試論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用方法

盧彥剛

（山東曹縣發(fā)改局，山東 曹縣 274400）

引言：現(xiàn)代化市場經濟發(fā)展環(huán)境下，機構的模式以及內部的運行管理體制均需要進行調整。事業(yè)單位的內部管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，對事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的要求。同時，計算機信息技術和大數據云計算技術持續(xù)發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理工作提供了全新的思路。如何將現(xiàn)代化的方式應用到事業(yè)單位檔案管理中，成為了一項十分重要的任務。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化管理注意事項

（一）網絡安全

網絡安全問題是事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理階段面臨的最為嚴重的問題。網絡技術不斷升級，在此過程中，檔案的信息化管理重視安全性與可靠性。但是，在實際的管理過程中，大部分事業(yè)單位檔案管理者并沒有掌握最新的計算機應用技術。在工作中僅能夠對規(guī)律性的檔案進行設計，如果出現(xiàn)問題則會造成巨大的損失[1]。

（二）文檔分離

文檔分離問題也是事業(yè)單位檔案管理中較為嚴重的一項問題。此種模式下，文檔前期管理工作階段的文件和后續(xù)管理工作中的管理標準并不統(tǒng)一，導致了檔案在存儲和調用中相互獨立，文檔分離問題較為嚴重。文檔分離問題不僅會增加文檔管理工作的難度，而且對于信息資源的安全性也會產生重大影響。工作人員需要耗費更多的精力，增加了管理工作任務量。

（三）設備利用

目前，我國大部分地區(qū)的事業(yè)單位都推行了新型檔案管理模式，并為此購入了一大批新型的檔案管理設備。但是，在實際推廣階段，由于事業(yè)單位內部專業(yè)技術人員不足，對于檔案室內部的設備進行應用中，不能展現(xiàn)出最新的計算機信息技術。由此導致了事業(yè)單位檔案管理功能單一，大量的人力、物力和財力沒有得到充分利用。在今后的管理工作中，事業(yè)單位不僅要重視新型設備的投入，還需要注意引進復合型專業(yè)技術人才，并對內部的工作人員進行現(xiàn)代化技術的培訓，確保事業(yè)單位檔案管理能夠朝向現(xiàn)代化和專業(yè)化的方向發(fā)展，提高管理水平。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化方式的利用方法

（一）存儲技術

事業(yè)單位檔案管理工作與現(xiàn)代化管理機制相互結合，實現(xiàn)了無紙化辦公環(huán)境的構建。此種模式下，檔案管理工作能夠獲得最大的效益。對于事業(yè)單位而言，使用現(xiàn)代化的網絡信息存儲技術，可以構建全新的檔案管理數據庫。將傳統(tǒng)的大數據檔案進行整理和重新錄入，實現(xiàn)了檔案有關的文字、圖片、音頻和視頻資料的一體化管理。同時此種管理模式還提高了檔案管理的多元性，強化了檔案管理資源儲備效果。在新型存儲技術的支持下，工作人員在抓取信息時能夠更快速地獲得有效的資料，提高了信息數據讀取的速率，確保事業(yè)單位檔案管理結構能夠達到最優(yōu)化的效果[2]。此外，在檔案管理工作中，工作人員還可以借助現(xiàn)代化的信息技術，確保檔案維護管理責任落實到位，使現(xiàn)代化檔案管理技術需求與管理效率并行發(fā)展，實現(xiàn)了資源共享的目標。

（二）庫房管理

在現(xiàn)代網絡信息技術持續(xù)發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的檔案工作已經開始融入一些現(xiàn)代化手段，順應時代的發(fā)展網絡系統(tǒng)的現(xiàn)代建設。部分事業(yè)單位為了滿足自身發(fā)展的需求，已經積極參與到局域網的建設中，努力構建具有信息化和系統(tǒng)化特征的網絡信息共享模型，維護科室間檔案管理工作的處理效率。新型信息化管理手段為事業(yè)單位檔案庫房的管理提供了建設思路，借助資源共享模式可以實現(xiàn)實體庫房向數據庫結構模式轉變。數據庫構建可以滿足事業(yè)單位內部的各個科室工作的需求，配合聲音、圖像和影像等多媒體技術優(yōu)勢，可以提高檔案資料存儲的實際應用價值，為后續(xù)的管理工作奠定堅實的基礎。

（三）網絡體系

為了有效地提高事業(yè)單位檔案管理效率，相關領域的工作人員要在使用現(xiàn)代化管理方式的同時，進一步推動事業(yè)單位檔案管理網絡發(fā)展體系的建立，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管目標。在現(xiàn)代化發(fā)展階段，事業(yè)單位若想實現(xiàn)項目的可持續(xù)化發(fā)展，就要積極推動檔案管理工作的轉型。原本事業(yè)單位檔案管理工作的主要內容是對紙質檔案進行管理，進入到網絡化模式中，信息處理效率得到了提升，信息資源的容量也得以擴大。但是，在此環(huán)節(jié)容易，容易出現(xiàn)信息泄露等安全問題。對此，工作人員要積極構建安全穩(wěn)定的檔案管理網絡體系，確保資源利用水平和使用安全均能達到實際的管理需求。

（四）輔助業(yè)務

除了上述幾種方法之外，事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方法的應用還以為單位開展輔助業(yè)務。檔案管理工作的內容和信息資料較為繁雜，傳統(tǒng)的管理模式和管理機制無法有效的滿足事業(yè)單位現(xiàn)代化建設的需求。所以，借助現(xiàn)代化的管理工作手段對事業(yè)單位檔案管理進行系統(tǒng)化管理，可以提高輔助業(yè)務管理水平。比如，我國深圳市檔案局在使用過現(xiàn)代化的技術手段對檔案管理工作進行優(yōu)化建設管理中，構建了輔助業(yè)務系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以對檔案的立檔單位、計劃進館日期、指導人等信息進行輸入，隨后可以完成制作成進館計劃表，并實現(xiàn)輸出。在輔助業(yè)務系統(tǒng)中，工作人員可以根據指導人員的授權完成檔案增減和刪改管理，提高了管理工作的效率。

總結：綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作中仍舊存在一些不足之處，對此，相關領域的工作人員借助現(xiàn)代化的科學技術，以現(xiàn)代化方式不斷對事業(yè)單位檔案管理的模式進行優(yōu)化和調整。將現(xiàn)代理念和技術應用到事業(yè)單位檔案管理中，精準把握事業(yè)單位檔案管理工作的切入點，轉變事業(yè)單位檔案管理理念，提高工作效率，以此推動事業(yè)單位逐步朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展。