探究新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作

金春燕

摘要：新時(shí)期各行各業(yè)的信息化建設(shè)逐漸成為當(dāng)前主要發(fā)展方向。檔案管理信息化建設(shè)更是如此。但是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還存在著一定的問(wèn)題，嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的正常進(jìn)行。基于此，本文首先研究了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，然后提出了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、檔案管理信息化的作用

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案保管方式通常都是通過(guò)紙張的方式將檔案進(jìn)行分類，但是很多檔案是需要經(jīng)常被使用的，紙張會(huì)有一定的使用周期，一旦超過(guò)使用周期紙張就會(huì)出現(xiàn)損壞的情況。因此在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，相關(guān)的工作人員要逐漸摒棄這種傳統(tǒng)的工作方式，逐漸融進(jìn)新型的高科技檔案保存手段，確保每一個(gè)人的切身利益。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（1）專業(yè)信息化人才缺乏。事業(yè)單位檔案管理人員作為檔案管理的主體，其整體工作素質(zhì)和信息化水平對(duì)確保整體管理質(zhì)量發(fā)揮著不可替代的作用。但從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理人員的工作能力、專業(yè)素質(zhì)來(lái)看，工作人員多數(shù)不是從專業(yè)院校畢業(yè)的專業(yè)人才，缺乏一定的專業(yè)化能力，而且檔案管理隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，信息化意識(shí)不強(qiáng)。由于對(duì)工作隊(duì)伍技能培訓(xùn)力度不足，使得整個(gè)工作隊(duì)伍缺乏專業(yè)水平，知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，與現(xiàn)代檔案管理工作要求越來(lái)越不適應(yīng)，更不能滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求。此外，很多工作人員對(duì)工作認(rèn)識(shí)不足，具體表現(xiàn)在工作中，檔案材料收集不科學(xué)，工作不積極，不能做到精益求精，檔案管理工作敷衍了事，只是檔案資料的收集整理，沒(méi)有盡職盡責(zé)，不能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足之處，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和工作秩序。

（2）事業(yè)單位檔案管理改革機(jī)制缺乏時(shí)代性。目前，事業(yè)單位在改革過(guò)程中，對(duì)檔案管理改革研究較少，相應(yīng)改革機(jī)制與現(xiàn)階段對(duì)事業(yè)單位檔案管理要求極不相適應(yīng)。新時(shí)期，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷向著深水區(qū)和常態(tài)化方向發(fā)展，未來(lái)國(guó)家在經(jīng)濟(jì)建設(shè)，各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，面臨很多不確定性，面對(duì)這些不確定性，做好事業(yè)單位檔案管理工作，能夠確保相關(guān)部門利用有價(jià)值的信息材料，分析當(dāng)前形勢(shì)，從而更好地攻克難題，向前發(fā)展。目前我國(guó)教育領(lǐng)域企業(yè)和社會(huì)發(fā)展動(dòng)態(tài)，革新了人才培養(yǎng)模式，確保人才培養(yǎng)更好，與社會(huì)相貼合，培養(yǎng)一大批專業(yè)優(yōu)秀的人才，以適應(yīng)不同領(lǐng)域的專業(yè)需求，整個(gè)人才市場(chǎng)向著多樣化、專業(yè)化、復(fù)合化方向發(fā)展。而事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部還沒(méi)有建立與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的管理機(jī)制，不能夠很好地適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革發(fā)展要求，與社會(huì)發(fā)展存在一定差距。

（3）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范。現(xiàn)階段，各個(gè)事業(yè)單位高度重視檔案管理信息化建設(shè)，但是在信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，多數(shù)事業(yè)單位所使用的檔案管理系統(tǒng)不能和其他部門有效統(tǒng)一，系統(tǒng)兼容性、適應(yīng)性較差，難以利用同一個(gè)部門的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多種檔案信息的檢索和查詢。再加上現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容越來(lái)越多，工作流程越來(lái)越復(fù)雜，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問(wèn)題，制約了檔案信息化電子化進(jìn)程，使得檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享，降低了檔案的利用效率，不能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

（4）事業(yè)單位檔案管理信息化程度有待進(jìn)一步提高。目前，很多部門在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，并不能將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，重大檔案信息材料、信息資源在收集、登錄、登記過(guò)程中很難實(shí)現(xiàn)信息化操作和信息化記錄，依然采用人工手段利用紙質(zhì)方式來(lái)收藏。這種工作模式，增加了工作人員工作量的同時(shí)增加了收藏難度，也給檔案查詢利用帶來(lái)很大難度。因 此，為了進(jìn)一步提高檔案利用效率和管理水平，就要求事業(yè)單位高度重視檔案信息化建設(shè)，逐步完善信息化系統(tǒng)和平臺(tái)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（1）增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能，促進(jìn)檔案管理信息化的嫁接與移植。一直到目前為止，我國(guó)大部分的事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行建設(shè)，很多事業(yè)單位的管理人員的管理方式還是很陳舊的，沒(méi)有辦法更好地滿足人們的日常生活需要。因此隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位中的檔案不僅數(shù)量越來(lái)越多，而且種類也逐漸地開(kāi)始了變化，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)找到新型的管理手段來(lái)進(jìn)行檔案管理，全面提高管理人員的認(rèn)識(shí)水平，使其深刻理解到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。現(xiàn)如今，我國(guó)的信息科技發(fā)展越來(lái)越迅速，所以我國(guó)大部分事業(yè)單位的工作人員需要?jiǎng)?chuàng)新自己的工作手段，逐漸掌握這種新型的管理方式，讓事業(yè)單位的檔案管理工作可以更好地為人們服務(wù)。

（2）樹(shù)立檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)。現(xiàn)階段想要更好地完成事業(yè)單位的檔案管理工作，相關(guān)的工作人員就需要轉(zhuǎn)變自己的工作思想以及工作態(tài)度。因?yàn)槲覈?guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越快，所以人們對(duì)于事物的認(rèn)知也逐漸地增多，這對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作是一個(gè)全新的挑戰(zhàn)。因此現(xiàn)階段隨著各種思潮的興起，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作也需要隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)生變化，相關(guān)的工作人員可以緊跟著時(shí)代發(fā)展腳步，充分掌握檔案管理的各項(xiàng)技術(shù)要求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新發(fā)展。相關(guān)的工作人員可以打破傳統(tǒng)的思想，采用新型的思想潮流。

（3）提升檔案工作的信息化管理水平。對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要做到的就是全面提升我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理水平，這就需要相關(guān)的工作人員要以實(shí)際的工作需求為主要手段。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作主要采用的方式都是通過(guò)紙張來(lái)保存檔案資料，但是這種管理方式是有限的，而且紙張容易損壞，一旦保存不善就會(huì)對(duì)我國(guó)的事業(yè)單位的檔案工作造成損失。所以現(xiàn)階段相關(guān)的工作人員需要采用新型的手段來(lái)檔案管理工作，不斷地提升檔案管理工作水平，逐漸在工作中融入信息科技，將檔案資料更好地保存。通過(guò)信息科技的運(yùn)作不僅可以更好地保存檔案資料，同時(shí)還減少了查找資料的麻煩，淘汰過(guò)去那些比較落后的方式，只有這樣才能更加高效、快捷地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。這種工作方式不僅加強(qiáng)了我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作效率，還提高了檔案的保護(hù)，以防造成檔案信息的泄露。

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