大數據時代醫院檔案管理方法探析

許 佳

（四川大學華西臨床醫學院（華西醫院）信息中心，四川成都 610000）

2015年8月31日，國發〔2015〕50號印發的《促進大數據發展行動綱要》中首次從國家層面提出并部署了大數據相關工作，其中主要任務之一便是利用大數據推動健康醫療的發展，構建出以人為本、惠及全民的民生服務新體系[1]。檔案作為醫院信息資源的重要組成部分，隨著大數據在醫療行業的不斷推進，檔案的形式與種類也日益多樣化，逐漸從單一的紙質病歷過渡到圖片、文件、報表、MRI影像、CT影像等多種形式，這使得傳統的檔案管理模式難以滿足現有的管理需求，這就要求醫院檔案管理方面必須加快步伐，不斷改進與創新管理辦法，以求適應大數據時代下醫療健康行業對檔案信息化、數字化、高效化的要求[2]。

1 醫院檔案的重要性

醫院檔案是經過處理的醫院重要資料，能為患者提供詳細的屢次就診記錄數據，能為醫生提供診療記錄以便精準化治療，能為醫院提供治療記錄且為醫患糾紛提供重要依據，能為教學提供事實資料與數據支撐、能為科研提供參考指標與標本、能為醫院進行健康教育宣傳提供有效素材，能為醫院的改革與發展提供高質量參考信息與溯源資料，不斷為健康醫療提供優質服務。總而言之，醫院檔案是醫院在大數據時代不斷優化自身建設過程中不可或缺的部分，醫院檔案是實施健康戰略、深化醫療改革中不可或缺的部分、是推動全民醫療、健康醫療不可或缺的部分。由此可見，醫院檔案管理工作是一項十分重要且不容有錯的工作。

2 目前醫院檔案管理的主要內容

目前大多數醫院是集醫療、教學、科研、行政等為一體，因此其檔案管理主要有：人事檔案的管理、科學研究檔案的管理、醫療檔案的管理以及支撐部門檔案的管理。

人事檔案管理主要是對從事醫療相關工作的醫生、護士、醫技等醫療人員、從事教學的老師、行政醫技后勤服務的相關人員的人事檔案的管理，主要用于對人員的管理與考評，同時可以通過對人員學歷層次、年齡等數據進行分析以獲得醫院的資源保障水平，亦可通過學術水平、技術水平等數據進行分析以獲得醫院的學科情況，可為醫院未來發展提供建設性意見與建議。

科學研究檔案管理主要是指對醫院中醫生或老師承擔的科研課題、科研結果、科研獲獎、專利專著、學術論文進行專業性管理，以便各個部門能隨時可對相關數據進行橫向與縱向分析、對比以獲得建設性數據，為醫院未來的規劃與發展提供有效與科學的支撐。

醫療病歷管理主要是指對患者的診療信息進行有效管理。患者診療信息的管理主要是對患者的入院時間、入院次數、手術過程與次數、護理記錄、醫療質量等進行管理，包括記錄與統計，分析與建議。醫院的根本是為患者服務，為社會服務，是以臨床工作為主要核心，因此對醫療病歷的管理與分析是評估醫療服務質量的關鍵依據。

支撐部門的文件管理主要是指對為醫院提供服務的設備部、后勤部、圖書館、實驗室、院辦等相應后備力量科室往來文件與設備物資的登記管理。醫院的高效運轉肯定是離不開強有力的后備力量，檔案的管理是規范和保障醫院后備力量穩定運轉不可或缺的環節。

3 大數據時代醫院檔案面臨困境

大數據一般是指通過現有的軟件、設備等無法進行捕捉、管理和處理的海量數據，其主要特點：大量、高速、多樣、低價值密度、真實性。這五大特點也是醫院檔案數據所具備的，由此可見醫院檔案管理已進入大數據時代，但現有的醫院檔案管理卻已不能滿足需求[3、4]。

3.1 醫院檔案管理體制不足

目前醫院的管理資源普遍集中在醫療與教學科研方面，在檔案方面的投入十分少。大多數醫院也沒有按照《檔案法》第五條關于檔案工作實行“統一領導，分級管理”原則執行[1]對檔案進行統一管理，而是將檔案分布在檔案科、人事科、病理科等，這種管理模式會導致檔案前期容易丟失，后期數據利用率不足。同時，醫院在檔案管理制度方面也存在欠缺，很多醫院在檔案管理方面沒有定制統一的管理制度與標準，以致檔案管理無法做到全流程記錄與管理，易導致數據節點的丟失或數據無法溯源，這不利于醫院的長線發展。

3.2 醫院檔案管理信息化程度不足

醫院檔案的管理目前多數是依賴于低水平的檔案管理軟件，或半紙質半電子的方式進行歸檔，隨著智慧醫院以及電子病歷的不斷推進，此類管理方式已不能滿足社會的發展需求，與新時代、與大數據時代對醫院的要求相去甚遠，制約了醫院的發展。

3.3 醫院檔案管理人員專業性不足

醫院的檔案管理人員多數是非專業出身，雖具備一定的管理能力，但缺乏對檔案精細化管理的能力，使得檔案的管理局限于整理歸檔，沒有合理科學的布局與后期數據分析，影響了醫院的發展。同時醫院檔案尤其是診療檔案包含了大量的患者隱私，這也要求檔案管理人員需要具備專業的管理能力與素質，避免數據泄露風險。

3.4 醫院內部資源共享性不足

醫院檔案作為教學、醫療、科研、行政管理等的重要支撐材料，是各個平臺、各個部門相互借鑒學習的重要資料。隨著互聯網+的推進，醫療會診、遠程診療在醫院中越來越普及，這就要求醫院必須提高數據的共享性，但目前大多數醫院沒有統一的檔案管理平臺和信息檢索平臺，雖然隨著電子病歷的不斷推廣使得在病歷檔案方面的數據共享得到了很大提升，但是該數據僅限于醫院內部，對外數據的共享性依然低，同時很多檔案查詢仍依賴于人工紙質查詢，耗時長、使用不便、利用率低，尤其數據的有效利用率低，這對醫院長線發展，尤其是科研發展十分不利。

4 大數據時代醫院檔案管理方法

4.1 緊跟大數據發展步伐，不斷完善醫院管理體制

按照“統一領導，分級管理”原則制定檔案管理制度，形成科學的管理體系，用以適應數據時代對資料管理的精細化、電子化要求。一是要從醫院層面建立檔案管理制度，形成檔案管理規范，實現責任到人的管理考核機制；二是健全檔案管理部門，將檔案的分散管理集中到統一部門，并進行分層細化，逐步落實“大檔案”管理理念。

4.2 合理利用大數據服務優勢，加快推進醫院檔案信息化建設

醫院檔案的管理關系到醫療的決策與醫院的管理。醫院檔案是大數據的體現，具備大數據的優勢：全數據、相關性，因此合理利用大數據優勢不斷推進檔案管理信息化建設，是有利于為醫療決策提供高效的、全面的綜合信息，有利用提高醫療決策的質量，有利于在醫療過程中快速而精準的進行干預與預防，有利用為醫療管理科學化與客觀性數據，有利于管理決策。大數據在醫院檔案管理方面信息化建設主要是：一是構建醫院檔案庫，實現檔案是事實更新與；二是建立網絡檔案管理信息化平臺，實現數據的檢索與利用；三是合理利用網絡，在保護數據安全性的基礎上實現遠程數據交互，護航會診與遠程診療，推動醫聯體建設；四是加大軟硬件投入，確保檔案安全性。

4.3 匹配大數據發展趨勢，努力提升醫院檔案管理人員專業性

大數據的發展趨勢主要有大數據與人工智能的融合、跨學科領域交叉的數據分析應用、利用大數據構建大規模、有序化開放式的知識體系、大數據與云計算、移動互聯網等的綜合應用幾個方面[5]。智慧醫院以及電子病歷系統的不斷推進使得醫院的診療與管理也越來越人工智能化、學科交叉化，對醫院檔案的管理要求越來越嚴苛，這必然要求檔案管理人員要具備更專業的能力，因此提升醫院檔案管理人員的專業水平是必然的趨勢，主要方法：一是通過培訓、進修、繼續教育等方式提升目前管理人員水平與能力；二是從高校引進檔案管理方面專業性人才，逐漸完善檔案管理人員層次；三是對檔案相關人員進行職業教育，通過實踐不斷創新檔案管理辦法，開發適應醫院的檔案管理的新模式；四是對涉及檔案的醫生、護士、職工進行檔案知識教育，從源頭上規范檔案管理模式。

4.4 借鑒大數據模式，深化醫院檔案共享與服務建設

大數據的模式主要有企業數據自營模式、數據平臺模式、數據外包模式等。目前多數醫院數據都外包給合作公司代處理，但外包模式會影響醫院的核心競爭力，因此醫院要不斷深化改革，提升共享與服務能力。提升檔案共享與服務建設方式主要有：一是在保障數據安全的基礎上，開放部分數據接口，提供開發環境，或租賃云平臺，實現檔案數據共享平臺的建設；二是通過購買或開發醫院檔案采集與分析軟件，實現數據的在線初處理，為后續數據共享進行服務；三是提供檔案數據倉，借助社會數據提升自身創新與科研實力，從而加強共享能力，提升服務質量。