辦公室行政能力的改革與優(yōu)化研究

韋婷|文

我國有色金屬企業(yè)正處于蓬勃發(fā)展階段，為了使企業(yè)的未來可以穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展，可以對企業(yè)的行政管理進(jìn)行改革與優(yōu)化。從行政管理的角度出發(fā)，建立可行性方案，提出基于行政管理能力改革與優(yōu)化的設(shè)計思路，加強(qiáng)有色金屬企業(yè)辦公室行政管理人員的服務(wù)能力，讓行政工作人員成為領(lǐng)導(dǎo)與基層員工之間的連接紐帶，帶動企業(yè)更快發(fā)展。

研究現(xiàn)狀

企業(yè)辦公室管理在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著不可取代的重要作用。然而，我國有色金屬企業(yè)近年來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計報告顯示，70%的企業(yè)行政管理沒能積極主動地對企業(yè)的發(fā)展起到有效的幫助作用。企業(yè)辦公室行政管理工作包括要根據(jù)國家方針政策調(diào)整，擬定企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃及經(jīng)營方向；要負(fù)責(zé)撰寫企業(yè)辦公室行政工作的各種文件；同時，要做好檔案管理，召開各種企業(yè)管理會議，與其他企業(yè)進(jìn)行對接調(diào)整，整理出日常細(xì)碎雜亂的企業(yè)工作等。為了使有色金屬企業(yè)能夠內(nèi)攬企業(yè)商議，外接協(xié)調(diào)互動，同時，不斷吸收外來資源，并運(yùn)用到本企業(yè)當(dāng)中，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)得以高效發(fā)展，本文嘗試對企業(yè)辦公室行政能力進(jìn)行改革優(yōu)化，構(gòu)建出切實可行的行政改革方案，提高有色金屬企業(yè)辦公室行政工作效率，加強(qiáng)有色金屬企業(yè)的辦公服務(wù)能力，以增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展能力，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。

有色企業(yè)辦公室行政服務(wù)問題分析

1.上呈下達(dá)問題

起到上呈下達(dá)的作用是辦公室行政需要負(fù)責(zé)的任務(wù)之一，它是指完成領(lǐng)導(dǎo)的意向傳達(dá)，并組織一般企業(yè)員工的工作狀態(tài)匯報工作。只有把上級的意愿準(zhǔn)確傳達(dá)給普通基層單位，讓企業(yè)的員工落實領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，按要求完成，企業(yè)才能更好更快地發(fā)展。然而，現(xiàn)今辦公室行政管理人員往往忽略細(xì)節(jié)的傳達(dá)，對工作沒有采取強(qiáng)硬的、細(xì)微的、一成不變的態(tài)度，這將對工作的完成產(chǎn)生負(fù)面影響。此外,一些企業(yè)的辦公室工作人員由于身居高位，有時看問題只站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，延誤企業(yè)的全面發(fā)展。想要提高企業(yè)的活力,不僅要提高企業(yè)辦公室管理人員的對接能力,也要提高企業(yè)基層員工自愿報告、總結(jié)活動的能力,企業(yè)辦公室管理人員要同時具備指導(dǎo)和咨詢作用,以促進(jìn)企業(yè)各層次間的溝通和交流,加強(qiáng)企業(yè)的整體凝聚力。

2.辦公室制度問題

行政管理系統(tǒng)是確保辦公室管理人員提高工作效率的基礎(chǔ)，同時也是提高企業(yè)辦公室行政工作服務(wù)規(guī)范與水平的重要支撐。但是，對于我國現(xiàn)行的企業(yè)行政管理制度，有色金屬企業(yè)沒有根據(jù)企業(yè)的實際情況進(jìn)行具體制定，企業(yè)辦公行政工作獎懲制度與企業(yè)辦公服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)也沒有進(jìn)行完善，而企業(yè)制度的缺失，將給辦公室行政工作帶來一定的困擾。例如，權(quán)限責(zé)任的劃分、事故責(zé)任分?jǐn)偂⒐ぷ魅藛T效率的衡量與審核、辦公室行政服務(wù)意識的量化標(biāo)準(zhǔn)等等。因此，需要在對我國有色金屬企業(yè)進(jìn)行深入研究后，系統(tǒng)地解決企業(yè)辦公室行政工作存在的問題，量化以及人性化，并對企業(yè)辦公室行政工作能力進(jìn)行加固，保證行政工作的質(zhì)量。

3.辦公室行政人員服務(wù)能力水平問題

辦公室行政管理人員的能力直接影響有色金屬企業(yè)的整體工作與服務(wù)質(zhì)量。現(xiàn)如今,某些企業(yè)的辦公室行政管理人員的工作水平與能力規(guī)范，還未納入企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)行列，沒有達(dá)到企業(yè)辦公室行政人員工作水平，整體工作服務(wù)能力較低,擾亂了企業(yè)行政工作計劃的原始圖像。

有色金屬企業(yè)辦公室行政能力改革優(yōu)化路徑

1.凝聚企業(yè)人心

“人們的心靈具有凝聚力”，要求有色金屬企業(yè)辦公室行政管理人員在企業(yè)內(nèi)部充分發(fā)揮作用，凝聚企業(yè)力量，提高企業(yè)內(nèi)部管理人員工作水平，在企業(yè)組織活動內(nèi)部與外部充分調(diào)動員工積極性,聽取員工的想法，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部與外部的交流。

當(dāng)今社會的企業(yè)文化與性質(zhì)復(fù)雜多樣，引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部員工在不同的企業(yè)價值觀中，樹立正確的價值觀念，使自身的價值得以實現(xiàn)，已成為我國有色金屬企業(yè)發(fā)展的核心。有色金屬企業(yè)的辦公室管理人員要善于運(yùn)用思想凝聚人心，為企業(yè)的發(fā)展?fàn)I造努力學(xué)習(xí)的氛圍。面對多種文化充斥的當(dāng)今社會，要奠定行政服務(wù)意識，構(gòu)建有色金屬企業(yè)獨有的辦公室行政管理工作創(chuàng)新理念。

2.調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)外部矛盾

企業(yè)辦公室行政服務(wù)工作與其他服務(wù)不同，其更加貼近企業(yè)員工與領(lǐng)導(dǎo)的實際日常生活，達(dá)到滿足企業(yè)員工的工作與日常需求的目的。因此，促進(jìn)企業(yè)員工之間內(nèi)部和外部的良好溝通，就成為企業(yè)辦公室行政人員的一項重要工作任務(wù)，如下圖所示：

加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)外部管理

有色金屬企業(yè)辦公室行政管理人員需要強(qiáng)化自我意識，做企業(yè)的建設(shè)與規(guī)劃者，在企業(yè)內(nèi)部組織中，明確員工的工作責(zé)任分工,并制定獎懲規(guī)定，使企業(yè)的整體目標(biāo)得以實現(xiàn)。同時，在企業(yè)的日常工作中，要協(xié)調(diào)企業(yè)利益和個人利益的關(guān)系，解決企業(yè)的當(dāng)下矛盾,促使我國有色金屬企業(yè)的穩(wěn)定與和諧發(fā)展。

3.促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部民主自由

柯勒律治的“民主是一種健康的血液，在靜脈和動脈之間循環(huán)，身體的正常功能依賴于它的平衡”，用來比喻企業(yè)組織與民主之間的密切聯(lián)系。我國有色金屬企業(yè)為了促進(jìn)民主的發(fā)展，就必須要推行企業(yè)民主選舉、民主投票以及民主抉擇，促進(jìn)企業(yè)與基層員工的融合。企業(yè)要從細(xì)節(jié)上考慮基層員工的權(quán)益，把員工的利益放在第一位，加強(qiáng)實施企業(yè)民主管理制度,確保企業(yè)與員工的共同成長，才能使企業(yè)得到穩(wěn)定有序的發(fā)展。

4.帶動領(lǐng)導(dǎo)走進(jìn)員工生活

“走基層，解決問題，做實事，造福人民”，是辦公室行政工作的主要需求，也是企業(yè)管理人員的核心觀念以及自我要求。企業(yè)辦公室行政扮演著協(xié)調(diào)人員的角色，主要處理多種企業(yè)內(nèi)部人員的協(xié)調(diào)工作，引導(dǎo)企業(yè)管理者與員工之間的有效溝通。因此,必須努力推動管理者與基層員工的溝通,使管理者親身體驗基層員工的日常生活,這樣可以加強(qiáng)員工的工作熱情,使員工與企業(yè)和諧發(fā)展。

領(lǐng)導(dǎo)和高層決策者是否進(jìn)行了廣泛的市場調(diào)研是企業(yè)做好整體規(guī)劃的關(guān)鍵。企業(yè)的有效發(fā)展離不開企業(yè)管理人員與基層員工的真誠對話，只有傾聽基層員工的聲音，充分了解企業(yè)的內(nèi)部規(guī)劃情況與基層員工的整體水平，才能使企業(yè)在當(dāng)今市場得以穩(wěn)定發(fā)展，才能發(fā)揮出有色金屬企業(yè)在社會和國家建設(shè)中的重要作用。

結(jié)束語

我國有色金屬企業(yè)的發(fā)展，離不開辦公室行政管理工作，行政工作可以調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)部存在的許多問題，對企業(yè)的發(fā)展具有不可替代的作用。現(xiàn)如今，在我國一些有色金屬企業(yè)中，辦公室行政工作人員的服務(wù)能力與水平低下，缺乏溝通能力，在工作中問題頻現(xiàn)，例如，服務(wù)質(zhì)量差、服務(wù)精神落后等，對企業(yè)的整體發(fā)展產(chǎn)生了不良影響。有色金屬企業(yè)為我國工業(yè)發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)，有色金屬企業(yè)辦公室管理人員也應(yīng)該積極探討改進(jìn)方案，開展人員培訓(xùn)工作,提高實時評估的業(yè)務(wù)水平,加強(qiáng)員工與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的交流,促進(jìn)企業(yè)的良性與穩(wěn)定發(fā)展。