加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的研究

摘要：隨著當代經(jīng)濟的迅速發(fā)展，信息化技術(shù)也在逐漸加強，許多事業(yè)單位也逐步開始將信息化技術(shù)應(yīng)用到工作中，既可以提高其工作效率，還可以對檔案資料的保密工作更為嚴謹。本文將主要目前我國檔案管理的安全保密及信息化檔案管理目前存在的現(xiàn)狀進行分析，然后再進一步對加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理提供一定的應(yīng)對策略，希望能為檔案管理行業(yè)安全保密工作相關(guān)工作人員提供一定的參考建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；全保密工作；信息化檔案管理；應(yīng)對策略

一、檔案管理的安全保密及信息化檔案管理目前存在的現(xiàn)狀

（一）管理技術(shù)和人才的缺少

當前檔案管理工作需要解決緊要問題，是在檔案管理安全保密以及其信息化的環(huán)節(jié)中，檔案管理工作人員專業(yè)管理技術(shù)、管理經(jīng)驗以及管理意識的不足、專業(yè)信息技術(shù)人才的缺少。檔案管理人員缺少專業(yè)的信息技術(shù)和相關(guān)的管理理論知識，導(dǎo)致檔案管理產(chǎn)生很多的問題，比如檔案安全保密、檔案管理以及檔案查閱工作。與此同時，因為信息管理軟件的運用與推廣并沒有普及，并且與之相關(guān)的管理工作統(tǒng)一性的缺少，所以導(dǎo)致信息化檔案管理無法取得長足的進步。而且在檔案管理工作過程中，因為其標準缺少完善性、規(guī)范性，導(dǎo)致檔案管理行業(yè)在發(fā)展過程中也面對較大的困難。與此同時，在實施信息化檔案管理環(huán)節(jié)中，專業(yè)的信息技術(shù)和管理知識的缺失，導(dǎo)致卷案管理以及檔案管理等工作的實施遇到了打擊。因此要想推進信息化檔案管理取得較高的層次，就必須廣泛引入大批的專業(yè)的檔案管理人才，并持續(xù)引進專業(yè)信息技術(shù)人才。

（二）檔案管理性質(zhì)理解有誤

檔案管理工作并非單純的保留各種不同的形式的文檔和工作歷史記錄，與此同時，它也是在領(lǐng)導(dǎo)檢查工作時的主要憑證和擬定決策的基本根據(jù)，甚至也是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和進行科學(xué)研究的緊要參考材料。雖然檔案管理工作有著十分重要的運用和意義，但是目前在這一領(lǐng)域中，相關(guān)的管理人才十分缺乏，其中最主要因素有兩點：一是關(guān)于檔案管理工作的范圍，大部分工作人員的理解有偏差，導(dǎo)致在檔案資源的開發(fā)和應(yīng)用方面產(chǎn)生了一定的缺陷。二是關(guān)于檔案管理工作的性質(zhì)，大多數(shù)人的認識也缺少一定的合理性，并且最初開發(fā)檔案管理工作的目標主要是對一些單位上的工作人員供應(yīng)一定的材料服務(wù)需求。當前檔案管理工作的運用和業(yè)務(wù)等持續(xù)開拓發(fā)展，比如檔案保密、開發(fā)、保管以及查閱等。此外，大部分人在求職過程中，偏向于見效早、上手快的職業(yè)，并且大多數(shù)人認為檔案管理工作沒有好的前途，所以很多人對從事檔案管理的相關(guān)工作有偏見。

（三）檔案管理信息化理念的缺乏

當前關(guān)于檔案管理的安全保密以及信息化檔案管理工作環(huán)節(jié)中，檔案管理信息化理念的缺失是其面對的緊要困難。與此同時，保守的管理技術(shù)以及老套的管理模式，已經(jīng)不能順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，在檔案管理中必須運用先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，也是其必須解決的首要問題。當前國內(nèi)各大行業(yè)都在逐步運用先進的信息化技術(shù)，比如銷售、設(shè)計、餐飲，甚至是快遞行業(yè)。可是在檔案管理領(lǐng)域，信息化發(fā)展卻十分緩慢。在實施檔案管理工作的環(huán)節(jié)中，信息化檔案管理并不能取得有效的進步，這就迫切需要其工作人員在開展過程中不斷建設(shè)與創(chuàng)新，且要運用有效的方法堅持不懈地解決信息化檔案管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各種困難。

二、加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的應(yīng)對策略

（一）提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)

在檔案管理工作過程中，由于檔案管理人員自身的專業(yè)技術(shù)水平以及專業(yè)素質(zhì)的低下，妨礙了檔案安全保密工作的有效實施，檔案管理領(lǐng)域迫切需要對檔案管理工作人員進行管理技術(shù)的培訓(xùn)，來增強其工作素質(zhì)和能力，由此才能逐步發(fā)展成一支紀律嚴明的管理隊伍，從而更有效地為服務(wù)于國家或者社會。在檔案管理的培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，必須增強檔案管理人員對安全保密的意識，加快信息化管理的進展，并依據(jù)國家的各項管理制度開展安全保密制度，安排管理人員進行管理實踐，增強管理人員的運用層次，從而達到檔案管理信息化的根本要求。

（二）增強信息管理安全意識

檔案管理工作的相關(guān)管理機構(gòu)、部門以及人員應(yīng)當明確檔案管理的發(fā)展方向以及檔案管理工作的性質(zhì)，特別在安全保密這一環(huán)節(jié)，很多不法分子運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)剽竊檔案資料，有效的安全保密工作刻不容緩，這就需要檔案管理人員增強安全保密管理工作的意識，認識到其嚴重性，減少對檔案管理工作和個人甚至社會帶來的不可估量的經(jīng)濟損失。與此同時，科學(xué)有效地規(guī)劃檔案信息管理，可以增強檔案管理安全性，從而使得檔案資源管理發(fā)揮其應(yīng)有的意義。例如，某管理企業(yè)運用信息化檔案管理，卻不斷引進良莠不齊的信息技術(shù)人員，可是其中大部分人員對檔案管理技術(shù)的缺乏，并且不具有良好管理素質(zhì)，致使管理部門的保密資料慘遭泄露，所以在運用信息化檔案管理過程中，安全保密工作并不是一個簡單的環(huán)節(jié)，還有很多的問題需要解決。

（三）推進檔案管理信息化

管理部門需要明確檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展目標以及競爭的本質(zhì)規(guī)律，這并不只是一次對于增強安全保密工作技術(shù)性的探究，而更重要的是要革新檔案管理的信息化技術(shù)和有效的制度，以確保保密的絕對性價值，與此同時，與檔案管理相關(guān)的軟件也非常重要，迫切需要檔案管理內(nèi)容與檔案管理軟件的結(jié)合與應(yīng)用，但是目前這類軟件的開發(fā)還十分缺乏，所以在這一方面必須得到完善，這樣才能有效提高檔案管理的工作效率，并且在實現(xiàn)檔案管理信息化的同時，還要實施先進的統(tǒng)一的信息化管理的標準，假如當前還沒有清晰的規(guī)劃的信息化管理標準，那么檔案管理信息化必定難以實現(xiàn)，只有加速先進的信息化管理標準，這樣才能推進我國檔案管理的進程。

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