如何加強人事檔案信息化資源的開發利用

王慶文 牡丹江新聞傳媒集團

在市場經濟環境下，行業之間的競爭越發激烈，這種競爭歸根結底為人才的競爭，各行業都需要加強人力資源管理工作，通過人事檔案信息資源的開發利用，從而更好的實現對人才資源的開發和利用。目前，我如何加強人事檔案信息資源的開發與利用成為當前研究的重點。

1 人事檔案信息資源開發與利用中存在的問題

1.1 人事檔案信息資源開發與利用的管理意識落后

人事檔案管理和業務管理人員對于人事檔案管理、業務單元缺乏正確認知，領導還沒有樹立正確的思想，在一定程度上不能適應時代的發展，不能提高人事檔案管理的關注。許多從事人事檔案管理的工作人員忽視其重要性，很難真正實現管理系統，導致人事檔案管理質量低下。也正因如此，人事檔案管理改革存在如人才稀缺，有關部門沒有建設高質量的人才團隊，沒有資金，在提高人事檔案管理的效率和質量上很難發揮出重要作用。

1.2 缺乏完善的人事檔案管理系統

人事檔案管理工作仍然沒有建立完善的管理制度，導致人事檔案管理各部門之間對信息資源的共享性認識程度不高，從而制定出來的人事檔案管理標準也千差萬別。嚴重制約了人事檔案信息資源的傳遞。

1.3 人事檔案信息資源的內容陳舊、質量不高

隨著我國社會經濟等各方面的發展，市場經濟體制不斷完善，相關的法律、法規和政府有關部門管理機制不斷引入更新，要想人事檔案管理的效率得到提高，必須努力提升信息技術水平。最近幾年，我國人事檔案的規范管理雖然做出了許多調整和改革，但人事檔案信息資源內容陳舊、質量不高依舊是一個迫切需要解決的問題。具體表現有人事檔案歸檔、存檔材料不齊全等。同時，許多企業的人事檔案管理水平相對較低，未能實現人事檔案信息電子化。

2 人事檔案信息資源的開發與利用的具體實現方式

2.1 樹立正確的認知，建設高素質人才隊伍

在人事檔案管理的過程中，人事檔案管理部門必須重視增強相關管理人員管理意識，以提高管理的效率。與此同時，相關管理部門也應高度重視人才工作，提高員工的專業素質，建設具備高質量的人才隊伍，提高人事檔案管理的效率和質量。按照嚴格的招聘體系，招聘專業素質高的人員，提高人事檔案管理水平；招聘的人員，定期進行專業知識和技能培訓，并加強思想政治建設，保證人事檔案管理專業和系統的管理能力，使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過這種方式提高人事檔案管理改革的工作效率。

2.2 實現人事檔案管理現代化

人事檔案管理應建立一個社會公共性質的權威檔案管理機構；建立系統的查詢和管理系統，檔案管理機構相互配合，緊密聯系在一起。減輕檔案管理工作的壓力，檔案管理工作可以更清晰，更加方便管理。

2.3 加強管理信息化建設

加強信息化建設是做好人事檔案信息資源開發利用的關鍵。我國人事檔案管理必須注意應用信息技術，以確保合理利用人事檔案電子檔案的管理，減少人事檔案管理存在的問題。隨著經濟和科技的發展，計算機技術逐漸普及，我國辦公設備越來越先進，更新越來越快，辦公越來越便利，工作的效率顯著提高，所以為了促進單位的檔案管理效率，使用新進的設備是極為重要的措施，也是提高工作效率的重要舉措。單位可以使用計算機進行檔案管理，對檔案資料進行分類，建立單獨的數據庫，對資料進行整理，不但能夠提高檔案整理的效率，還方便后期檔案資料的查閱。

2.4 人事檔案管理規范化

要根據自身的發展情況建立一套完整、健全的檔案管理制度，對檔案管理的相關工作進行明確規定，合理劃分崗位人員的管理職責，根據制定的制度進行檔案管理工作，對檔案管理工作中的相關行為進行規范，杜絕違法違紀的行為發生。在單位內部，對于檔案管理工作要進行分級管理，按照制度的要求進行分類管理，制定詳細的管理計劃，提高檔案管理工作的規范化。想要促進檔案管理工作的規范化，單位的領導首先要做的就是重視檔案管理工作，將檔案管理工作當作單位日常工作中的重要項目，尋找專業的檔案管理相關人才進行檔案管理工作，或者對現有的檔案管理工作人員進行培訓，提高其對檔案管理工作的重視程度，學習更多的專業檔案管理知識，提高其工作能力。在單位內部也要提高檔案管理工作的地位，提高檔案管理人員的工作積極性，促進人事檔案管理工作的開展。

3 結語

人事檔案管理應從實際出發，通過改革和創新以適應科學技術和社會的發展，從而達到真正地服務于人員檔案管理和人事管理。因此，利用現代化科技和信息技術加強人事檔案管理信息化建設是社會和時代發展的必然趨勢，只有這樣才能使管理主體更好服務于現代社會，更好地適應社會主義市場經濟的發展需要。

[1]曹瑩.如何加強人事檔案專項審核工作[N]. 中國國門時報.2015(003)

[3]習瑞芳.人事檔案集中規范管理[N]. 中國檔案報. 2016 (002)