外貿單證操作流程解析

摘要：外貿單證工作是外貿合同履行的必要手段，單證工作的質量與外貿企業的經濟效益密切相關。本文以TT結算方式為例，解析了出口單證工作的操作流程。

關鍵詞：外貿單證；訂艙；報關

單證員是外貿企業的一個重要崗位，外貿單證工作是完成合同履行的必要手段。通俗地講，出口單證工作直接關系到企業能否順利出貨與收款。不同結算方式下外貿單證的流程有所區別，下面以企業比較常見的結算方式TT為例，介紹出口單證工作流程。

一、訂艙

一般在出貨前七天訂艙，如船期緊張還要提早15天。單證員要詢問公司的跟單，貨物什么時候好。工作中一般是在包裝快完成時訂艙。

訂艙一般都是委托貨代進行，單證員要與業務員溝通，客戶是有自己的指定貨代還是直接找貨代。現在訂艙有二種形式，電子訂艙和紙質訂艙，如是電子訂艙，只要在貨代的網頁上進行操作就可，如是紙質訂艙，只需要提供他們訂艙發委托書就好。訂艙委托書的格式可以由貨代指定，也有的是企業自己選擇。

訂艙后，會收到貨代回復放艙，可將貨代發的進倉單發給跟單。由跟單員依照實際情況填寫時間、產品信息，再將其發給工廠。

二、商檢

報檢工作不是每筆合同都需要的。如果是法定檢驗的商品一定要報檢。還有的雖然不是法定檢驗的商品，但進口商要求提供檢驗證書，也需要報檢。報檢可以自理報檢和代理報檢。現在很多企業選擇代理報檢。以出口竹木草制品為例，如委托報檢的，提供報檢公司的單據有商業發票，裝箱單，合同，報檢委托書，出境竹木草制品符合性聲明和出境竹木草制品廠檢記錄單等單據委托報檢。報檢后拿到出境貨物通關單，在下面的報關環節用。

三、報關

報關可以是自理報關，也可委托報關。目前企業一般都有合作的自拉自報貨代，一般也是委托他們進行報關。在訂艙之后會有一個截關日期，一般都是船開的前兩日，在這之前報關就行。報關需要提供的單據有商業發票，裝箱單，合同，報關委托書等。如法定檢驗的，還要加上之前商檢拿到的出境貨物通關單。現在一般都在電子口岸網站上進行電子委托報關。

四、產地證

產地證是否需要申領是根據客戶的需求的。產地證的種類比較多，主要有一般原產地證、普惠制原產地證和區域性的優惠原產地證，可到貿促會或出入境檢驗檢疫局辦理。有的客戶有可能同時還需要做幾種產地證，如貨物抵達智利，有的客戶要求提供一般原產地證和中智產地證。總而言之，是否申領產地證以及申領哪類產地證，一定要與進口商溝通，還有如進口商對產地證的內容如特殊要求的，在申領時一定要及時注明。

五、出貨

貨代訂艙后會告知單證員具體的船期和拿集裝箱裝箱單及提集裝箱的地址。集裝箱裝箱單應明確列出此次出貨產品的品名、規格、數量、凈重、毛重。其中毛凈重應計算準確，它涉及報關出口的順利與否。包裝尺寸的準確性涉及整批貨物的體積。出口貨物的嘜頭一般都是客戶提供，有正嘜和側嘜，裝箱單上的嘜頭必須照紙箱單上打。裝箱單上的鉛封號還有集裝箱號一定要核對清楚，不然后續的問題就很復雜，會影響報關，甚至產生改單費用。

出貨前一天，須到成品倉庫清點數量，防止多出、少出或漏掉。另外，還要檢查內外包裝是否按照要求包裝。

如是指定貨代的，裝貨的當天要給指定貨代提供ENS（出口歐洲）和VGM等數據。

貨物在裝船出運后，應該告知客戶貨物已經裝船，并且把ETA（預計到達時間）和ETD（預計開航時間）等相關信息發給客戶，以便客戶知道這批貨什么時候會到港。如果是前后T/T付款的，在船到港之前提醒客戶付尾款。

六、確認提單

貨物開船后幾天，貨代會提供提單的確認樣，單證員要仔細核對，如有錯誤馬上告知貨代更改。主要是確認Shipper，Consignee，Port of loading，Port of Discharge，Mark，Description of Goods等，有的客戶還有一些特殊要求，如需要在提單上顯示HS code，在確認提單的時候寫上去。

提單確認好之后告知貨代，付給貨代一系列費用后就可以拿到正本提單。有的客戶要求是電放，只要把提單的掃描件發給客戶即可。電放之后，通知客戶及時去目的港提貨，以免產生滯箱費等一系列不必要的費用。

七、投保

如果是CIF貿易術語，單證員收到船公司簽署的配艙回單后，填制投保單向保險公司投保。保險公司對此審核無誤后，以此為依據出具保險單。有的企業也可直接委托貨代投保。

八、寄清關資料

注意清關用的商業發票和裝箱單與國內環節用的會有區別。如客戶對商業發票和裝箱單有特殊要求，要根據客戶的提供的格式做好商業發票和裝箱單，打印蓋章后和其他清關資料一起寄出。一般合同的清關文件包括提單、保險單、產地證、商業發票、裝箱單。還要注意提單和保險單的抬頭，提單的抬頭（Consignee一欄）如是TO ORDER或者是TO ORDER，保單的抬頭（被保險人一欄）如是出口商，如需要出口商背書。

九、整理總結

在清關資料寄出以后，一票合同基本算完成了。剩下的就是單據歸檔工作。

最后通過船公司的網站隨時跟蹤貨物行程，告知客戶大概什么時候可以清關，有始有終，給客戶留下好印象。

參考文獻：

[1]張艷.外貿跟單實訓教程.北京：經濟管理出版社，2016.

[2]蔡俊芳.新編外貿單證實操.北京：北京大學出版社，2015.

[3]張兵.進出口報關實務（第三版）.北京：清華大學出版社，2016.

作者簡介：

程文吉（1964- ），女，漢族，浙江臺州人，臺州職業技術學院副教授，學士學位，研究方向：國際貿易專業教學與科研。