互聯網+新型在線審批平臺在鐵路企業推廣與應用研究

文/周巖松

引言

在大數據時代，互聯網+的成熟與發展，尤其是移動互聯網時代已徹底改變了我們的生活、工作習慣和作業模式，在高數字化、移動化、信息化、智能化的大時代背景下，鐵路企業要具有時代感、競爭力、創新力，唯一的途徑就是順勢而為，與時俱進。

在移動互聯網時代高速發展的今天，中國鐵路沈陽局集團有限公司如何利用互聯網+的思維模式實現管理轉型與創新，特別是對集團公司內部的審批業務模式的改革與升級勢在必行。

集團公司機構具有體積龐大、機構眾多、關系復雜、審批制度完備、流程過長、要求工作的程序嚴格等特點，而集團公司目前的保守、落后的審批業務的方式已經成為企業限制發展的瓶頸，具體存在的問題主要體現在以下幾個方面；

第一，審批的決策鏈過長。原始的紙制文件的傳遞和流轉，必須通過線下有人專門負責傳遞、溝通、協調，過長的決策審批鏈，無論是溝通還是傳遞都會存在著實效性的問題。

第二，審批受時間的限制。傳統的方式必須要求文件到達對應部門，并待簽署的負責人在場的前提下才能完成，時間無法預估。

第三，審批受空間的限制。傳統的方式在審批橫跨區域或空間的時候，更會給審批業務帶來阻礙和困難。

第四，審批受資源的限制。傳統審批文件如果需要會簽的內容，就必須具備現場的統一場所、環境、人員、時間等多方面的因素才能進行，尤其是鐵路局這樣的大企業，要滿足這樣的實施條件，需要消耗更多的時間、資源、成本去支持和籌備。

第五，審批受紙質載體限制。

審批過程需要痕跡化、過程化，但紙質的文件很難實現過程化記錄、修改可追溯、結果可共享的要求。審批應具有高效化，審批業務本身是耗費資源、時間和人力的一個過程，為節省管理和運營成本的要求，必須提高審批的效率和質量。但原紙質文件因受到時間、地域、人員、空間等多方面的因素限制，無法提高響應的速度，必須借助信息化、移動化的科技手段才能實現。

第六，審批受不可追溯統計限制。審批業務無論是文件還是合同都需要進行科學的統計分析、查找與追溯，但原始的處理方式，根本不具備統計分析的條件，查找和追溯的條件和環境。

1.新型在線審批平臺建設的相關理論及技術

圖1 JIT管理模式

（1）JIT(Just In Time)理論的引入

準時制（JIT)，可概括為“任何時間、任何地點、任何事情”，都可以及時解決和處理，以達到零時間、零距離的高效作業模式。審批平臺可以引入此理論在審批業務流程的設計和模型的架構當中，以實現審批的高效、便捷。具體JIT模式的優勢見圖1。

（2）短信集成技術的利用

為了讓JIT理論得到充分的發揮和應用，利用短信集成技術實現在線審批平臺的業務提醒、通知的推送功能，主要是將審批平臺與第三方短信平臺進行接口集成處理，按需發送提醒短信功能，確保平臺應用者可以第一時間、任何地點都能及時收到通知并做出相應的處理和決策。

（3）集成電子印章技術的運用

平臺引入電子印章解決方案旨在利用數字證書認證平臺，結合CA數字認證技術，建立一套安全、實用，并為國家認可的電子印章系統，以統一整個單位的電子印章，完善現有平臺業務，確保電子文件的安全，提高辦公效率的目標。電子印章系統整合嵌入與審批平臺各個業務環節中，為審批業務平臺提供完善的安全保證和堅實的法律保護，確保電子審批文件的合法、有效。電子印章技術模型如圖2所示。

圖2 電子印章技術模型

（4）流程建模（BPM）技術的應用

業務流程建模（BPM， Business Process Modeling）是對業務流程進行表述的方式，在跨組織業務流程重組的前提下，流程建模的主要目的就是提供一個有效的跨組織流程模型并輔助相關人員進行跨流程的分析與優化，在BPM體系結構的核心部位是一個執行流程的運行時引擎，其流程的源碼是由基于XML的BPEL語言寫成。人和計算機的交互驅動引擎里流程的執行，BPM系統架構圖如圖3所示。

2.審批平臺的系統設計原則

（1）可靠性。軟件系統規模越做越大越復雜，其可靠性越來越難保證。應用本身對系統運行的可靠性要求越來越高，軟件系統的可靠性也直接關系到設計自身的生存發展競爭能力。

（2）健壯性。健壯性又稱魯棒性，是指軟件對于規范要求以外的輸入能夠判斷出這個輸入不符合規范要求，并能有合理的處理方式。軟件健壯性是一個比較模糊的概念，卻是非常重要的軟件外部量度標準。

（3）可修改性。要求以科學的方法設計軟件，使之有良好的結構和完備的文檔，系統性能易于調整。

（4）可理解性。軟件的可理解性是其可靠性和可修改性的前提。它并不僅僅是文檔清晰可讀的問題，更要求軟件本身具有簡單明了的結構。

（5）簡便性。其主題體現在登錄、安裝及升級、功能操作等方面。

（6）可測試性。可測試性就是設計一個適當的數據集合，用來測試所建立的系統，并保證系統得到全面的檢驗。

（7）高效性。軟件的效率性一般用程序的執行時間和所占用的內存容量來度量。在達到原理要求功能指標的前提下，程序運行所需時間愈短和占用存儲容量愈小，則效率愈高。

圖3 BPM系統架構

3.在線審批平臺的功能目標概述

（1）線上的可操作性

新型的審批模式必須徹底改變傳統的線下作業模式，由傳統的線下審批，實現線上的流轉與簽批。

（2）線上電子可寫性

新型審批模式的平臺構建必須滿足支持線上的手寫電子簽名和批閱，只有滿足在線批閱和簽名的條件，在線審批才具有實際的意義和價值。

（3）作業的移動性

新型審批模式的平臺必須支持移動化的作業要求和條件。只有移動化才能打破原有的時間和空間的限制。確保可在隨時隨地進行審批工作。

（4）電子印章技術可用性

新型的審批模式的平臺必須支持電子印章技術的實施與應用，隨著電子印章技術的不斷成熟，電子印章技術也得到了國家和相關部門的認可和監管，讓電子印章技術得以推廣與實施提供了必要的支持和基礎。

（5）線上審批的合法性

新型的審批模式及工具必須保證在線審批的合法性、唯一性、有效性等要求，目前國家相關部門已經出臺響應的法律條款，線上簽批具備法律效果。

（6）線上數據的共享性

新型的審批模式必須建立統一的數據、文件存儲中心，只有這樣才能實現共享、共用、可追溯、供查閱。

（7）企業推廣的制度性

新型的審批模式必須要求企業建立和完善響應的制度和管理辦法，配合其推廣與實施。

（8）推廣應用的科學性

新型的審批模式推廣與應用的必要的前提就是至上而下的重視和全面的科學指導與培訓，這是平臺運用成功的關鍵和必要的基礎條件。

（9）流程的靈活可控性

科學地構建審批流程，讓審批流程化、可配置化，加強信息化審批的靈活性和可操作性。

（10）平臺架構的合理性

平臺合理的架構要求，架構設計必須合理，無論是權限、功能、結構必須符合可擴展、可復制、可調整的要求。尤其是集團公司機構調整頻繁、審批業務復雜多變，必須讓平臺既保證其穩定性又不失靈活性。

就上述實施的條件和要求而言，無論在技術、硬件、經驗、方法理論及相關法律法規等方面都具備了成熟的實施與應用的條件并有很多成功的案例可以借鑒和復用。

圖4 平臺架構流程圖

4.審批平臺的架構及功能設計

（1）平臺架構流程

平臺主要將審批業務平臺和電子印章系統、短信系統多方集成運用，實現在線審批平臺的應用與實施。具體架構流程如圖4所示。

（2）平臺功能設計

按照平臺的建設要求，其功能主要由以下幾個部分組成。具體功能結構圖如圖5所示。

①系統管理，主要完成平臺的賬戶、單位、數據權限、功能菜單、功能權限、角色、系統參數、字典等功能的管理。

②流程管理，主要實現流程的建模、配置、維護、定義等。

③審批管理，主要實現對流程待審批的文件的電子簽名和電子印章的實現與應用。

④統計管理，主要實現對審批相關數據的查詢、統計、分析等方面功能。

⑤移動管理，主要在APP端實現在線查閱、電子簽名等功能。

⑥印章管理，主要對系統應用的印章按照單位進行維護、授權、申請管理。

⑦日志管理，主要對用章實現日志的監控管理。

5.在線審批平臺的經濟價值分析

就國內其它行業成功實施案例分析來看，為了在當下的環境下更好地生存與發展，充分地利用了信息化和移動化的技術手段，并引入了先進的JIT（準時至）的管理理念，對鐵路企業審批業務環節上進行了改革性的創新和應用，讓審批業務由線下操作成功的轉型到線上操作，不僅大大提高了工作的效率，同時也節約了大量的時間成本和資源的消耗，取得很好的應用效果。具體效果體現在以下幾個方面：

圖5 平臺功能結構圖

（1）加快了傳遞的效率

線上的審批機制可以實現零時間、零距離的數據傳遞和共享。

（2）提高了工作的效率

新型線上審批平臺的構建讓審批工作可以在第一時間實現工作的辦理。

（3）打破了地域的限制

線上審批平臺打破了地域的限制，讓簽批人無論在何地都可以第一時間辦理，將傳遞的時間降低到零。

（4）實現了管理的數字化、信息化、無紙化

線上審批平臺的成功實施，不僅可以實現數字化管理的要求，更重要的是可以節約人力、時間、物資成本的消耗。

（5）增強了工作的協同性

線上審批平臺可以實現部門之間的零時間、零距離的數據穿透，提高了協作的效率，降低了溝通成本。

（6）迎合了信息化時代對工作模式的要求

時代的發展需求，要求企業必須利用新手段、高科技實現管理內部的提質增效。

（7）滿足企業在持續發展的戰略要求

企業的發展需要有效的平臺、工具進行支撐，科學的線上審批平臺讓企業的發展至少在管理和審批的業務上得到了充分發揮和應用。

6.展望

基于以上的論述，信息化建設是鐵路企業發展趨勢的必然要求，以成熟的技術和硬件為背景，借鑒中國鐵路沈陽局集團有限公司的成功實施經驗，利用新型在線審批模式的平臺在中國鐵路沈陽局集團有限公司企業的推廣與應用，是符合企業發展要求，順應時代發展的必經之路。站在全集團公司角度出發，如何將《在線審批平臺》進行科學部署與實施，將是工作模式的轉換和工作方式改革的重要舉措。平臺的建立與實施，不僅可以完成對內部工作機制的改革、創新、升級，確保達到提質增效的管理目標，也為企業的快速迅猛發展提供必要的手段和技術支撐，同時對企業的精細化、持續性、擴張性、穩定性發展具有重大的意義和影響。