基于信息化的工程建筑檔案管理建設方法探析

郭雷兵

摘 要：在建筑工程中，工程檔案是其中的重要組成部分，貫穿于整個項目工程之中。通過對工程檔案資料的保存，可以為以后的工程建設提供借鑒參考。但是，在我國的工程建筑檔案管理中，管理模式較為單一陳舊，導致檔案資料的缺損與遺失，給檔案管理單位造成較大的損失，影響我國建筑行業的發展。隨著信息技術的不斷發展，各行各業都紛紛引入了信息技術，實現了信息化的管理。本文主要圍繞信息化的工程建筑檔案管理建設方法進行探析。

關鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理

在信息時代背景下，人們每天都要接受海量化的信息，而計算機網絡技術的發展，使得信息的傳遞問題得到了解決。在檔案管理中，不再局限于紙質資料的保存，還可以通過計算機存儲資料，這極大的提高了信息的傳遞效率，更便利了人們的信息查找。基于此，工程建筑檔案管理也需要與時俱進，要朝著信息化的方向發展，這樣才能夠實現檔案管理的規范化與標準化。

一、工程建筑檔案的主要特點

在建筑工程項目的管理過程中，工程檔案可以反映出該項目的所有內容，除了會顯示項目的方案設計，各方的合同，還包括各部門的審批文件，施工現場的氣象資料以及地質情況等。這些資料僅僅是工程建筑檔案的一小部分，其他還包括施工過程中的建筑材料使用報告，圖紙會審和技術交底等資料以及設計單位與監理單位的相關資料。由此可知，在建筑工程中，檔案資料的管理尤為重要。其具有以下幾方面的特點：一是一次性。因為在建筑工程項目開始直到最后階段，都屬于一次性的操作，所以與之相匹配的檔案也只有一套。二是確定性。在建筑工程項目中，檔案貫穿于整個過程，是項目建設變化的見證，所以檔案必須要具有真實性的特點，要能夠對工程項目進行真實的記錄。三是實用性。檔案可以反映出項目工程的真實情況，具有一定的使用價值。在項目后期的維修或者擴建中，工程檔案資料便可以用來參考。此外，在同類建筑施工中，也可以借鑒這些檔案資料。因此，工程檔案資料的實用性較強。

二、建筑檔案管理所存在的主要問題

在建筑工程項目中，工程檔案較為重要，反映了建筑物的質量是否安全可靠。工程檔案貫穿于整個工程的全過程，從工程建設的立項，到報建審批，再到項目的勘察設計階段等環節，都會產生大量的數據資料，這些資料其實是對工程施工的全方位記錄。但是，在建筑檔案的管理中，還存在著以下幾方面的問題：

（一）信息化建設較為緩慢

隨著科技的進步與發展，在一定程度上推動了我國檔案信息化的建設步伐，盡管我國加大了資金投入以支持工程建筑檔案管理的信息化發展，但是從我國當前的工程建筑檔案管理情況來看，信息化建設還比較緩慢，難以適應我國經濟的發展。在檔案的信息化建設中，因為各地區的建筑工程數量較多，這使得檔案的來源地不同，所以信息也非常的分散，難以進行規范化的管理。此外，在檔案管理信息化的建設中，盡管我國加大了投資力度，但是一些檔案管理單位對信息化的建設有所忽視，忽視了對檔案管理系統以及各種軟硬件設備的更新，也忽視了對檔案管理人員的信息素養培訓，這影響了檔案的信息化發展。例如，在一些檔案管理部門，存在電腦陳舊現象，而且無論是電腦系統還是檔案管理系統都非常的陳舊。這樣在實際工作中，電腦會時常出現卡頓的現象，極大地影響了管理人員的工作效率，而且因為檔案管理系統沒有及時的升級，所以在檔案資料的存儲上也存在著一定的問題。

（二）建設動力有所不足

由于我國的建筑檔案信息化建設起步較晚，還處在剛剛起步的階段，導致在實際操作中會出現各種各樣的問題。在檔案的信息化建設中，由于沒有出現針對性較強的群體，這就導致建筑檔案的信息化建設較為緩慢。此外，由于缺乏專業的檔案管理人員，這也影響了建筑檔案的信息化建設。再加上一些檔案管理部門對于檔案信息化的建設不夠重視，也影響了檔案的信息化建設，使得建筑檔案并沒有發揮其應有的作用。

三、基于信息化背景下的建筑檔案管理策略分析

如今，我國的建筑行業取得了較大的發展，在取得巨大發展的同時，建筑單位也紛紛認識到加強檔案管理的信息化建設是推動企業發展的重要途徑。那么在實際工作中，需要從以下幾方面著手，以推動工程檔案的信息化建設。

（一）樹立現代化的檔案管理意識

作為建筑工程的重要部分，建筑檔案可以將工程項目的各方面情況如實的反映出來，如工程項目的施工狀況、進展、質量等。但是，在我國的建筑檔案管理中，管理方法較為落后，信息化的建設不夠理想。因此，在今后的檔案管理中，各檔案部門需要引入信息化技術，建立電子信息庫，或者是建立檔案信息管理系統，以實現對檔案的存儲與管理。這樣就取代了傳統紙質檔案管理的方法，并且有助于檔案的重復利用。眾所周知，傳統的紙質檔案管理會耗費大量的人力與物力，尤其是在信息的查找上非常的不便，甚至一些檔案管理人員自己都不知道檔案資料究竟被置于何處。當然，要想將信息技術引入到檔案管理之中，歸根結底還是需要得到人的重視，需要檔案管理部門改變傳統的管理思想，要樹立現代化的檔案管理意識。而且也只有當他們從思想認識到檔案信息化建設的意義，才能推動這項工作的發展。如此一來，檔案管理部門才會投入資金以及人才方面的支持，才會著手電腦的更新，著手電腦系統的升級換代，進而提高檔案管理的效率。

（二）重視對檔案管理人員的培訓

在工程建筑檔案的管理過程中，由于檔案管理人員需要全程參與其中，并做好檔案的分類、收集等工作。故此，檔案管理人員的職業道德素質的高低，管理能力的強弱等，會對檔案管理的可靠性產生一定的影響。但是，在我國一些檔案管理部門，檔案人員呈老齡化現象，這些檔案管理人員雖然管理經驗較為豐富，但是在新鮮事物的接受上比較慢，尤其是他們的信息化素養較低，很難適應新時期的檔案信息化管理工作。基于此，需要重視對檔案管理人員的培訓與引進。首先，需要向社會招聘一些具有一定檔案管理經驗的人才，并保證他們具有一定的計算機操作能力，能夠熟練地運用檔案管理軟件進行工作。其次，在人才引進之后，需要定期對他們進行考核與培訓，盡可能在部門營造一個良性的競爭環境。要做好對檔案管理人員的技術培訓，一方面對他們的檔案管理專業知識進行培訓，另一方面對他們的計算機能力進行培訓，以提高他們的綜合素質能力，使他們能夠更好地應對今后的檔案信息化管理。此外，檔案管理部門需要改變傳統的檔案管理理念，要引進先進的管理理念，以便建立一支信息技術水平較高，綜合素質能力較強的檔案管理

隊伍。

（三）重視對檔案庫的信息化管理

在工程建筑檔案管理中，要想實現系統化、科學化的管理，還需要加強檔案庫的信息建設。例如，在檔案管理中，將那些需要歸檔的資料先收集起來，并按照統一的格式對檔案資料進行編輯，然后將其提交到檔案管理系統之中，通過系統來實施自動歸檔。在歸檔之后，需要將檔案資料都保存在數據庫的平臺之中，這樣也有助于檔案資料的共享與檢索。

（四）強化檔案管理的安全意識

隨著科技的日新月異，極大的便利了人們的工作與生活，提高了各企業的管理效率。在工程建筑檔案管理中，科學技術的發展雖然提高了管理的效率，但是也會成為一些不法分子窺探檔案的機會，使工程檔案面臨著一定的泄密風險。而一旦工程檔案資料外泄，就會給檔案管理單位帶來較大的損失，會影響我國建筑行業發展。例如，一些不法分子利用計算機網絡中的漏洞，遠程攻擊檔案管理系統，以達到對檔案信息的竊取或者篡改，從而獲得自己不可告人的目的。因此，在檔案信息化的建設中，部門需要根據檔案資料的重要程度進行加密處理。對于一些較為重要的資料，需要對其進行特殊的加密處理，然后對不同層級的人員設置不同的權限。通過對計算機技術的合理運用，實現對檔案信息的加密處理，就可以保證檔案管理工作的安全性。值得注意的是，檔案部門也需要重視對紙質檔案的管理，雖然現在主要是運用檔案管理系統來進行信息的存儲，但是在工程建筑中，涉及大量的設計圖紙與圖紙會審資料，這些檔案基本上都是紙質資料，也需要對其進行重點保管，防止因為管理不善而導致遺失或者缺損的現象發生。

（五）重視原始數據的歸檔

在工程檔案的信息化管理中，除了從建設檔案信息庫以及培訓專業的檔案管理人員著手，還需要重視對原始數據的歸檔。因為這些原始數據的歸檔工作能夠得到有效的開展，直接關系到工程檔案資料的完整性以及真實性，而且要想實現系統化以及標準化的檔案管理，也需要前期做好檔案的收集與歸檔工作。因此，在今后的檔案管理中，檔案管理部門要重視信息資料的收集，然后將這些數據通過計算機輸入到檔案管理系統之中。值得注意的是，在信息的歸檔過程中，需要重視對檔案信息真實性的核實，以確保登錄在系統中的信息真實。

四、結語

綜上，在網絡信息時代背景下，信息技術在我國各行業之中得到了廣泛的應用，極大的提高了我國各企業的管理效率。那么在工程檔案管理中，也需要實現信息化的建設，以提高檔案管理的效率。但是，在我國一些檔案管理部門，檔案管理還存在著較多的問題，如信息化建設較為緩慢、建設動力有所不足等。那么在今后的檔案管理中，檔案管理部門需要樹立現代化的檔案管理意識;要重視對檔案管理人員的培訓;強化檔案管理的安全意識;并重視原始數據的歸檔。如此一來，就能夠實現工程檔案的信息化管理，促進我國建筑行業的進一步發展。

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