如何提高農機監理檔案規范化管理水平

張建光

摘 要：農機監理檔案對于農業機械化發展具有重要作用，因此相關部門必須保證農機監理檔案管理的規范化，提升工作標準，提出加強農機監理檔案管理工作的具體措施。根據目前各地相關部門農機監理檔案存在檔案基礎管理不規范、標準低、管理混亂等問題，提出加強該項工作的具體工作內容、程序和相關要求。

關鍵詞：農機監理;檔案;管理

中圖分類號：F322 ???????文獻標識碼：A

doi：10.14031/j.cnki.njwx.2019.12.037

1 要有序開展基礎業務工作

1.1 農機監理檔案編號

指保管的農機監理檔案案卷的排列次序體現的號碼。是檔案室用來體現檔案分類層次和保管業務科室檔案排列順序的一組序號。檔案庫房檔案架上的檔案的排列順序應與案卷編號保持一致。起著固定檔案整理成果，反映分類和排列次序，便于檔案的科學有序高效管理的作用。

1.2 農機監理案卷排架

檔案室接收的全部農機監理檔案案卷，需進行系統的分門別類的排架，既要確定每類案卷的前后次序和存放位置，又要保持案卷與案卷之間的內在聯系。將不同門類的檔案分別排架，如農業機械檔案、駕駛人員檔案、事故檔案等，確定各類檔案位置后，將同一類別的檔案按案卷特點編號。在工作實踐中，案卷的排列問題也是管理中面臨的突出問題，案卷只有經過系統分門別類的排列，才能使案卷和案卷之間保持有機聯系。此外還要按照農機監理檔案的保管期限永久、 長期（30年）順序依次排列。實踐證明，按照年度順序排列案卷既方便查找利用，也能系統地反映農機監理工作原貌，不失為一種有效的排列方法。

1.3 農機監理目錄號

指每一案卷目錄的編號。—個全宗內案卷按阿拉伯數字順序編號。可以將內設機構都設代號，將代號作為目錄號。還可以按年度時間順序編號，1年為1號目錄，依次類推。農機監理檔案室應具備《農機監理全引目錄》 《農機監理案卷目錄》《農機監理移交案卷目錄》和《農機監理分類目錄》等最基本的目錄。

1.4 農機監理檔案移交入庫

應按照檔案工作相關規定，每年底前向各業務科室收集檔案。制訂《農機監理檔案室移交案卷目錄》，清點各類檔案內容和數量，核對檢查檔案內容。確定案卷數量、案卷標題、卷內文件件數、盒裝檔案件數與《移交案卷目錄》是否一致，經核對無誤后，具體雙方責任人在《移交清單》上簽字，檔案正式入庫保管。

1.5 農機監理檔案鑒定銷毀

一要按照上級檔案管理部門的權威專業依據，制訂鑒定銷毀標準，對已經失去保存價值或保管期限已滿的檔案進行銷毀處理;二是成立鑒定銷毀工作的領導小組。銷毀檔案須經過嚴格鑒定分析后出具報告，登記清冊，經組長批準后銷毀，銷毀檔案時派監銷人監銷。

1.6 農機監理檔案庫房保管

庫房要有通風、防潮、防塵、防光 、防蟲、防火、防鼠、取暖等設施和必要的設備。檔案庫房的裝具、器具、材質、形式、結構，本著有利于保護檔案，有利于防潮、防蟲，取送方便，經濟耐用美觀的原則選用。

1.7 農機監理檔案檢索

通常檢索用的是《案卷目錄》《全引目錄》《卷內文件目錄》《重要的文件目錄》等 ，還應有一些文字敘述式的檢索工具，如編制《農機監理檔案室指南》《農機監理檔案專題指南》等。在當前檔案信息化管理的形勢下，應建立農機監理檔案電子數據庫，建立電子目錄檢索系統，提高檢索利用效率。

1.8 農機監理檔案應建立健全的工作規章制度

主要包括：《農機監理檔案工作管理辦法》《農機監理檔案歸檔范圍和保管期限一覽表》 《農機監理檔案相關管理人員工作職責劃分》《農機監理檔案庫房規范化管理制度》《農機監理檔案提供利用查閱制度》《農機監理檔案鑒定銷毀制度》等。

2 要對檔案管理工作提出規范化要求

一是農機駕駛員辦理相關業務時必須本人親自到場，并親自履行手續，認真填寫相關表格，本人親自簽名畫押，杜絕其他人代簽或偽造簽字現象，如在檢查中發現或有相關人員舉報等問題，一律追責，嚴格給予相應處罰。檔案管理人員要嚴格按照《農機駕駛員登記工作規范》及農機監理業務流程的要求，規范管理農機監理檔案工作。

二是農機監理檔案根據農機監理業務流程的要求，拖拉機辦理牌照必須有合格證、購車發票，購車人身份證復印件、拖拉機照片等材料。享受政府補貼政策的農機具，同時必須有購機補貼合同、鄉鎮農機站所開具的證明方可辦理業務。農機駕駛員檔案中除了業務需要的表格外，要求駕駛員出具的駕駛員體檢表格必須有縣級以上（包括縣級）的醫院體檢印章。

三是上級檔案管理部門和農機監理單位要不斷提升農機監理檔案專職檔案管理人員的業務水平，根據時代發展的要求定期對參與檔案管理的人員進行培訓，使其熟練掌握必要的農機業務知識和檔案管理的專業知識，以此推動農機監理檔案工作上檔晉級，在干好農機監理檔案管理工作的同時，使農機監理檔案在提供利用、發揮作用上實現其促進農機監理工作開展的應有貢獻。

四是有條件的農機監理檔案室要安裝煙感系統、噴淋系統、滅火器等以預防火災事故。要購買、使用除濕機、空調、打孔裝訂機、切紙刀、防磁音像柜、計算機及檔案軟件、掃描儀等現代化管理器材推進農機監理檔案規范化管理。