對(duì)辦公室檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考

劉曉瑜

（渭南公路管理局，陜西 渭南 714000）

檔案是社會(huì)建設(shè)的一種寶貴財(cái)富，對(duì)于各個(gè)單位而言，做好自身檔案的管理工作是維護(hù)和回顧歷史真實(shí)面貌的必要手段。公路管理局檔案是指在活動(dòng)、工作、宣傳過程中通過各種不同方式與載體，諸如公文、圖冊(cè)、日記、視音頻、盤片等當(dāng)中保存數(shù)據(jù)的內(nèi)容數(shù)據(jù)統(tǒng)稱。在公路管理局改革發(fā)展過程中檔案室記錄以及對(duì)歷史活動(dòng)客觀反映的一種載體，在公路管理局管理當(dāng)中有著記錄教訓(xùn)、指導(dǎo)方向的地位，而公路管理局的辦公室檔案管理必然在各個(gè)活動(dòng)展開過程中滲透并擔(dān)任著重要的地位，因此促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)對(duì)于公路管理局的質(zhì)量、服務(wù)水平提高有明顯積極價(jià)值，也對(duì)群眾相關(guān)知識(shí)健康宣教推廣有推動(dòng)作用，對(duì)服務(wù)中心、群眾雙方的利益都有維護(hù)意義。重視公路管理局的辦公室檔案管理是為各項(xiàng)業(yè)務(wù)能夠達(dá)到多層次、全方位以及高質(zhì)量的要求。

一、辦公室檔案的特點(diǎn)

（一）資料的收集與保存

公路管理局的辦公室檔案重點(diǎn)在于真實(shí)記載存在歷史中對(duì)于發(fā)生的事件、存在的任務(wù)以及過程，檔案管理是為單位后續(xù)發(fā)展提供參考以及借鑒。因此公路管理局辦公室檔案管理需要將文件、書報(bào)、視頻音頻文件收集，保存資料并做好分類與整理工作，與信息化手段相配合，保障保管質(zhì)量。

（二）檔案所涉及的種類較多

辦公室檔案的管理包含了不同的內(nèi)容，而公路管理局則相對(duì)更多，包括了會(huì)計(jì)檔案、特定的載體檔案以及行政管理記錄檔案等，同時(shí)各種協(xié)議、合同、紅頭文件，錄像、錄音等特殊載體資料等，只要系統(tǒng)化歸類才能夠讓辦公室各種種類的檔案有效保存，提升工作效率。

二、辦公室檔案規(guī)劃化管理的策略

（一）規(guī)范管理程序

檔案管理想要達(dá)到理想規(guī)范化效果，其最為鮮明典型的特征為管理程序規(guī)范，因此需要制定一個(gè)覆蓋范圍廣的辦公流程，從檔案立卷開始，延伸覆蓋到存檔、調(diào)檔、重新整理等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，明確各種規(guī)章制度并落實(shí)在實(shí)踐當(dāng)中，確保不同環(huán)節(jié)的工作都能夠有制度可以遵循，嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，所有環(huán)節(jié)都明確到各個(gè)細(xì)微單位，保障辦公室文檔的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。另一方面檔案的管理程序需要適當(dāng)簡(jiǎn)化、優(yōu)化，在對(duì)辦公室的管理程序進(jìn)行簡(jiǎn)化之前要保障不影響管理的質(zhì)量以及管理效率，以免辦公室工作人員花費(fèi)太多的時(shí)間、精力在檔案管理方面。

（二）提升檔案管理意識(shí)

公路管理局的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該足夠重視檔案管理，辦公室檔案管理工作想要深入全面地展開離不開領(lǐng)導(dǎo)支持，可以說領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)程度直接影響了辦公室檔案管理規(guī)范化管理的進(jìn)行狀態(tài)，因此需要綜合考慮到公路管理局辦公室檔案管理工作特點(diǎn)，調(diào)整檔案宣傳內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理的意識(shí)需要得到重點(diǎn)培養(yǎng)，為以后規(guī)范化管理建立良好基礎(chǔ)。

（三）提升管理人員素質(zhì)

辦公室檔案管理人員的素質(zhì)和辦公室檔案管理工作質(zhì)量、規(guī)范化程度之間存在密切聯(lián)系，管理人員本身的綜合素質(zhì)可以說直接影響到辦公室檔案管理各項(xiàng)工作展開是否嚴(yán)格遵循規(guī)范化的要求，而另一方面辦公室檔案管理工作如果能夠確實(shí)、嚴(yán)格地按照規(guī)范化內(nèi)容展開，對(duì)于管理人員的素質(zhì)必然有一個(gè)嚴(yán)格的要求。辦公室檔案管理人員的素質(zhì)提升，并不單純針對(duì)專業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)技術(shù)而言，同時(shí)對(duì)于檔案管理人員本身的綜合素質(zhì)也有一定要求。公路管理局辦公室檔案工作需要承擔(dān)巨大的工作責(zé)任，因此檔案管理人員也必須要符合技術(shù)過硬、人品素質(zhì)優(yōu)秀以及政治可靠的要求。

（四）理論與實(shí)踐相結(jié)合

公路管理局單位想要辦公室檔案管理保持高質(zhì)量的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，需要結(jié)合多個(gè)方面的力量，定期組織辦公室檔案管理人員，對(duì)近期檔案管理工作的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還可以組織優(yōu)秀的工作人員到各種論壇、講座、研討會(huì)提升自身能力，時(shí)刻掌握當(dāng)前國內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理手段。另一方面辦公室檔案管理已經(jīng)和信息技術(shù)分離不開，只有熟練的掌握網(wǎng)絡(luò)信息手段、多媒體手段以及數(shù)字化技術(shù)才能夠保障辦公室檔案管理的規(guī)范化和可持續(xù)發(fā)展，緊跟時(shí)代步伐。

（五）檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中得到了廣泛的應(yīng)用，對(duì)于企業(yè)的運(yùn)作而言計(jì)算機(jī)是離不開的輔助工具，檔案管理工作如果依然保持傳統(tǒng)模式則難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展要求。檔案管理要向數(shù)字化演變已經(jīng)是不可避免的趨勢(shì)，當(dāng)前檔案管理工作配合網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為了主流模式，高效率、保管質(zhì)量高、避免浪費(fèi)的優(yōu)勢(shì)都使得信息化檔案管理具備不可撼動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)還能夠完成檔案共享，不但提高了檔案管理工作的效率，也為檔案提供了更為可靠的保護(hù)方式。想要辦公室檔案能夠全面實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理就需要完成檔案信息化建設(shè)，不但能夠讓檔案實(shí)際應(yīng)用進(jìn)入一個(gè)新的臺(tái)階，同時(shí)也對(duì)于檔案在利用效率、開放深度方面有了重大提升。

結(jié)語：公路管理局在發(fā)展過程中，其檔案管理工作對(duì)其自身的發(fā)展、未來的規(guī)劃以及核心競(jìng)爭(zhēng)力具有較強(qiáng)的影響作用。所以對(duì)于公路管理局來說，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中需要能夠不斷地對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)劃，提升規(guī)范化的質(zhì)量，進(jìn)而提升辦公室工作的效率。與其他單位相比，公路管理局的檔案管理自身具有一定的特點(diǎn)，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理中要能夠突破傳統(tǒng)，不斷更新管理方式，提升工作人員的素質(zhì)，通過現(xiàn)代化模式的檔案管理讓單位能夠保持快速、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。