企業檔案的收集歸檔及整理分析

王鋒麗

摘要本文首先分析了企業檔案的收集歸檔及整理工作中存在的問題，對企業有待加大對檔案收集及整理工作的力度和檔案管理人員的管理意識有待提高兩方面的問題進行了詳細的闡述，然后根據其中存在的問題指出了解決企業檔案收集歸檔及整理工作中應該采取的措施，全面總結了規范檔案管理工作、加強對檔案管理工作人員的培訓以及創新工作渠道等方面的措施，旨在為企業檔案歸檔及整理工作提供有效的理論依據，從而為企業建設與發展日常工作的正常開展提供報站，促進企業的全面發展。

關鍵詞檔案收集 檔案整理 問題 措施

一、企業檔案的收集歸檔及整理工作中存在的問題

（一）企業有待加大對檔案收集及整理工作的力度

近幾年，很多企業并沒有重視對企業檔案收集及整理工作，對企業建設與發展過程中的檔案管理工作產生的嚴重影響，也對企業的發展產生了一定的影響。因為很多企業忽視了對企業檔案的收集歸檔與整理，導致企業中相關文件缺失的情況非常嚴重，斷檔問題已經成為企業建設中比較常見的問題，對企業日常工作的正常發展產生了不利影響，同時，很多企業在進行檔案的收集與整理工作中，仍然是依靠傳統的文字資料形式，導致檔案管理工作的效率比較低下，并且檔案管理工作中檔案管理存在安全威脅。還有一些企業在檔案收集歸檔及整理工作中，沒有按照規范化的檔案整理秩序開展工作，影響了檔案管理工作的秩序，導致檔案管理工作處于無序化的狀態，如果檔案不能在規定的時間內完成歸檔工作，就會對公司日常的運作產生不利影響。還有一些企業的檔案管理中可靠性較低，和企業的建設與發展速度不協調。

（二）檔案管理人員的管理意識有待提高

隨著企業建設體系越來越完善，企業對檔案收集歸檔和整理工作也越來越重視，因此給企業中檔案管理人員的工作帶來了更重的任務和更高的要求，但是企業在整體上的檔案管理工作還需要加強落實，這主要是由于企業中的相關檔案管理人員在管理意識上還較差，不能適應檔案管理工作中工作資料多、任務量大的情況。基于檔案管理工作人員自身的管理問題主要有以下幾個方面。一是因為檔案管理人員自身管理能力較差，在檔案的收集歸檔與整理工作中不全面、不細致，導致檔案管理比較混亂，需要檔案資料的人不能快遞找到相關的檔案資料，對企業中正常工作產生不利影響。二是檔案的可靠性有待提高，很多企業在檔案資料的收集與整理，為了省事，偽造相關的檔案資料，導致檔案資料并不能發揮其效用。

二、解決企業檔案收集歸檔及整理問題的措施

（一）規范檔案管理工作

首先要促進我國企業對檔案管理工作的認識，保證企業能夠充分認識到檔案管理工作在整個企業建設與發展中的作用，建立完善的檔案收集歸檔及整理制度，建立完善的檔案管理規范操作流程，避免檔案管理工作中出現混亂的情況。另外，企業中要定期對檔案管理工作進行檢查，針對檔案管理工作中檔案存在缺失的問題進行有效補充，保障檔案的完整性，同時應該改變傳統的檔案管理形式，利用現代化科學技術，采用新的檔案管理模式，提高檔案收集歸檔及整理的效率，提高檔案管理的安全性。

（二）加強對檔案管理工作人員的培訓

企業需要提高檔案管理工作人員的管理意識，提高檔案管理的能力，保障工作人員在檔案管理工作中能夠做到全面全方位的開展工作，為檔案管理工作提供人才保障。同時企業應該制定相應的激勵機制，促進檔案管理人員自身要不斷僅檔案管理工作技能的學習，提高自身的工作能力，認真對待檔案管理工作，保障檔案的可靠性。同時企業需要主要加強對檔案管理工作重要性的宣傳，促進檔案管理工作人員在工作中能夠提高自己的服務水平和意識，提高檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）創新工作渠道

隨著水現代化建設與發展，傳統的檔案收集歸檔及整理工作方式已經不能適應新的檔案管理工作，因此企業在建設中需要利用新技術實現促進檔案管理工作的信息化，改變原先比較落后的紙質檔案管理模式，為相關工作人員在檔案查找工作效率提供保障。實現檔案管理工作的信息化，提高檔案管理工作的效率，同時為檔案管理工作的安全提供技術支撐。并且利用先進技術和設備為檔案的安全提供保障，利用先進的加密技術提高檔案管理工作的安全性。

三、結語

綜上所述，企業的檔案收集歸檔及整理工作對企業的建設與發展具有重要的作用，企業的檔案是企業建設與發展的重要依據，也是企業在發展中存在問題的重要體現形式，是企業日常工作開展的主要表現形式，通過對檔案的利用，能夠為企業的建設與發展提供可靠的依據，因此需要加強對企業中檔案收集歸檔及整理工作的重視，利用現代化科學技術手段的支撐提高檔案管理工作效率，提高檔案的安全勝，為企業的可持續發展打下堅實的基礎。