基于“無現金”的高校資金結算系統優化研究

□（東南大學財務處 江蘇南京 210000）

在當前社會環境下，高校反腐倡廉建設工作勢在必行。對高校資金結算系統進行再造，有利于維護高校資金安全，完善高校內部控制建設，規范預算內、預算外資金的使用，繼而從根源上減少腐敗等不良行為的發生。此外，現有資金結算系統還存在著信息不能動態追蹤、多部門無法信息共享和信息時滯等問題。因此，從財經紀律規范和內部資金管理水平提升兩個方面都需要對現有資金結算系統提升和優化。

“互聯網+”是一種新興經濟形態，具有多元、開放、創新等特征，以充分發揮互聯網在資源配置中高效的優化和集成作用為手段，融入各行各業，使得經濟發展煥發出新的活力。本文將依托“互聯網+”的技術優勢，對高校資金結算支付體系進行優化。

一、高校資金結算體系的現狀及問題

（一）高校資金結算體系現狀

1.高校資金結算支付體系的構成要素。高校資金結算支付體系主要包括資金結算必須遵循的法律法規、資金結算系統（銀行支付系統）、支付工具（現金、銀行票據、電子支付工具等）、金融機構。

2.高校主要資金結算業務流程。日常資金結算業務主要集中于以下幾方面：學生繳費（學費、住宿費等）、校園“一卡通”充值圈存、報銷業務（日常報銷業務、勞務費提取、學生獎助學金發放等）。其中，學費及住宿費采用銀行統一扣款方式或現場刷卡、現金繳費等方式安排繳納，補繳學費與獎助學金發放業務由教務部門或研究生院開具繳費單或領款單，經辦人憑單至財務部門收費與信息管理科辦理結算業務；“一卡通”充值圈存業務由持卡人在學校定點圈存機進行圈存劃轉，或至一卡通中心現金繳費窗口繳款；日常報銷業務采用預約報銷方式，在網上報銷系統預約報銷單后，交單至財務科，財務科按照預約日期收單并進行處理，對報銷過程中產生的問題，通過電話通知經辦人補充相應材料再次處理。

（二）高校資金結算體系存在問題分析

近年來會計信息化快速發展，國內高校普遍以預約報銷取代了以往的現場報銷形式，師生在預約報銷系統中根據業務種類進行選擇，填入各明細項目金額，財務人員制單時在賬務處理系統中輸入預約單號即可轉入智能憑證，自動生成相關科目及對應金額，大大減少了報銷等待時間和賬務處理時間，提高了工作效率。目前高校主要資金結算業務各環節僅僅是表面連接，并未構成底端連接。由此造成的主要問題如下：

1.未能實現多部門信息共享，存在信息滯后。出于保護數據安全的考慮，高校財務部門所用網絡多為局域網，賬務處理系統只能接收到與之關聯的預約報銷系統中存儲的預約報銷單等信息，無法獲取其他信息。由于數據從產生到送達財務部門需要一定時間，財務獲取的數據的有效性不可避免存在一定程度的滯后。在實際處理業務時，難以即時調取相關部門的數據進行比對，真實性和準確性也因此受影響。

2.大額資金收付業務存在安全隱患，“一卡通”對賬難。以學費繳納業務為例，在現金繳費方式下，財務部門需要在新生入學現場布置網絡、電源、計算機、打印機并安排工作人員進行扣款和現金盤點，耗費大量物力財力，同時，收取和保管大額現金也存在一定的安全隱患。在“一卡通”充值業務方面，由于辦學規模的擴大，許多高校的新生入學數量實現了井噴式的增長，日均一卡通充值和消費金額數據繁多復雜，尤其是消費數據具有單筆金額小、總體筆數多的特點，財務人員在進行對賬時勢必消耗大量時間和精力。

3.無法對預約報銷單流向進行動態追蹤。在現有模式下，預約報銷單收單后由財務科收單人員按照日期和預約單號按次序錄入系統，并分發給相關人員進行賬務處理。教師在交單后無法對預約單的流向進行追蹤，只能等待報銷完成后，通過預約報銷系統查詢實際報銷金額和財務憑證號，無法查詢報銷明細，對報銷的最終金額如有疑問，只能通過向財務科申請查賬來解決。現有預約報銷系統中無法查詢支付成功與否，對于因填報時匯款信息錯誤等因素導致的支付失敗，由于經辦人無法自行查詢，只能等待財務人員通知再另行辦理重匯事宜。若經辦人長時間不予處理，將導致款項長期掛賬。

4.存在冒領勞務費現象。很多高校在邀請外單位人員來校進行學術交流訪問時，先進行現金墊支，實際報銷時將稅后金額打入經辦人卡中。校外人員是否收到勞務費無從查證，給了經辦人套取學校資金、私設“小金庫”的機會。高校院系設置復雜、學生基數大，財務處負責學生獎助學金發放的人手有限，不可能對學生酬金信息庫中所有人員身份進行核實，對已經畢業或退學的學生也不能及時進行信息刪改，發放獎助學金業務的真實性也因此受到影響。

二、基于“無現金”的高校資金結算系統優化途徑

基本思路是，以先進的網絡信息平臺作為信息載體與傳輸媒介，與電子結算平臺等工具進行捆綁和整合，實現財務和業務的底層對接，在此基礎上實現無現金結算，避免業務經手人直接接觸現金，防止“小金庫”和灰色收入的形成，規范高校的資金收支管理，提高高校財務管理效率。

（一）高校資金結算體系優化的中心思想——“無現金”

高校資金結算支付體系的流程再造的中心思想是實現“無現金”支付，避免現金收支業務帶來的資金風險。核心環節是實現財務與業務的端點連接，消除信息誤差，構建數據更為透明、開放的信息系統，達到提高管理效率，降低資金風險的最終目的。

（二）高校資金結算“無現金”系統的構建

首先，為了解決多部門信息共享，避免信息滯后的問題，應建立一個覆蓋全校各業務單位的基礎數據庫，用于讀取和傳輸基礎信息，并嵌入各職能部門的管理信息系統中，與財務信息系統相對接，實現全校范圍內的信息共享。一項經濟業務發生時，所屬部門的工作人員及時將數據錄入本部門管理信息系統中，基礎數據庫抓取并存儲相關信息，通過共享機制傳遞至財務信息系統。財務處工作人員入賬完畢后，生成簡短的處理報告反饋至基礎數據庫中，以便相關部門及時查詢和核實。

其次，可引入報銷單管理物流系統對預約報銷單流向進行動態追蹤，物流系統既是經辦人追蹤報銷單處理進度的平臺，也是財務處與經辦人溝通的渠道，物流系統的啟用將有效提高工作效率，加快問題報銷單處理速度。

最后，財務信息系統是“無現金”系統中和其他業務部門緊密聯結的重要樞紐，基礎數據庫中的信息在財務信息系統中得以整合和使用，報銷信息也通過財務信息系統反饋至各職能部門及具體業務經辦人。

優化后的“無現金”系統結構如下頁圖所示。

（三）高校資金結算“無現金”系統的運用

1.學生學費、住宿費繳費業務中的“無現金”系統。新系統通過財務系統與教務系統對接，實現了對學生收費業務的精細化管理。學生繳費時，輸入繳費單單號，可以調取教務管理系統中的收費信息進行比對，提高了數據輸入的準確性。還可通過學生學號，從基礎數據庫查詢選課內容、應交學費等一系列相關信息，核實繳費單據開具有無錯誤。繳費后，財務管理系統自動將繳費金額和繳費事項等輔助信息反饋至教務管理系統和學生個人信息門戶，以便相關工作人員及經辦人及時查驗。在繳費方式上，引入網上平臺和APP等自助繳費方式，和原有的銀行代扣代繳并行使用。學生可通過自助繳費終端進行繳費，并查詢、打印繳費信息。

2.校園一卡通充值業務中的“無現金”系統。校園一卡通從本質上來說，是一種具有信息存儲功能的資金結算性質的支付工具，采用校園卡錢包和電子錢包兩種記賬形式存儲電子貨幣。通過電子錢包，可以實現銀行卡和校園卡錢包之間的資金劃轉圈存。持“一卡通”在校內進行刷卡消費時，實時扣取校園卡錢包余額。在充值方式上，增設APP繳費、微信公眾號自助繳費等新的充值方式，在繳費同時上傳用戶繳費時間、方式、地點、金額等相關信息進入財務系統，以賬戶為基本單位進行歸集，每日產生的數據匯入校園一卡通系統中。在管理上，校園一卡通系統與財務信息系統進行信息對接，每日進行自動對賬，對賬結果經財務處工作人員審核無誤確認后，提取單筆充值及消費情況基本信息反饋至各用戶的綜合信息門戶上，以便查詢。

3.日常費用報銷業務中的“無現金”系統。物流系統以報銷單號作為追蹤單筆報銷業務流向的依據，與預約報銷系統、財務信息系統、網銀支付系統對接，讀取財務信息系統和網銀支付系統中的相關信息，并在預約報銷系統中的“歷史報銷單”物流狀態中加以反映。財務處工作人員收單時，通過掃描預約報銷單上的條形碼，將報銷單信息錄入物流系統，物流系統通過提取財務信息系統的相關信息，實時反饋預約報銷單的處理進度，包括收單日期、處理窗口、審核及復核人員、最終報銷金額、入賬科目明細、生成憑證號等。報銷單成功入賬并提交銀行支付后，物流系統通過提取網銀支付系統的相關信息，在物流狀態中生成支付成功與否回執。經辦人通過查詢支付狀態，可以及時聯系開票單位和財務處工作人員進行處理，有效減少應付款掛賬現象。

4.勞務費支付業務中的“無現金”系統。在學生獎助學金及校外人員勞務費發放方面，采用實名打卡的形式，通過銀行網銀進行批量支付，避免冒領、挪用、私設小金庫等行為。發放學生獎助學金時，通過調取教務管理系統中的學籍、學分績點等信息確認學生資質。新增校外人員信息在網約報銷系統中進行信息維護，經財務工作人員網上電子審批后同步進入酬金庫。

5.公務卡結算業務中的“無現金”系統。根據國家文件精神的要求，國家財政專項經費項目應當使用公務卡進行結算。但在一些高校中，由于公務卡普及率低、結算范圍有限、不易查詢明細等原因，教職工往往不愿使用公務卡，而是通過向財務借款或者由學生刷個人銀行卡墊支的形式進行報銷。財務處可以與發卡銀行協作開發APP或將模塊嵌入校園公眾號中，提供還款狀態查詢、公務卡消費信息明細查詢及批量下載打印，通過APP終端進行自助還款等與公務卡使用的相關便捷服務。

三、實施高校資金結算“無現金”系統的預期效果

（一）建立暢通的信息共享及反饋機制

“無現金”系統投入使用后，以基礎數據庫作為樞紐，實現了不同部門之間信息的交互整合與結果反饋，由此建立起貫穿財務部門與各業務部門的信息共享機制。經濟業務一經處理入賬即自動反饋至各業務部門系統中，有助于各業務部門及時安排部署后續工作。

（二）業務處理過程更加透明、流程可追溯

物流系統的引入實現了經辦人對報銷事項的準確定位和動態追蹤，經辦人可隨時登錄預約報銷系統查詢單筆報銷業務處理進度，依據財務部門反饋的信息明確問題所在并予以及時處理，以往財務報銷中普遍存在的因問題報銷單積壓導致項目不能按時結題、暫付款項長期掛賬等現象也將在很大程度上得以緩解。

（三）有效降低財務風險，提高業務處理效率與管理效果

在業務處理方面，財務部門所需的各項數據可直接從基礎數據庫中查詢和調用，杜絕了因多人經手導致數據遭到篡改的可能性、避免了因報銷不及時、票據開具時間過長、各部門溝通不暢等因素導致信息滯后等財務風險。在資金支付方面，網銀支付系統覆蓋了各業務環節，全面取代了現金收支，避免了資金支付風險。在此背景下，財務人員業務處理速度明顯加快，財務部門對各項業務的把控力度明顯增強，管理效果顯著提升。