淺談秘書人員為領導安排約會的方法與技巧

摘要：秘書人員為領導安排約會要分清輕重緩急，要選擇合理的時間和合適的邀約方式，要制定日程表和充分收集信息，努力做到細致周到，為領導服務。

關鍵詞：秘書工作;約會;時間安排

約會也稱約見，是指上司在事先約定的時間、地點與別人會面商量工作，解決問題，交流信息，聯絡感情等。在現代社會中，會面應事先約定，這是講究社交禮節、注重工作效率的表現。為領導安排約會是秘書人員的本質工作，一位優秀的秘書人員，在為領導安排約會的時候關于察言觀色，安排合理，這樣一方面可以提高領導的工作效率，另一方面也可以讓秘書人員得到領導的賞識。

一、分清輕、重、緩、急，合理安排約會

秘書要在上司頻繁的約會活動中，分清輕、重、緩、急，根據約會的性質及重要性妥善予以安排。一般來說，重要而緊迫的約會，應安排在最近的時間;重要但不緊迫的約會，應酌留時間安排;不甚重要的約會或禮貌性拜訪，可適當插入在上司工作空隙中，或者取消。要保證該約的不耽誤，適時安排;該見又不急的，可稍緩安排;不該見的，堅決不約、不見，但必須說明原因。

二、選擇合適的約會時間

秘書要根據上司的工作習慣和生活習慣來安排約會。一般情況下，安排約會不能打擾上司的常規工作，應當遵循上司的時間表。秘書可以通過觀察上司如何分配時間，聆聽上司的工作計劃，來分析、掌握上司的工作及生活習慣。

秘書應當在上司時間比較充裕、精力比較充沛的情況下安排約會。注意：上司外出開會或出差剛回來、連續召開完重要會議、身體狀況不是太好、剛上班和快下班的時候不要安排約會。盡量不要在每周一的早上和星期五的下午以及節假日前安排約會。如果約會安排在上午，時間應該在上班后半小時左右。

安排上司的約會時，在時間上一定要留有充分的余地，這種彈性包含兩方面的內容：一指約會時間要錯開，不可太緊或太松，每次約會之間應留出10～15分鐘的機動時間;二是早期安排的約會，時間不能太確定，因為到時可能會因情況有變而更改時間。所以，秘書在確定約會時間的時候，要留有回旋的余地。經驗豐富的秘書在約會的前一天或約會的當天早晨，還會打電話問一下對方，看看對方會不會有臨時變化。若有變化，及時報告上司，調整行程。

三、選擇合適的邀約方式

上司要約見某人，秘書要協助上司做好聯系工作。某人想要邀約上司，秘書也要及時通知上司，依據上司的意愿做出合適的安排。

一般說來，約會是通過電話聯系的。處理來電提出的約會要求，秘書首先要確認對方身份和約見原因。屬于上司愿意見面的，如重要客戶、上級等，秘書應當及時安排約會。對于不確認上司是否愿意見面的邀約，秘書要告訴對方還要和上司確認，請留下聯系方式，再行安排。對于已經談定的約會，秘書也應記下來電者的姓名、地址和電話號碼，以備將來因故改變安排，需要與來電者聯系時使用。

除了電話邀約外，還可以通過來往信件安排約會。在處理信件時，要記錄好約會信息。在用信函答復對方邀約之前，要先得到上司的確認。在上司確認后，可以根據實際情況列入約會日程表。

四、制定約會日程表

約會通常會在一周前安排好。為此，辦公室人員每周要制定一份約會日程表。約會日程表是安排約會的必備之物，可放在辦公室人員和上司的辦公桌上。約會日程表的內容要簡明、清楚，便于查閱。重要的約會日程表具有一定查考價值，可作為文件保存。如果會見地點不在上司的辦公室，則要注明確切的地點。約會日程表一式兩份，一份辦公室人員留存，一份交給上司，以備查考。

五、收集信息，充分準備

約會應當是有準備的，越是重要的約會，越要準備好。秘書協助上司搜集有關信息，使上司事先做到心中有數。

六、細致周到，做好服務

秘書要提醒上司準時赴約，保證不誤約、不失約。如果上司不能按時赴約，秘書要及早通知對方。特別重要的約會，應在接近約會的時間前與對方再次聯絡，確保約會的順利進行。早上上班時，秘書可以在上司辦公桌上放置一份打印好的一天內的約會時間提示表。下班前將第二天的約會事項填進小卡片，一張送交上司，一張交給司機，一張自己保存，以供提醒。

七、對于沒有預約的，學會婉拒

對于一些沒有預約的約會，要分析是否重要，如果無關緊要，秘書人員要學會婉拒。有一個案例：一位張姓秘書一天正在辦公桌后埋頭整理文件。這時，來了一位衣著考究、身背公文包的男士，要見劉總經理。張秘書熱情地招呼他入座，然后查了查經理的日程安排，發現今天并無約會。張秘書熱情地客人倒了一杯水，問：“問您和劉總約好了嗎？”來客回答說：“我今天是帶很大誠意拜訪貴公司經理，如果方便，希望能和他面談一下。”張秘書一聽，知道他并未和經理約好。張秘書說：“真不巧，經理正在會見一個重要客戶，這樣吧，我現在想辦法和他聯系一下，請問我怎樣向他介紹您的情況呢？”很快，張秘書搞清了對方身份，原來他是一家保險公司的業務員。張秘書知道公司近期并沒有為員工買保險的打算，因此不出所料，經理的答復果然是不見。張秘書對來客說：“先生，真抱歉，劉總正在和一個大客戶商談，實在不方便打擾。您看快中午了，再等下去肯定會耽誤您吃飯時間。為員工買保險是一件很有意義的事情，我一定會請示經理盡快給您聯系。麻煩您給我一張您的名片可以嗎？”“好吧。”來客掏出名片遞給小張，但神情明顯不悅。張秘書于是又說：“對了，我想起一件事情。我一個朋友在另一家大公司上班，他前幾天還說他們公司老板有意給他們上保險呢！您可以去那里試試。這是他的名片，您可以打上邊電話找他。”這樣，一方面讓客人得到了滿意的答復，又讓領導避免了不必要的約會。

總之，安排領導約會是一件既考驗秘書人員智商也考驗秘書人員情商的工作，秘書人員只有認真分析，準確判斷，才能合理安排好領導的約會。