淺論檔案管理基礎工作與檔案管理現代化

陳翠平

（黑龍江省虎林市八五八農場，黑龍江 虎林 158419）

一、檔案基礎工作存在的主要問題

計算機作為一個龐大而復雜的有效處理信息和數據的主要現代現代硬件功能，它在實踐中，原始數據信息必須準確和科學的計算機管理，信息和制作數據收集，編譯，輸入，倉儲方面，使其完全符合計算機技術。綜合檔案大多使用具有不同特征和長時間跨度的相對復雜的文檔。由于多年的封閉式管理，文件管理只是為了存儲，而且文件不丟失的原則，在這種情況下形成的文件一般都不好。有許多問題主要表現在以下幾個方面：記錄的標題是不規則但不反映主題或標題缺乏基本要素。文檔頭的缺失更為普遍，并且如果使用封閉頁面，則很難找到許多文檔沒有頁碼的事實。混淆現象更加嚴重，并且根據不同相應功能的時間和能力來定義劃分。

二、實行標準化、規范化的工作方法，提高檔案管理基礎工作

從科學和實踐經驗可以了解，提高管理水平應規范檔案，規范工作方法，有必要收集和處理檔案，檢查，記錄，存儲股票環節的單一程序和科學的工作方法，使他真的能做到標準規范化工作流程。

（一）重新組合案卷，實現案卷規范化

批量重組的原則是收集盡可能多的彼此相關的文件。在重組案件的過程中，還需要修改和回收沒有頁碼，沒有內部目錄，沒有標題或模糊標題的案例文件，以確保所有案例文件都能更加規范地填寫。卷的重新布置不僅可以優化科學管理，還可以提高計算機管理檔案的使用效率。

（二）規范題名保證檢索準確率

為了保證檢索的準確性。我們認為標準化的原則和要點必須按照規范標題下的相應標準化機制進行，組織的縮寫應在標題項目的填寫過程中標準化。盡量避免在檢索中出現不連貫和不清晰的信息。還應該有統一的標題元素。在搜索計算機的過程中，我們會將相關標題中的負責人，標題輸入，問號，文件原因，必要時，必須按照填寫完整的名稱，地點，時間等要素。有關規定。但語言往往需要進行標準統一，例如，一些“請求報告”等含義不清晰的語言，它們容易影響檢索的準確性。因此，我們需要批準文件，寫“詢問說明書”，其中文件不需要被批準寫“報告”，這樣相應的分類，在檢索過程中可以清楚地看到每個文件的實際作用。

三、數據準備充分，推進檔案現代化管理進程

檔案管理基礎中的計算機數據準備工作在大工作的各個部分都有效，特別是與綜合檔案有關，而且工作量大，如果沒有經典化和科學的工作方法，管理人員在計算機數據缺乏培訓，甚至不會使用將直接影響檔案管理的現代化進度的工作。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要任務是使檔案可供公眾使用，并實現計算機管理的目標，增加檔案的使用。綜合檔案應根據一般秩序的相應重要性，高價值和低利用率，以及根據適當方式進行相應表述的高利用率來全面規范計算機管理過程。這將加快檔案計算機處理過程，提高社會使用效率。

（二）使用“關鍵詞”

“主題字”盡管具有統一的有效性，但同時也存在尋找沉重和低效的缺點;如何利用并避免其缺點？我們認為可以用關鍵字替換主題字。也就是說，基于思考和使用文檔的串行處理特征，識別從文檔的標題或主題提供對主題內容的見解的詞匯和關鍵詞。這種做法不僅解決了慢速手動索引和自動計算機索引的缺點，而且通過減少搜索時間和提高效率來解決主題詞匯內容的問題。

四、實現檔案管理現代化的建議與措施

（一）加強標準化建設

標準化檔案管理是現代化檔案管理的基本任務，這是新時代的必要條件。檔案數字化需要建立統一的技術標準化，以管理各類檔案的數字化。因此，檔案管理的現代化首先取決于各種檔案標準的制定和管理以及標準化系統的形成。創建數字檔案，交換數據，傳輸和交換數據應基于通用檔案管理標準和系統標準，以避免在檔案管理現代化過程中出現不必要的混亂和混亂，從而導致重建。有些部門過分關注部門利益，并沒有特別注意標準化檔案管理，這實際上是一種非常有害的短視行為，以及部署和檔案管理現代化的需要。因此，這項工作必須協調合理。

（二）實現管理現代化

現代管理科學是檔案管理現代化的重要保證和靈魂。檔案工作者應該建立對管理有效性的理解并增強他們自己的管理知識。在檔案管理實踐中，先進技術和管理方法用于通過向檔案活躍用戶提供高質量服務來加強檔案資源的合理使用，以獲得應有的利益。檔案管理者應該意識到現代化，加強管理，以便逐步從經驗管理轉向現代管理，最后實現檔案管理的現代化。

（三）加快復合型人才的培養步伐

人才是檔案管理現代化的基礎。檔案管理的現代化難以推廣，它沒有帶來滿意的結果，最終是檔案管理人員因素。加強對檔案管理人員的培訓，提高人員素質，加強人才隊伍建設，使管理人員掌握更多經濟，信息技術，檔案等方面的知識，使他們更好地工作。在條件方面，應選擇優秀的檔案管理人員到高等教育機構，專業教育機構深化，優化知識結構，獲取相關的操作技能，促進檔案管理的現代化。同時，為了滿足檔案管理現代化的實際需要，有必要引入更多與檔案管理相關的高層次人才，為檔案管理現代化工作帶來新的思路，新知識和新的檔案管理方法。要培養檔案管理者的工作，熱愛這項工作，深化研究，為檔案的新發展做出更大的貢獻。

（四）加強管理，增加經費投入

管理層應更加重視檔案管理的現代化，將其納入年度計劃，保障提供必要的資金，確保安全;定期告知工作，以幫助解決檔案管理中的實際問題;鼓勵檔案工作人員與其同事之間的交流與合作;各單位要努力使檔案現代化，提高檔案管理水平，規范檔案，促進檔案管理現代化。

結束語

在現代信息化發展迅速的今天，在加強檔案檔案管理工作中，根據自身的具體情況，不僅要加強基礎工作，還要充分利用計算機技術和網絡技術，特別是建設軟件，創建和改進電子文檔。電子數據管理系統，完善電子文檔，電子檔案的質量管理者，不斷加強聯系，只有在這種情況下才能準確，快速地為社會提供有用的信息資源，最終可以節省資源用于發展，并提高信息時代檔案管理的水平和效率。