機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策分析

邱萍

內江市住房公積金管理中心，四川內江 641000

1 我國機關事業單位進行檔案管理工作時出現的嚴重問題

1.1 沒有正視檔案管理工作的重要性

實際上，出現檔案管理問題的重要原因之一就是相關負責人和工作人員沒有正視檔案管理工作的重要性，沒有真正了解檔案管理工作的具體要求。某些檔案管理員單純的認為管理檔案就是保證文獻資料不被損毀，沒有丟失就可以。某些事業單位負責人并沒有重視檔案資料，沒有翻閱過按文件，沒有充分發揮檔案資料的實際價值。正因為機關事業單位檔案管理負責人忽視了檔案管理工作，所以沒有及時進行檔案規整工作，會直接影響后續的很多工作。

1.2 檔案管理負責人的工作水平較差

檔案管理工作離不開相關負責人，所以工作人員綜合素質的高低直接影響到檔案管理水平的高低。目前來講，我國很多機關事業單位的檔案負責人綜合素質都偏差。第一，有些負責人并不了解專業管理知識，也沒有參加過相應的培訓和學習，無論是檔案收集、分析工作，還是歸納整理工作都存在很多問題。在整理資料時，因為不了解專業術語而出現很多資料錯位問題，直接影響檔案管理工作的成效。第二，很多檔案管理員并沒有真正認識到自己工作的重要性，積極性不強，都是被動的整理資料和更新數據，導致檔案管理工作跟不上其他工作的步伐。第三，有些檔案管理負責人態度不端正，仍沿用傳統的管理模式，并不了解新技術，導致整理工作的效率較低。

1.3 檔案信息管理工作的安全性偏低

如今，科學技術已經被應用到了各行各業當中，機關單位的檔案管理工作也是如此，電子檔案代替了傳統的紙質檔案，信息資料的安全性成為了非常重要的問題。就檔案信息管理工作的發展情況來看，以前應用紙質檔案時，數據資料收集和整理工作都非常麻煩，有可能會出現損壞或丟失的問題，檔案安全性和保密性都受到了嚴重的挑戰。現在絕大多數機關單位在進行檔案管理工作時都選擇應用了電子檔案管理模式，但其相關的檔案管理工作人員卻沒有更新，很多素質和專業水平較低的檔案管理員并不能有效進行電子檔案管理工作，所以在錄入相關信息時出現很多問題，導致數據泄露。

2 根據機關事業單位管檔案管理工作中的難點提出的幾點具體建議

2.1 大力提升檔案管理工作人員的綜合能力

第一，機關事業單位在選聘檔案管理員時，不可以隨意應用其他部門的工作者，而是根據當前單位的檔案管理情況選擇具備專業素質的工作人員，除此之外，選擇檔案管理員時一定要重視其綜合素養，提前布置一些高難度的管理任務，確保篩選出高素質的工作者，提前預防檔案管理工作可能出現的漏洞。第二，高度重視檔案管理員的工作精神，確保檔案管理員在具備專業素養的同時，真正喜愛檔案管理工作，積極認真的完成相應的工作，主動按照檔案管理體制的具體標準進行相應的管理工作。第三，機關單位一定要定期檢查檔案管理員的工作情況和綜合素質，為工作人員提供培訓和學習的機會，使其有機會學習新時期的前沿信息，不斷提升檔案管理員的創新能力和綜合管理能力，建設一支高水平的檔案管理團隊。

2.2 高度重視檔案管理工作，切實落實檔案管理制度

第一，工作態度至關重要，檔案管理負責人一定要高度重視檔案管理工作，切實落實檔案管理制度，嚴格監督檔案收集、研究、整理工作。第二，檔案管理負責人一定要大力宣傳該項工作的重要性，使工作人員意識到自身工作的價值意義，激發其工作熱情。第三，一定要不斷完善檔案管理體制，提升檔案管理工作水平，為機關事業單位的發展提供助力。

2.3 充分利用高新技術，轉變檔案管理工作模式

高新技術已經走入了各行各業當中，機關事業單位檔案管理工作更應該充分利用高科技技術，轉變檔案管理工作的具體模式，使所有重要的數據資料都能夠及時的記錄和整理完整。具體來講，檔案管理負責人可以將一些數據資料以視頻或者圖片的形式保存下來，確保資料的完整性。另外，檔案管理工作一定要積極利用信息技術，加密重要文件，提升數據資料的安全性。而且，用高新技術還可以節省儲存空間，完善管理體系，方便工作人員記錄和查閱資料，提升工作效率。

3 結語

總而言之，我國機關事業單位檔案管理工作存在一些問題，相關工作者必須積極探索和應用有效的管理方案，提升管理水平，進而提高事業單位的工作效率。