淺談寫字樓租賃企業內部控制存在的問題與對策

摘 要：2017年，享有“中國曼哈頓”美譽之稱的天津于家堡金融區迎來了起步區的建設落成，在網絡經濟快速發展的沖擊下，如何提高內部控制水平，如何提高經營管理效率成為了區域內寫字樓租賃企業的重要工作。本文通過查找于家堡寫字樓租賃企業內部控制存在的問題，提出了相應的解決對策。

關鍵詞：寫字樓租賃；內部控制；風險評估

目前，作為天津濱海新區核心區域的于家堡金融區，迎來了京津冀協同發展，天津自由貿易試驗區，國家自主創新示范區獲批，“一帶一路”發展戰略和濱海新區開發區與中心商務區合并發展的“五大歷史機遇”。面對這樣的歷史機遇，于家堡寫字樓租賃企業如何盤活租賃資產，加速資金周轉，規范企業管理，提高經營效率成為了關注重點。而貫穿于企業整個經營活動中的內部控制，扮演了至關重要的作用。以下簡要分析于家堡寫字樓租賃企業內部控制存在的問題，提出解決對策。

一、寫字樓租賃企業內部控制存在的問題

（一）寫字樓租賃企業租金定價體系不完善，租金波動性大

近幾年，由于整體經濟疲軟，天津甲級寫字樓市場新增客戶較少，甲級寫字樓市場租賃需求低迷。根據戴德梁行的數據統計，截至2017年第四季度，天津甲級寫字樓市場平均空置率為30.7%，處于較高水平。在這樣的租賃市場條件下，確定合理的寫字樓租賃單價成為運營商一個慎重考慮的問題。大部分寫字樓租賃企業為應對較低出租率等現實情況，不惜大幅降低租賃價格，或設置較長免租期，無暇顧及高額的建設成本帶來的高折舊費。從公司治理結構上來講，大部分企業內部沒有設立專門的租金定價部門，對現有市場缺乏調查和評估，在價格制定方面沒能做到知己知彼、深入調研，導致信息低洼，租金波動性大，難以收回投資成本的結果。

（二）寫字樓租賃企業內部控制監督不完善

對控制進行必要的監督，及時發現并糾正漏洞，保證內部控制持續有效運行，從而使企業經營更有效率，實現企業價值最大化的目標。目前，于家堡金融區寫字樓租賃企業已經擁有一套有效運行的項目建設期控制流程，但在資產運營管理內部控制方面尚處于起步階段，許多流程還處于不斷摸索、修訂過程中。比如，內控監督的信息化應用程度還不夠高，大部分流程還停留在手工簽批、手工傳遞過程中，易產生操作風險，工作效率也較低。寫字樓租賃事前、事中和事后許多重要監督環節都未完全采用信息化系統操作。租賃單價的審批、出租率的查詢、租金收繳時點等情況都完全依賴人工操作，而人工操作不可避免的帶來執行誤差。如一份新租賃合同的審批時間往往超過1個月，嚴重影響后續工作進度。此外，日常監督和專項監督沒能有機結合，不能及時向高層傳達內部控制有效性的信息，導致決策滯后。

（三）寫字樓租賃企業內部控制風險評估體系不完善

完善內部控制風險評估體系，有利于提高企業的風險控制水平，寫字樓租賃企業需要特別關注的是如何規避合同風險和違約風險。在網絡經濟快速發展的大環境下，天津甲級寫字樓租賃市場持續低迷。于家堡金融區寫字樓租賃企業在租賃合同簽訂前，沒有對客戶進行深入的信用調查，并且大部分客戶為新設立或來自于第三產業的企業，客戶信用風險普遍較高；同時，為完成招商業績指標，倉促簽訂租賃合同，在租賃押金以及預付款等方面缺乏周全考慮，致使發生到期無法收取租金的風險較高；租賃押金金額較小，導致客戶違約成本較低，甚至部分客戶在享受免租期之后，直接選擇了退租，此時出租方前期裝修成本損失較大，也導致機會成本增大。

（四）寫字樓租賃企業內部控制活動執行不力

寫字樓租賃企業部分財務控制活動執行不力，難以實現控制目標。一是預算控制缺失。一味滿足租戶需求，沒有權衡收入與支出。不編制預算，不檢查預算執行情況，就沒辦法對比分析各單位未完成預算的原因，沒辦法對不良后果進行改進。二是績效考評控制缺失。不能為董事會及經理層提供有效的決策依據，沒辦法提高經營效率效果。員工干多干少，取得的回報都一樣，難以起到激勵作用。三是對欠繳租金的催繳力度不夠，租金回收期普遍較長。由于租金收繳不力，按照權責發生制的要求，財務上計提租金收入，繳納稅款，導致資金的占用。四是實物控制不嚴。相關資產保護措施不到位，鮮有資產盤點控制，從而影響到資產的安全，財務狀況的可靠性有待考量。

二、寫字樓租賃企業內部控制制度應對措施

（一）優化寫字樓租賃企業財務內部控制的環境

優化寫字樓租賃企業財務內部控制環境，首先應設立項目負責人制度。于家堡金融區寫字樓開發建設由集團公司設立單獨項目公司負責，一棟樓宇對應一個項目公司。整體開發過程中，資金統一管控，資源合理分配，這大大提高開發效率。而寫字樓租賃管理也應該施行項目負責人制度，通過制定規范的工作責任標準，使其明確權利和義務，正確行使職權。其次，量化業績考核指標，不僅要以業務能力為考核重點，也要將員工對于完善企業內部控制有效性所做出的貢獻作為年度績效考核的標準。不斷提高全體人員對內部控制制度的認識，并積極參與維護，以達到內部控制全員參與的目的。最后，企業要不斷加強文化建設，培養積極向上的價值觀和社會責任感，倡導愛崗敬業和團隊合作精神，樹立現代管理理念，強化風險意識。

（二）加強寫字樓租賃企業內部控制監督機制

逐步完善內部控制監督機制，將項目建設期豐富的內部控制經驗與項目運營管理期的實際情況相結合，重點把握以下兩方面：

首先，把日常監督與專項監督相結合。定期或不定期對日常租賃合同簽訂流程進行常規、持續檢查；對與特別客戶簽訂的租賃合同進行專項檢查。及時向治理層和管理層報告監督檢查過程中發現的、對內部控制有效性的產生重要影響的控制缺陷；情節嚴重的，直接向董事會及監事會報告。

其次，日常監督控制應提高信息化系統的運用水平。鼓勵資產管理部門采購并使用固定資產管理系統和適用于租賃管理的ERP系統，從租賃合同條款設置到租賃合同簽訂后的客戶的管理信息全部反映在管理信息系統里，讓信息系統自動統計寫字樓出租率、客戶信息，自動生成租金催繳通知書，自動分析客戶履行租約情況等重要信息。這樣操作的優點是使業務在電腦里留下操作痕跡，實現實質性的業務控制審核，大幅降低操作風險。

（三）改進寫字樓租賃企業的內部控制風險評估體系

鑒于于家堡金融區寫字樓租賃企業存在的合同風險和違約風險，我們應對其出租業務進行全過程持續有效地管控。為規避客戶違約帶來的風險，企業應全過程識別出租流程中各種風險點，有針對性的制定應對策略作為決策依據。

（四）加強寫字樓租賃企業內部控制活動

針對于家堡金融區寫字樓租賃企業內部控制活動出現的問題，我們可以從采取以下措施加強內部控制活動。首先，盡快建立財務預算制度，要確保建立的預算制度具有全員參與性、業務覆蓋廣泛性以及管理流程可追蹤性。全員參與就是要求各層次員工均要有成本效益意識，積極參與到預算編制和實施過程中；業務覆蓋廣泛性就是預算要涵蓋租賃服務、物業服務等日常經營活動，甚至關注到投融資業務；管理流程可追蹤性就是預算編制、預算審批、預算執行、預算控制、預算調整、預算監督和預算考核上要留下痕跡，要形成聯動機制，只有這樣才能依靠預算實現企業經營目標和戰略目標。

其次，建立績效考評制度。把目標進行層層分解，比如設定公司目標，分解至公司各分管領導，通過公司黨委會審議通過。

再次，加強授權審批管理，對特殊事項進行特別授權。比如對租金單價的審批，嚴格按照租金單價體系執行；對免租期限的確定，通過公司辦公會議進行集體決策審批；租金延遲支付等審批事項應該采用聯簽制度。集體決策和聯簽制度可以避免個人獨斷專行、判斷失誤以及舞弊等行為的發生。

最后，加強實物控制，及時記錄資產的收支轉移，定期與會計核對記錄，確保賬實相符。定期進行資產盤點，反饋資產狀況，確保資產安全。

三、結束語

于家堡金融區寫字樓租賃尚處于起步階段，后期在加強內部控制方面還將面臨更多的挑戰。筆者相信通過在企業內部控制制度上不斷完善摸索，于家堡金融區必將迎來一片繁榮景象。

參考文獻：

[1]耿翠萍.基于商業地產財務管理現狀及對策的探討，中國國際財經，2017.

[2]周愛英.商業地產企業內部控制存在的問題與對策，商場現代化，2017.

作者簡介：陳翔穎，天津新金融投資有限責任公司。