芻議電力企業辦公室管理的創新與實踐

(國網重慶市電力公司江津區供電分公司，重慶，402260)

引言

在企業的整體管理中，辦公室管理有著十分關鍵而特殊的地位。辦公室工作的質量如何，會直接影響到企業各項管理工作的實時狀態。隨著時代的進步和發展，辦公室管理的工作方法也要與時俱進，在管理方式上積極創新并用于實踐。這既是時代發展的要求，也是企業自身可持續發展的需要。辦公室管理實行人文化的方式，可以充分調動員工的工作積極性，帶來工作效率的提高。

1 當代企業辦公室管理的特點

在新時代的發展中，辦公室管理也呈現出自身的一些特點：

1.1 管理工作特色

作為一個綜合性較強的服務部門，辦公室的管理工作有其自身的特色。對企業而言，辦公室有很強的全局性。整個企業要維持正常運轉，都離不開辦公室工作的樞紐作用。正是由于辦公室工作的存在，全局工作才能實現統籌規劃。所以辦公室的管理工作也要求具有全局性和綜合性，并能做到對整體工作的統籌兼顧。在辦公室管理工作的實踐中，必然會涉及到企業的多個部門。一方面企業發展的決策和辦公室管理工作息息相關，另外一方面辦公室的管理工作隊企業決策的執行也起到了監督作用。除了綜合性，辦公室管理工作還講究協調性。企業作為一個整體進行運轉，上下級的工作、不同部門之間的溝通協作、企業內部和外部各種紛繁復雜的矛盾問題，都離不開辦公室管理工作在其中的協調和斡旋。企業內外部的重要信息都通過辦公室這個渠道來進行傳達溝通，辦公室管理工作充分發揮協調性，可以極大優化企業的工作環境[1]。此外，辦公室管理工作還具有極強的服務性。因為辦公室經常需要對上級工作提供協助，這種協助既是協調性的體現，也是服務性的表現。所以要加強辦公室管理工作，本質上就是要明確辦公室工作的服務職能，提高服務質量和工作效率。

1.2 辦公室管理工作的職責范圍

由于辦公室管理工作的綜合性特點，其職能范圍也非常豐富。主要有：領導決策中的協助。由于市場經濟的快速發展，外部市場環境和形勢也千變萬化，單靠個人的能力和經驗已經很難為企業做出重大決策。對重大事務的決策，需要非常豐富的信息資源作為參考和學習，還需要集體的智慧來謀劃討論。辦公室的價值就在于可以為管理層提高信息輔助和智慧輔助。通過辦公室自身的信息渠道搜集大量的有關信息供領導決策參考，并可以通過其在企業內部的協調作用，召集集體決議，為領導決策提供智力支持。各種關系的協調。辦公室具有綜合性的特點，所以企業內外部的各種關系都要靠辦公室的工作去進行協調。因為辦公室同時也具備服務性，特別是對領導的意圖，辦公室要準確領會并及時傳達給下級部門，這就是辦公室對關系協調作用的重要體現。還有就是管理工作。企業辦公室的管理工作主要是日常管理[2]。在企業發展的過程中，會有大量的信息數據需要處理。對這些信息數據妥善處理，合理保存，關系到企業日常工作的開展和未來的發展。企業要做到科學全面的管理，對日常事務的準確管理也是一個堅實的基礎。在管理中也要加強有效溝通，避免管理工作中的重復和空白。

2 企業辦公室管理工作的創新

時代在不斷進步，社會面貌也日新月異。作為企業辦公室的管理工作，更要與時俱進，緊跟時代的腳步，才能確保企業整體管理工作保持先進性。筆者結合自身實踐，經過思考分析，為企業辦公室管理工作的創新提出以下幾點建議。

2.1 企業辦公室工作人員素質有待進一步提高

辦公室管理工作的主體是辦公室工作人員。他們素質的提高，是辦公室管理工作質量提高的保障。而提高工作人員素質也是辦公室管理工作的一部分。由于辦公室工作職責的要求，需要辦公室工作人員必須具有很強的綜合管理能力，可以做到全方位配合領導的工作。企業要積極為辦公室工作人員提供培訓學習的機會，同時也要多鼓勵他們利用業余時間積極開展自學[3]。企業對于學習成果顯著的，要給以適當的獎勵，以鼓勵學習精神，督促辦公室工作人員在工作能力和個人素質上的不斷進步和提高。

2.2 加強對辦公室工作的監督

企業的發展面臨著新的形勢和機遇，同樣也會遇到新的問題。辦公室在企業解決新問題的過程中也要積極發揮自身的作用。要明確定位，加強自身認識，強化工作職責意識，為領導的決策工作提供充分的服務和協助，確保領導決策流程的規范化、科學化和合理化。特別是在制定決策的過程中，需要集體智慧的參與，更加要注重上下級和各部門之間溝通的有效性，確保溝通暢通。辦公室工作不但要執行服務和協調職能，還要做到監督職能。辦公室工作人員要樹立和強化自己的監督意識，要嚴格督查辦公室自身的工作內容，還要對各個部門執行工作開展有效監督。對工作執行和有效監督員，可以確保企業未來發展計劃得到有效的落實，確保目標的實現。最重要的是建立起監督體制，以制度化的方式明確監督職責，促進企業的健康發展。

2.3 資料信息管理工作的創新

隨著科技的發展，辦公已經基本實現了自動化和無紙化。企業的工作效率得到了極大的提高，同時也節約了成本。面對這種變化和節約高效的要求，辦公室的信息資料的管理工作也要開展創新，以適應新時代的要求。在信息資料的管理工作中，積極運用計算機技術，普及信息化手段，加強對辦公室人員的信息化培養和現代化辦公方式的教育，促使他們熟練掌握現代化的辦公方式，滿足辦公需求，提高工作效率。

2.4 積極開展辦公室調研工作

現代企業要做出科學合理的決策，就要結合市場實際，經過對市場環境的實地了解和熟悉后，根據市場客觀情況、競爭對手動態和企業自身發展的實際，辦公室充分了解這些情況后，要成為領導決策的助手。所以在日常工作中，辦公室就要注意發起開展各項調研工作，認真學習國家各項政策法規，深入基層和實際開展調查研究。調研方法和調研對象要符合實際，工作中切忌形式主義，工作一定要做到實處。最重要的是要把調查分析的結果及時有效傳達給決策者，在領導的決策過程中發揮積極有效的作用和影響[4]。

結束語

企業面臨著新時代發展下的大好機遇，同時也面對新時代的新問題和新挑戰。辦公室管理工作作為企業整體管理的基礎，也要隨著時代的發展不斷創新和改進。無論是工作人員素質，還是工作方法和信息化手段的運用，辦公室管理工作創新還遠遠不止這些，在實際中還需要更加深入。市場環境和時代一樣，在不斷的變化和發展，辦公室管理工作也遠遠沒有止境。要時刻關注實際工作的變化，經過分析思考了解和掌握變化的規律和趨勢，從而對工作的創新做出預判，提前做好有關準備，確保辦公室管理工作的不斷進步，成為企業整體管理工作進步的助推器。