加強網絡知識學習提高辦公效率的思考

摘要：本文立足于時代發展的脈絡，對網絡化條件下秘書工作展開思考，闡述了網絡對于秘書工作的重要作用和價值，提出了信息時代秘書學習網絡知識提高辦公效率的方法。

關鍵詞：網絡;辦公;效率

一、網絡暢通是秘書做好辦公室工作的前提

隨著信息技術革命的興起和信息時代的到來，網絡的使用在全世界飛速發展。網絡不僅帶來的是信息的高速傳播，計算機處理高速傳播的信息和知識，而且還為我們提供了許多各種各樣的信息，使我們足不出戶便可以充分的了解世界各地的經濟發展狀況和人文地理風情。

對于辦公室工作而言，不能只是利用網絡單純地發發郵件，制作一下表格或者幻燈片，統計各類數據，還應采用大量的先進通訊設備和信息交換處理設備，建立高效能的辦公室信息系統，使辦公室信息溝通的技術和手段得到長足的進步，讓辦公人員掌握最新、最全、最準確的信息，成為現代辦公室管理工作的一個重要內容。

辦公手段的變革，為各級單位的辦公部門展示了廣闊的前景，要求辦公室人員具備與之相適應的素質和能力。不管是經驗豐富的老員工還是剛入行的新人都需要不斷更新知識，根據時代的需要強化技能，否則將會被時代所淘汰。

二、現代辦公離不開網絡支持

網絡為我們帶來了大量的信息， 信息是現代社會的寶貴資源，隨著社會的發展進步，信息的價值將不斷飚升。作為辦公室的秘書工作人員應該從以下幾點不斷加強學習，適應工作的需要。

（一）豐富網絡知識，提高網絡信息處理能力

辦公室行政秘書不僅要隨時隨地豐富更新自己的網絡知識，還要提高自己的網絡信息處理能力。除了充分利用好組織建立的內部信息網絡以外，還應及時、準確、全面地從外部網絡上獲取所需的信息。在收集信息的過程中，對信息的選擇是十分重要的。因此，必須學會對其進行篩選和分類，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的;學會準確無誤地識別、理解所遇到信息的含義，正確判斷所搜集到信息的價值與意義，全面把握所獲信息對領導決策和秘書工作產生的影響。

網絡的發展帶動了辦公自動化系統的進步，辦公自動化系統有助于提高辦公室秘書的工作效率，簡化辦公過程，及時、快捷的接受或發送信息。而在辦公自動化系統中有一個非常重要的內容，是現代行政秘書必須掌握的，就是使用電子郵件和即時通訊工具收發信息、信函或是各類辦公文件。辦公室行政秘書必須要熟練運用這些現代化工具，發送傳遞信息，更好地服務于單位或企業。

（二）運用辦公自動化，提高辦公效率

隨著計算機和網絡技術的進一步發展，辦公現代化、自動化已成為各大單位或企業辦公的主要方式。它是網絡發展的必然產物，它的優越性是無法比擬的。現代秘書以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲、使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高辦事效率的目的。

提高網絡技術，走辦公自動化道路，最終實現無紙辦公。掌握辦公自動化軟件，普及網絡辦公也成為現代行政秘書的必備素質。

在快速發展的網絡時代，各大高校更是網絡普及的率先單位，學校的教師和學生最大程度地利用網絡帶來的全新快捷生活方式，引領著這個時代的潮流，也分享網絡賦予的美好時光。無論是教師的備課和上課，還是學生的自學和網上瀏覽資料，不但可以從互聯網獲取新的知識，還可以直接從學院的內部校園網絡中得到相關的教學信息，快捷、方便，準確，大大提高了辦公效率。

面對網絡時代，當代秘書工作者要努力使自己適應網絡社會的需要，提高自己的信息素養，建立高效能的辦公信息系統，做好領導的參謀和助手。互聯網技術的飛速發展，標志著網絡時代已經到來，使辦公現代化由單機應用向綜合網絡系統轉變，不僅僅是表現在人們工作的手段，操作的便捷上，更多的是在改變著人們的觀念。

三、加強學習網絡知識提高辦公效率

信息技術的發展對人們學習知識、掌握知識、運用知識提出了新的挑戰。計算機技術和網絡技術的應用，使人們的學習速度不斷加快，也就是說從數字處理時代到微機時代，到現在的網絡化時代，學習速度越來越快，這要求我們日常工作也要適應新的特點和新的模式，更好地利用網絡為我們的工作和學習服務。

（1）在計算機間進行交換和自動化處理辦公事務中，最為普遍的應用是文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。秘書辦公人員要不斷加強學習網絡知識與技能，提高辦公事務處理的效率。

（2）辦公室秘書不僅要懂得網絡的相關知識，熟練利用網絡開展多種用途，多媒體技術、圖片處理技術、動畫制作等，還要熟知并靈活運用網絡環境下各種經濟和商業的模式及運作，比如：電子商務、網絡信息供應商、網絡傳媒網絡通訊、網絡設備供應商等，這樣可以拓寬知識面，增強技能，掌握更多的信息和技術，有助于工作的開展，更好地完成任務。

參考文獻：

[1]張迎春.淺談網絡環境下的學校教育.宿州學院學報，2005（3）.

[2]張克春.優化高校網絡育人環境的思考.煤炭高等教育，2005（2）.