高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對策

徐正輝

摘要：隨著數(shù)字化的發(fā)展，其中特別的重要措施是，高效檔案管理數(shù)字化管理。不僅可以保護檔案原件，提升管理檔案的效率。還可以節(jié)約對檔案的管理成本以及空間。高校要結(jié)合自身的實際情況。充分發(fā)揮現(xiàn)階段的信息技術(shù)優(yōu)勢。為解決這些問題，我們必須促進高校檔案管理數(shù)字化的進程，充分發(fā)揮信息化技術(shù)。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;數(shù)字化;問題;對策

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）10-0207-01

0 引言

作為高校的一項基礎(chǔ)性、重點性工作。在培養(yǎng)人才、科學(xué)建設(shè)以及科學(xué)研究過程當(dāng)中，檔案管理工作是極其的重要保障。在現(xiàn)代信息化建設(shè)的影響下，高校信息化建設(shè)也在逐步加快。檔案管理數(shù)字化工作也在逐步進行。檔案數(shù)字化工作管理的重點就是科學(xué)有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案管理數(shù)字化建設(shè)是高校在推進數(shù)字化校園的一項工作。其中一項重要的作用就是對管理學(xué)生們的檔案原件，可以提升管理的效率。其中一項重要的價值也是為高校培養(yǎng)人才。

首先提升檔案管理效率。現(xiàn)階段的檔案管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，不僅省時而且省力，實現(xiàn)了機械化。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是手工搜集，進而整理，然后進行編號。不僅費時而且費力。現(xiàn)階段的檔案管理方式，大大提升了檔案管理的效率。但是，檔案管理數(shù)字化不僅僅是簡單的分類管理，更主要的是對檔案的原件進行了數(shù)字化。進入檔案的管理系統(tǒng)之后，只要輸入與檔案有關(guān)的關(guān)鍵詞，就可以快速的找到與之對應(yīng)的答案。其優(yōu)點就是，快速實時進行網(wǎng)絡(luò)查詢。不僅可以降低管理檔案工作者人員的工作量，還可以提高管理檔案的效率。更為方便的是，在人事檔案管理方面，對其進行數(shù)字化管理。要想找到人事信息，只需要輸入與之對應(yīng)的數(shù)字。例如身份證號或者學(xué)號。就可以在線查詢?nèi)耸聶n案。為高校的檔案管理提供了方便，并且提高了檔案管理的效率。

其次就是保護檔案的原件。在現(xiàn)階段，國內(nèi)很多高校的檔案存放室中的保護檔案措施都比較簡單。大多數(shù)只有一些防火的設(shè)備，但是正規(guī)的檔案存放室中要有防塵，防潮，防蟲等一系列保護措施。并且高效，那以往的檔案，都是紙質(zhì)的。要想查看檔案就必須進行翻閱或者復(fù)印。長此以往，肯定會對答案元件有所破壞。因此我們要對檔案進行數(shù)字化管理。這樣在查看檔案的時候就不必進行翻閱或者復(fù)印。可以不受時間地點的進行查閱。對我們的檔案原件進行了保護。

2 高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題

建設(shè)高校檔案管理數(shù)字化非常重要。但是在發(fā)展的過程當(dāng)中產(chǎn)生了很多的困難，這些困難都在影響著檔案管理數(shù)字化發(fā)展的進程。

第一點是數(shù)字化程度低。因為我國的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)排正處于剛剛發(fā)展的階段。檔案管理目標(biāo)是盡可能的數(shù)字化，但就現(xiàn)階段來說，大多數(shù)都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。檔案管理數(shù)字化沒法普及，數(shù)字化程度較低。也有一些學(xué)校在進行電子檔案管理，但是在管理過程當(dāng)中沒有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性流程，在管理的過程當(dāng)中也存在一些問題，會面臨信息不全面，整理的過程當(dāng)中檔案缺失等問題。另外一點就是，當(dāng)前我國對于高校的檔案管理數(shù)字化建設(shè)還沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行管理，而且對于建設(shè)檔案數(shù)字化管理這一方面，各個學(xué)校之間交流特別少。大多數(shù)都是學(xué)校自主在進行建設(shè)檔案管理。選擇的管理軟件各不相同，所搭建的管理庫也各不一樣。所以會存在以下問題，會重復(fù)建設(shè)管理庫，建設(shè)檔案數(shù)字化程度低等等。而且國內(nèi)很多學(xué)校只進行了目錄檢索。搭建的檔案數(shù)據(jù)庫多為目錄數(shù)據(jù)庫。不能搜索全文，在多媒體數(shù)據(jù)庫上有所落后。這些問題都阻礙了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)。第二點是系統(tǒng)對接困難。雖然國內(nèi)現(xiàn)在已大多智能化，開始使用辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)也具有一定的文件歸檔功能。但它所存在的一些問題就是與目錄中的菜單對接時產(chǎn)生困難。即使大多數(shù)的高校都在定期對辦公自動化系統(tǒng)進行升級優(yōu)化。但是仍然無法與管理系統(tǒng)做到統(tǒng)一。影響兩個系統(tǒng)的對接。 第三點是硬件設(shè)施缺乏。大多數(shù)高校選擇紙質(zhì)檔案的原因是因為硬件設(shè)施缺少。學(xué)校所存在的一些掃描儀以及打印機的數(shù)字化設(shè)備較少或者質(zhì)量比較差。不能滿足管理檔案數(shù)字化的要求。再加上檔案管理軟件的更新停滯。降低了檔案管理的工作效率，打斷了管理的數(shù)字化發(fā)展的腳步。所以要想實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。首先要投入大量的資金。購買一些優(yōu)秀的設(shè)備。作為硬件支持，以供檔案管理數(shù)字化建設(shè)的完成。第四點是缺乏數(shù)字化人才。人才是重中之重。特別是檔案管理專業(yè)性人才。當(dāng)前管理檔案的檔案管理員年齡都比較大，對管理檔案這一方面的知識都比較老舊，很多人不擅長于用軟件管理檔案。依舊在用手在進行紙質(zhì)歸檔。還有一部分管理人員，在進行檔案管理的時候并不能達到專業(yè)化要求，經(jīng)常進行一些簡單的搜索。所以現(xiàn)在僅靠現(xiàn)有的管理員并不能解決各種難題。要想實現(xiàn)專業(yè)性的檔案管理數(shù)字化模式，必須引進數(shù)字化人才。

3 高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的對策

第一點是，規(guī)劃檔案管理數(shù)字化。各個高校首先應(yīng)該把檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入規(guī)劃當(dāng)中。首先是統(tǒng)一規(guī)劃檔案管理流程。實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的對接。進而可以推動數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。必須要保證的是在檔案管理庫中，任何檔案以及文件在分類整理入庫的過程當(dāng)中，必須要做到嚴(yán)格的把控。必須確保電子文件與紙質(zhì)檔案做到一一對接。第二點是，加大硬件投入引進人才。首先需要做的就是購買數(shù)字化檔案管理設(shè)備。必須投入大量的資金。已被購買硬件設(shè)備。購買先進的掃描儀，打印設(shè)備以及存儲設(shè)備。作為硬件支撐去發(fā)展數(shù)檔案管理的數(shù)字化。我們還要去選擇一些較好的管理軟件。學(xué)校應(yīng)該做的是與各個軟件公司親密合作，需要做的就是研發(fā)出一款適合自己學(xué)校的管理檔案的軟件。以便學(xué)校自己使用。另外需要做的就是引進復(fù)合型人才。我們需要引進專業(yè)的檔案管理人員。優(yōu)秀的檔案管理人員直接影響檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。不僅是專業(yè)的檔案管理人員還要熟悉各類電子產(chǎn)品。

4 結(jié)語

進行檔案管理數(shù)字化，是現(xiàn)階段每所高校的需求。檔案管理正逐漸向智能化數(shù)字化發(fā)展。隨著時代的信息化發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要與時俱進。在發(fā)展檔案管理數(shù)字化的同時，還要引進人才以及購買硬件設(shè)施，作為推動數(shù)字化的發(fā)展。全面提高檔案管理水平。

參考文獻

[1] 張蕾.新時代高校檔案數(shù)字化管理的問題與對策[J].咸陽師范學(xué)院學(xué)報，2017（6）：124-126.

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