大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案館建設(shè)探究

文/顧磊磊，南京玄海得淵交通科技有限公司

1 大數(shù)據(jù)時代對數(shù)字檔案管理工作的影響

數(shù)字檔案館是在信息化大背景下提出的概念，意在將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入檔案管理，將原有的以紙張為載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，有序處理和管理收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程，是傳統(tǒng)檔案館功能的延伸。數(shù)字檔案館的概念是個動態(tài)的過程，它的內(nèi)涵會隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展而變化，這也需要檔案管理人員針對不同時期提出不同的數(shù)字檔案館的發(fā)展任務(wù)與目標(biāo)。大數(shù)據(jù)時代對數(shù)字檔案管理工作的影響如下：

1.1 管理要求發(fā)生改變。

經(jīng)過多年的探索和實踐，現(xiàn)階段國內(nèi)許多數(shù)字檔案管建設(shè)僅僅是實現(xiàn)了檔案資料的題錄、摘要，以及部分文件在線全文閱覽，服務(wù)多局限在“目錄式”服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代提倡的服務(wù)是精確分析受眾的需求，通過對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、提煉，針對性提供服務(wù)。這是對檔案知識的挖掘和利用過程，與檔案管理的本質(zhì)相契合。也為數(shù)字檔案館的自身建設(shè)提出高一層次的要求，以“互聯(lián)網(wǎng)+”建設(shè)思路為受眾提供知識服務(wù)。

1.2 應(yīng)用技術(shù)發(fā)生改變。

自電子文件產(chǎn)生后，檔案數(shù)據(jù)的增長從未停歇，甚至呈井噴式增長。經(jīng)歷過將現(xiàn)有檔案信息化的初始過程，如今數(shù)字檔案館的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)僅限在線查詢、瀏覽，數(shù)據(jù)庫技術(shù)局限于儲存和基礎(chǔ)檢索，不斷增長的數(shù)據(jù)反而成為檔案管理瓶頸。高效存儲的系統(tǒng)，以及依據(jù)館藏信息和受眾群體制定特有的數(shù)據(jù)挖掘方案，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享、利用成為數(shù)字檔案館實現(xiàn)技術(shù)突破的當(dāng)務(wù)之急。

1.3 受眾需求發(fā)生改變。

傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)有的電子檔案館均以被動接受查閱為主，輔以檔案編研成果主動提供服務(wù)。檔案受眾需求主要是對歷史文化記憶追尋、辦事需求驅(qū)動、知識學(xué)習(xí)休閑等。這與大數(shù)據(jù)背景下及時性、碎片化的知識，以及對提供深度知識的需求大相徑庭，這樣促使電子檔案館要推陳出新，提供大眾喜聞樂見的知識產(chǎn)品，增強檔案的魅力。

1.4 利用方式發(fā)生改變。

相比原有在實體場館內(nèi)接受受眾的查閱，以及通過網(wǎng)絡(luò)平臺展示館藏檔案，與大數(shù)據(jù)時代主動推送、APP產(chǎn)品“圈粉”等方式形成鮮明對比。拓寬數(shù)字檔案館建設(shè)思路，變被動服務(wù)為主動服務(wù)將是未來檔案利用方式的主要方向。

2 大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案館建設(shè)瓶頸分析

2.1 職能定位與服務(wù)內(nèi)容不符。

現(xiàn)有的數(shù)字檔案館建設(shè)主要圍繞館藏內(nèi)容，為受眾提供現(xiàn)有資源，重點側(cè)重于資源的保管。但當(dāng)今社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式已經(jīng)由資源型向著知識型過渡，作為知識存儲和管理主體的檔案部門，現(xiàn)有的工作重點應(yīng)該是形成知識網(wǎng)絡(luò)，深度開發(fā)知識產(chǎn)品，從資源提供方向知識提供者轉(zhuǎn)變。

2.2 傳統(tǒng)建設(shè)思路已與現(xiàn)實環(huán)境不符。

傳統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)傾向于依靠自身資源提供產(chǎn)品，也由于自身內(nèi)容的限制有時無法全方位反映歷史原貌。大數(shù)據(jù)時代可通過數(shù)據(jù)技術(shù)聯(lián)接不同數(shù)字檔案館間資源，實現(xiàn)互聯(lián)互通，挖掘共同主題的知識點，更全面提供產(chǎn)品服務(wù)。

2.3 使用技術(shù)與現(xiàn)實不符。

目前各地數(shù)字檔案館儲存技術(shù)，使用系統(tǒng)不盡相同，無固定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，處于野性發(fā)展?fàn)顟B(tài)。為了保護(hù)數(shù)據(jù)安全數(shù)字檔案館間或內(nèi)部更多使用局域網(wǎng)或離線保存，與大數(shù)據(jù)時代資源共享、數(shù)據(jù)整合的技術(shù)要求相差甚遠(yuǎn)。

3 大數(shù)據(jù)時代下數(shù)字檔案館建設(shè)策略

3.1 明確知識提供者的身份。

在大數(shù)據(jù)時代，各數(shù)字檔案館應(yīng)更加明確知識提供者的身份，從意識形態(tài)上改變職能定位，提倡知識的共享與利用，讓檔案管理與時俱進(jìn)，更大范圍地服務(wù)大眾。可以智慧型城市建設(shè)為契機，將館藏數(shù)據(jù)淬煉出反映城市發(fā)展、特色的內(nèi)容，銜接市民日常服務(wù)，把原本數(shù)據(jù)庫上的資源變成知識，從幕后走向臺前。

3.2 構(gòu)建高效的知識提取系統(tǒng)。

大數(shù)據(jù)的特征提取技術(shù)可以隨時針對受眾需求，精準(zhǔn)推送、更新現(xiàn)有的產(chǎn)品。這也要求數(shù)字檔案館在現(xiàn)有信息資源的基礎(chǔ)上，分析館藏特色，打造自己的拳頭產(chǎn)品。建立知識提取系統(tǒng)，準(zhǔn)確劃分受眾需求特征，做到給用戶所需，明確下一步工作計劃。同時，不同數(shù)字檔案館間做到互聯(lián)互通，資源共享，長短互補，真正實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理。

3.3 制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

做到數(shù)字檔案館間資源共享的前期就是使用同一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，兼容的數(shù)據(jù)庫。需要建立封閉的資源交換中心，確保資源的安全；統(tǒng)一電子資源格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)提取方式，確保相互連接的數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)質(zhì)量；根據(jù)受眾需求制定共同的資源轉(zhuǎn)化計劃，在統(tǒng)一的指揮棒下推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程。

3.4 與平臺提供商共贏發(fā)展。

采用互聯(lián)網(wǎng)思維，以館藏優(yōu)勢與社會的平臺提供商合作，借助其技術(shù)成熟、受眾人員眾多、運營理念先進(jìn)等優(yōu)勢，構(gòu)建多種檔案利用服務(wù)體系。快速推進(jìn)檔案服務(wù)工作從傳統(tǒng)的規(guī)范化管理逐步向著知識化服務(wù)邁進(jìn)，以此提高檔案的利用效率，較好地發(fā)揮知識對社會發(fā)展的促進(jìn)作用.

4 結(jié)束語

數(shù)字檔案館建設(shè)是國家進(jìn)行檔案管理工作的重要促成部分，是檔案管理模式轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)可以提高檔案資源的利用價值，增強檔案資源的安全性，提高檔案管理的效率以及檔案管理部門提供信息服務(wù)的水平。因此，總結(jié)我國當(dāng)前數(shù)字檔案館建設(shè)工作中的不足有利于提高我國數(shù)字檔案館建設(shè)的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高，豐富檔案管理服務(wù)的內(nèi)容，推動我國檔案事業(yè)適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理新形勢。