各類文書檔案。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，醫(yī)院面臨的形勢(shì)日益復(fù)雜，公民權(quán)益意識(shí)不斷增強(qiáng)，信息化手段不斷更新?lián)Q代，對(duì)新時(shí)代醫(yī)院檔案管理在及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完備性提出了更高的要求，有必要在制度建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)、人才引進(jìn)等方面采取有力措施，加強(qiáng)檔案管理，為規(guī)范醫(yī)療工作、提升醫(yī)療水平、推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平也有了更大的發(fā)展，這也意味著檔案的種類有所增加，這也意味著檔案管理工作的難度和工作量需要大大增加，所以在全新社會(huì)背景下，對(duì)于檔案的有效分類和傳輸更是提出了全新的要求。醫(yī)藥衛(wèi)生系統(tǒng)在檔案管理過程中著重收集以下文字材料，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)與發(fā)展。充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，只有這樣才能強(qiáng)化信息技術(shù)在工作中的應(yīng)用力度，將單位工作檔案更要有效和準(zhǔn)確的記錄在網(wǎng)絡(luò)中，這種工作方式不僅能對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平進(jìn)行提升，同時(shí)對(duì)于環(huán)保效益的提升也有著十分重要的積極影響。所以，在今后工作中更需要加強(qiáng)對(duì)信息化管理模式的應(yīng)用，為信息化建設(shè)和發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。由于檔案工作對(duì)專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對(duì)檔案整體進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，這是檔案管理工作的必然發(fā)展方向。因此醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)在實(shí)際工作的基礎(chǔ)上結(jié)合政府部門檔案管理制度規(guī)范，積極改進(jìn)和完善原有的檔案管理規(guī)范，制定一套完善的檔案管理系統(tǒng)，內(nèi)容主要既包括檔案工作人員的工作管理規(guī)范檔案，也包括檔案資料的收集、整理、歸檔、利用、保密以及銷毀等規(guī)定。明確各自的任務(wù)和職責(zé)使各項(xiàng)工作均有法可依，有章可循，以提高檔案工作效率，確保檔案管理工作能夠高效完成。

二、醫(yī)院檔案完善的管理制度

社會(huì)信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)基層檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理要想積極適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，就必須使用現(xiàn)代化技術(shù)和管理手段來提升檔案管理的工作效率，以實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化的檔案管理目標(biāo)。規(guī)范檔案管理信息化工作，既能解決當(dāng)下許多問題，又有利于檔案管理信息化事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。醫(yī)院對(duì)檔案管理工作人員加強(qiáng)相關(guān)管理知識(shí)培訓(xùn)，組織其積極參加會(huì)議、講座，并進(jìn)行繼續(xù)教育，以提高其責(zé)任意識(shí)。同時(shí)糾正“重管輕用”的陳舊管理方式，以便充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和能動(dòng)性，從而使檔案信息資源的功能得到最大化的利用。此外讓檔案工作人員樹立檔案教育屬于終生教育的觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，以滿足醫(yī)院的檔案使用需求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理。檔案管理模式開始變成互聯(lián)網(wǎng)下的管理模式，其有效性的研究也就是管理中不可缺少的任務(wù)。如在檔案管理過程中，很明顯是針對(duì)當(dāng)前的信息的，如不能根據(jù)當(dāng)下信息的變化而改變，則檔案無實(shí)際意義。檔案信息更新，又提高了其存儲(chǔ)性，實(shí)際作用大大增強(qiáng)。

三、檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

隨著國(guó)家信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化程度的不斷提高，公民對(duì)醫(yī)療的快速及時(shí)響應(yīng)、準(zhǔn)確有效處理、信息完備透明等方面的期望值均不斷提高，而這些都對(duì)檔案管理提出了更高的要求。提高檔案工作的質(zhì)量在歸檔文件中大多采用按“件”整理的方法，但不是對(duì)所有的檔案保管都適用，按“件”整理的方法是有一定的限定條件。其定義是“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”。根據(jù)定義，該方法只適用對(duì)紙質(zhì)文書檔案的整理。通常為了易于整理，通常把許多屬于同一事由的若干文件作為一“件”來進(jìn)行整理，雖然這種方法對(duì)整理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)化，但擴(kuò)大化了對(duì)“件”的界定，這也給將來的檢索利用造成困難。一般，應(yīng)當(dāng)把每一個(gè)有關(guān)材料各為一“件”編排在一起，同時(shí)還要依據(jù)具體內(nèi)容對(duì)“件”的界定靈活掌握，進(jìn)行簡(jiǎn)化整理、方便檢索。按順序?qū)⒄痉旁谇懊妫郊旁诤竺娴鹊取n案的內(nèi)容和成分，形式和載體更加多種多樣，檔案的利用程度顯著地?cái)U(kuò)大和深化，如果不能按照一定的原則分類組合，進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的整理，勢(shì)必會(huì)影響甚至失去檔案的利用價(jià)值。醫(yī)院檔案管理水平很大程度上依賴于檔案管理人員的責(zé)任心和主觀能動(dòng)性。構(gòu)建醫(yī)用檔案管理信息平臺(tái)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)用動(dòng)態(tài)管理，精確溯源，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理與實(shí)物管理相結(jié)合，有效保證醫(yī)院管理使用，從而減少醫(yī)院和患者的損失，保障患者利益成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。構(gòu)建一體化信息平臺(tái)，匯集醫(yī)院電子醫(yī)囑系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）的相關(guān)信息，建立新的信息交互渠道。信息平臺(tái)構(gòu)建前醫(yī)用檔案管理及其應(yīng)用狀況，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建醫(yī)療的管理系統(tǒng)網(wǎng)站與醫(yī)療進(jìn)行有效管理，在系統(tǒng)設(shè)置上設(shè)置用戶權(quán)限。最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的動(dòng)態(tài)化與精細(xì)化管理，從而實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，最終簡(jiǎn)化醫(yī)院的工作程序，減少工作過程中的重復(fù)勞動(dòng)等。

要想對(duì)檔案管理工作的水平進(jìn)行提升，就更需要加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而在不同科學(xué)手段幫助的作用下對(duì)檔案工作提供有效幫助，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的提升提供積極作用，全面促進(jìn)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。