政府會計制度下高校網絡投遞式報賬的改進與完善

□朱家位 趙嬋娟 李雄平

（云南農業大學財務處 云南昆明650201）

隨著高校的快速發展，學校的經濟業務日益頻繁，財務報銷的工作量逐年增加，為簡化報銷手續繁瑣、縮短等待時間長，保證教學、科研工作的正常開展，高校財務部門采用了許多積極的應對措施，比如預約、抽號排隊報賬，到二級學院（部門）上門報賬，等等，但實施效果一般，并沒有解決報銷需排隊、耗費時間長的根本問題，對財務部門而言，也沒有減少報銷的環節和工作量，面對排隊等候的大量人群，反而增加了財務人員心理壓力，不利于工作效率的提高。

對此，一些高校基于互聯網技術，依托校園網開發了網絡填報報賬單，原始單據驗收、審批后裝入袋子并投遞到財務指定的地點，財務定期取回袋子再進行報賬處理，解決了報賬人員到財務部門排隊等候報賬的現象，財務人員不再面對報賬人員，按規定及時辦理報賬手續即可，提高了工作效率，這就是本文所指的網絡投遞式報賬（以下簡稱投遞報賬）。筆者所在單位在充分考察其他高校投遞報賬模式的前提下，于2013年開發并實行了投遞報賬，系統的運行從根本上解決了師生報銷排隊等候的現象，為師生提供了更加優質、方便、快捷的報賬服務，改善和提高了會計服務質量。

一、投遞報賬的概況

投遞報賬系統基于學校校園網公共平臺和某公司開發的財務核算軟件（財務網絡版）基礎上設計開發的，系統由遠程報賬系統和遠程報賬憑證處理系統組成。

（一）遠程報賬系統

利用工資查詢賬號及密碼便可登錄系統，登錄后系統自動顯示出報銷業務類別，報銷人根據業務類別選擇填寫教職工報賬單據，各類報賬單據中已設定好常用的經濟業務摘要、對應的會計科目等信息，報銷人輸入經辦人、經費項目代碼、資金支付方式、聯系電話等關鍵字段，其他內容通過查詢、選擇可快速完成報賬單填寫，報賬單保存后自動生成報銷單編號，提交后傳入遠程報賬憑證處理系統中。報銷人打印出報銷單，按經費審批權限報經費審批負責人審批，整理好原始憑證粘貼于報銷單之后，購置物品的完成驗收手續，所有報銷單據裝入投遞袋后投入固定地點的投遞箱，報銷人負責的報賬流程即結束，之后的報賬流程由財務人員負責完成。

（二）遠程報賬憑證處理系統

該系統介于遠程報賬系統和財務核算系統之間，專供財務人員使用。財務部門定時取回報賬投遞袋，分發給會計科財務人員，財務人員審核原始憑證的合法、合規性和審批手續的完備性，以及對報銷金額、支付方式進行審核，審核無誤的報銷單便可填制會計憑證，審核有問題的報銷單退回給報銷人，按規定補充完手續，不予報銷的拒絕報銷；財務人員登錄系統后，通過填制憑證按鈕，輸入報銷單編號，按回車鍵自動轉化為會計憑證，此環節須對摘要、會計科目進行再次審核，按會計基礎工作規范的要求準確錄入，憑證保存打印后完成審核制單流程；財務人員審核會計憑證、會計憑證匯總記賬后，出納通過投遞報賬系統的支付模塊，提取支付信息導入網銀支付系統，由銀行按支付信息完成資金的支付流程，賬務報銷流程全部結束。

二、從等待的視角看投遞報賬系統存在的不足

與傳統報賬模式相比，報銷人對報賬業務是否符合規定、能否報銷、什么時間報賬存在不確定因素，每筆業務的報銷，自報賬資料投遞后，報銷人就處于一個等待的過程。從報銷人等待的視角來看，投遞報賬系統仍存在一些缺陷。

（一）信息反饋方面

對投遞報賬的經辦人而言，經濟業務的報銷，資料未投遞之前，如何辦理是可知、可控；報賬資料投遞后，便處于等待的環節，報銷事項的推進全由財務部門負責，報賬結果只能依賴于財務部門的信息反饋；信息反饋時間的長短直接影響報銷人的心理及情緒，等待時間越長，所產生的負面影響越大。從報銷人的角度來看，報銷時間、報銷信息反饋越短越好。

1.信息反饋方式單一。投遞報賬信息反饋方式一般有：電話通知、短信通知和項目經費指標動態查詢。

對符合相關規定予以報銷的業務，財務人員通過會計憑證填制、審核、記賬處理等環節完成業務處理，財務系統內按報銷單據編號進行統計，自動導出統計信息傳入財務綜合業務管理系統中，綜合業務管理系統中的支付管理系統每天下午6點以后發布當天業務處理信息，信息傳輸到業務經辦人的手機和項目經費指標明細賬簿中，業務經辦人通過收到的手機信息知曉報賬情況，項目經費審批負責人則需登錄項目經費指標查詢系統才可知曉業務的報賬情況。涉及資金支付的，財務部門利用銀行網銀支付系統進行支付，收款個人或單位可利用在對應銀行開通的信息接受方式收取相應的資金到賬信息。

對于不符合報銷規定或不予報銷的業務，財務人員通過報銷單據中預留的聯系電話，通知到經辦人或報銷人，電話中告知存在的問題及解決辦法，由經辦人到財務處領回報賬單據，辦理好相應手續后再投遞或直接送交財務人員，重走投遞報賬流程完成報賬業務。

投遞報賬的信息反饋途徑及方式單一，不便于信息的及時傳輸，是造成報賬等待的主要因素之一。

2.接收信息等待時間長。投遞報賬基本流程是：財務部門正常工作日上午到投遞點取回投遞資料袋→分發到具體的審核制單人員→財務人員審核→符合規定→填制會計憑證→當天下午或次日上午審核人員審核→系統審核記賬→出納導出支付信息→整理編制支付信息提交銀行→銀行支付資金，資金支付正常需要兩天，若遇特殊情況，資金支付的時間會延長。

在實際運行中，多數教職工報賬單據投遞后的次日，若未接收到報賬或資金到卡信息，便會電話聯系財務部門，詢問報賬結果，甚至有些經辦人直接到財務部門詢問報賬結果，或多或少地影響了財務的正常工作。

（二）報銷業務工作量方面

設計投遞報賬的初衷，主要是想在解決師生報賬需排隊等待的前提下，減少或減輕賬務報銷相關人員的手續和工作量，對會計工作流程進行局部再造，為教職工提供滿意度高的業務流程。然而從運行幾年的情況來看，這種報賬模式表面上簡化了報銷的程序，但對于經辦人和財務審核制單人而言，并沒有真正減少手續或工作量。

1.報銷人。報銷人或經辦人在辦理具體的業務時與會計核算系統沒有直接的聯系，二者缺乏直接交流與溝通，業務辦理完畢后，經辦人報銷時才與會計核算系統產生聯系，與傳統的報賬模式沒有什么區別。業務經辦人業務申請、辦理等手續沒有發生改變，相應的工作量也沒有減少，且對所辦理的業務是否符合報賬規定處于未知狀態，只能憑借職業經驗判斷、詢問等方式來對業務能否報銷進行推斷；財務人員對業務的辦理信息無法知曉，無法履行事前、事中監督職能，業務是否符合報賬規定，只有在見到報銷單據后才能做出判定。

2.財務人員。原始憑證流轉到財務部門后，首先對各報銷人投遞的報銷單據進行審核，符合規定的再轉化制作會計憑證，其處理方法、工作量與傳統的面對面報賬沒有區別；不符合規定的，電話通知經辦人按規定補充、補辦或拒絕報銷，反而增加了電話通知經辦人的環節及工作量。對審核制單人而言，并沒有簡化報銷的手續和減輕工作量，只是出納簡化了支付信息的手工統計、錄取網銀的環節，可從會計核算系統直接統計并導入網銀中，工作量相應減少。

三、投遞報賬系統的改進與完善

針對投遞報賬存在的不足，以政府會計制度實施、會計流程再造為切入點，分兩大步驟對投遞報賬系統進行改進與完善。會計流程再造就是對學校的會計業務流程進行根本性再思考和徹底性再設計，針對會計信息使用者的需求，并結合業務辦理的需求，盡可能地簡化、優化業務辦理和報賬手續，在會計組織、會計觀念、會計流程方面進行全面、深入的改變與完善，其核心是向教職工提供滿意度高的報賬業務流程和會計服務，進一步加強會計核算，提供資金使用效率，為學校發展提供財務保障。

（一）開發手機（APP）網絡報賬系統

依托現有的網絡報賬系統，開發手機（APP）網絡報賬系統，教職工通過財務處官網下載或掃描二維碼自動安裝手機網絡報賬系統，利用手機完成報賬單據的填報，并增加或完善以下項目及內容。

1.經費預算。以學校黨委會批復年度收支預算為依據，把各學院（部門）的年度支出預算分解到具體的項目及明細經濟科目中，科研項目參照上述方法處理。每一筆業務報銷須選擇具體的項目和經濟科目，選定后自動下拉項目經費預算指標，指標變動信息及時傳遞，項目經費審批負責人通過項目經費指標查詢窗口，能同步查詢項目經費預算執行情況；月末、年末自動生成經費預算執行統計表。經費預算前置到網報系統中，報銷人、經費審批負責人可動態掌握經費預算執行情況；財務部門審核、轉化為記賬憑證后，經費預算執行情況自動導入會計核算系統中，生成對應項目的經費預算、預算執行情況等財務信息。

2.經濟科目及說明。依據政府收支分類改革、年度經費預算編制說明等規定中的經濟科目，學校特殊業務需求等設置經濟科目，且與經費預算中的一致，編寫出每個經濟科目的定義、核算內容和使用說明，各項費用的報銷管理規定、標準等內容，報銷人在經濟科目列表中準確選擇填列，方便報銷人填報報銷單據的同時，也學習了相關費用報銷的政策法規和規章制度。

3.經費審批權責。各類經費報銷、審批的經濟責任和權限詳細列出，經辦人一目了然地知曉報賬的單據需報經誰審批、各環節中各自理應承擔的經濟責任，并以此督促自己履行好應承擔的責任。經濟責任分為：經辦人對經濟業務的真實性、發票的合規性負責；部門物資驗收人和國資管理部門對物資的數量、質量負責；經費審批負責人對經費支出的合法、合規性負責，并履行好“一支筆”審批責任。

3.資金支付。按資金支付的規定詳細寫明支付信息，比如，使用財政性資金，對應付款銀行是零余額賬戶；其他資金對應一般賬戶。與銀行之間達成委托支付協議，搭建在線支付系統，開設支付專戶，財務人員可依據審核的報賬單據或資金支付要求，選擇會計憑證制單之前或之后實時支付資金。

4.其他鏈接。手機（APP）網絡報賬系統通過校園網建立與國資部門驗收系統、自動辦公系統直線鏈接，經辦人把購物等發票拍照，并連同報賬單據提交到資產管理部門或經費審批負責人，資產部門完成網上驗收手續，經費審批負責人進行電子審簽；審簽單據自動傳給經辦人，經辦人再根據經費審批的權限逐級上傳審批；審批手續完成后，所有電子資料上傳到財務部門，財務部門審核人員在線審核，審核中發現的問題及時反饋給經辦人，讓經辦人補充完整，審核通過后傳回；經辦人打印出通過審核的報賬單據，整理粘貼好原始憑證，再投遞報賬。

手機（APP）網絡報賬系統，不僅對原有的網報系統進行了升級改進，經辦人不受時間、地點的限制，可實時辦理報賬；而且打通了資產管理、網絡電子審簽、財務在線審核環節，報賬形成完整的一個閉環，經辦人對報賬的進展等信息實時掌握，按反饋的信息及要求逐級辦理即可。

（二）搭建“業財融合”平臺

向教職工提供滿意度高的報賬業務流程和會計服務，對報賬業務流程進行改進與完善，只是會計流程再造的一個環節或局部，要真正提高會計服務質量，應結合政府會計制度的實施，把業務辦理、預算管理、會計核算、內部控制、績效評價、成本核算等職能融合在一起，利用互聯網+平臺，在手機（APP）網報的基礎上，搭建“業財融合”平臺，集中實行智能化，建立財務共享核算中心，實現業務辦理和財務報銷的智能化。

業財融合平臺在原有的財務綜合業務管理平臺和新開發的手機（APP）網報系統的基礎上，把業務（資源）需求公共平臺鏈接進來，實現業務辦理和財務管理的共享。平臺構成也可分為：前臺——資源供應平臺、中臺——財務管理平臺、后臺——數據收集分析平臺，其核心是中臺的財務管理，平臺以項目為對象，把預算控制、核算處理、資金支付、績效評價等規定、指標、方法設置匹配好，經財務人員審核后，系統自動進行憑證轉化、資金支付等處理，同步把處理信息反饋到經辦人、項目審批負責人，經辦人按要求提供紙質材料到財務部門存檔。

業財融合平臺示意圖

以某教師到北京參加會議為例簡單說明業務辦理的流程。經辦人利用個人手機，登錄手機網報系統，打開公共平臺鏈接的“攜程、去哪里”等業務網站，選擇時間、價格合適的航班，航班信息輸入差旅費報銷單中，并截取圖片附于報銷單之后；差旅費報銷單據通過網絡辦公室系統轉至項目經費負責人進行審批，審批后返給經辦人，經辦人便參加會議；會議結束會，依據實際參會天數，按差旅費管理辦法的規定補充完善差旅費報銷單，再上傳經費審批人，審批后上傳財務平臺；財務平臺在線審核，符合報銷規定的轉化完成會計憑證；會計核算信息上傳到資金支付平臺，按渠道支付資金，支付信息傳輸到經辦人、收款方；經辦人接受報賬、資金支付信息后，整理好差旅費報銷單及原始憑證，送交財務部門存檔管理。整個業務辦理、報賬業務都在業財融合平臺中辦理，讓業務辦理網絡化、透明化，報賬流程網絡化、電子化、及時化，真正為教職工提供了滿意的報賬流程與服務。