試析如何做好新形勢下事業單位文書檔案管理工作

王靜含

摘要：事業單位的文書檔案記錄著本單位的發展歷程，是事業單位在發展中需要參照的規則依據，文書檔案的管理在性質上是一種事業單位的服務性質的工作，在我國事業單位的發展進程中，體制改革逐漸深入，對文書檔案的管理工作也提出了越來越多的新要求，改善原來的不規范、無序化的管理狀態，為文書檔案的使用提供更加便捷的服務，為事業單位的穩定發展提供支持。

關鍵詞：新形勢；事業單位；文書檔案；管理

1 事業單位檔案管理工作的重要性

1.1為社會事業提供信息服務

事業單位的文書檔案是事業單位平日運營過程中的重要基礎性文件，其涵蓋的內容覆蓋事業單位日常的辦公區域，各項支出收入，日常任務的完成進度，以及各個項目的具體情況與詳細分析。所以文書檔案是整個事業單位文件中的重要組成部分，對其進行深入分析有著巨大的意義和價值。同時，事業單位的文書檔案對其平日各項工作都有著極大的指導意義，工作人員既可以利用其作為各項工作的指導意見，更能在遇到困難或錯誤的時候用以分析比對找出更好的解決策略。

1.2具有較強法律憑證效力

通常情況下文書檔案是事業單位日常工作的原始檔案記錄，其中不僅囊括了領導部門對各項決策的批復意見，還將工作或任務的具體參數詳實記錄，因此文書檔案還能夠作為整個事業單位工作中的有效法律憑證。例如，公章是事業單位工作中最為重要的功用性憑據，而文書檔案不僅將公章所使用的時間、用途進行記錄，還保有經手人的簽名等關鍵信息，在必要時刻可以成為法律憑證所使用。

2 事業單位文書檔案管理存在的問題

2.1對文書檔案管理的認識有偏差

在事業單位，檔案管理通常被看做附屬性工作，其中的文書檔案管理更處于說著重視、實際忽視的尷尬地位。一些單位領導片面地認為文書檔案管理不外是收收各部門的一般性業務資料，技術含量低，不能給單位帶來直接的經濟和社會效益。部分事業單位的檔案管理人員也對自己的工作性質認識不清，工作的主動性、創新性不足。

2.2文書檔案的管理手段落后

由于重視不夠、經費不足、管理人員素質不高，在社會已經進入信息化的時代，一些事業單位的文書檔案管理依然處于原始的手工狀態。有的單位雖然給文書檔案管理配備了計算機、掃描儀等先進硬件設備，但相關的應用軟件不配套。人工編制目錄、手工抄寫說明、手動查詢資料等現象在許多事業單位的文書檔案管理和應用中還是屢見不鮮。

3 事業單位文書檔案的規范化管理措施

3.1提高對文書檔案規范化管理重要性的認識

事業單位領導應明確文書檔案的規范化管理在單位發展進程中的特殊價值，在經費保障、制度執行、人員配置、辦公條件改善等方面支持文書檔案的規范化管理，創造一個文書檔案規范化管理的良好環境。文書檔案管理工作者也要對自己肩負的歷史責任有清醒的認識，摒棄傳統的工作理念和工作態度，將落實文書檔案規范化管理與單位的改革與發展及自身業務素質提高緊密聯系起來，努力使自己的文書檔案管理水平符合規范化管理的各項要求。

3.2文書檔案管理工作機制完善

首先，嚴格控制事業單位人員對文書檔案的應用情況，可以采取終端電子視頻監控、檔案應用備案記錄的方式，加強對事業單位文書檔案的安全管理，避免事業單位檔案文書資料泄露的問題發生。其次，重新調整事業單位文書檔案管理制度，要使管理制度的制定更加符合實際需要，發揮制度管理的實際作用。

3.3應用現代化技術

只有合理規范地使用現代化技術，并使用現代化的管理手段，才能更好提升事業單位檔案管理的工作效率，并逐漸幫助整個事業單位走向現代化與信息化。不僅如此，在全社會不斷提升信息化的新形勢之下，事業單位從檔案入手做好現代化的轉變，才能更好適應社會改革的步伐，為領導部門做出更為正確合理的決策夯實基礎。也只有做好現代化的管理工作，才能促進事業單位的基層人員進一步提升自我的素質與專業能力，更好向社會與廣大人民群眾所服務。

3.4完善文書檔案管理的制度建設

要使事業單位文書檔案管理取得好的效果，必須建立完善的管理制度，并提高相關管理者對文書檔案規范化管理的認識，明確事業單位工作人員的職責，使文書檔案管理為事業單位的發展提供支持。另外，企業應完善文書檔案管理制度，提高工作人員的工作積極性，給予優秀員工一定的激勵，并將物質與精神激勵相結合，使員工主動地參與到工作中，對工作不認真的員工，要進行批評教育，使員工能夠端正工作態度，更好地投入到工作中。

3.5文書檔案管理工作科學規劃

一般而言，現代事業單位文書檔案管理規劃分為公共資產檔案、人事檔案、流動性檔案三部分。公共資產檔案，主要是事業單位中公共財物的綜合統計，包括購進時間、作用、使用情況等等；而人事檔案部分，主要是對事業單位中從業人員的信息管理，包括編制，福利待遇等方面；流動性檔案主要記錄事業單位日常工作開展的相關性信息，包括日常會議記錄，項目工作實踐人物分配等。這樣分門別類的文書檔案管理方式，能夠使事業單位檔案管理工作始終圍繞事業單位工作開展的實踐情況歸類，發揮文書檔案管理工作在事業單位工作實踐中的作用。同時，事業單位文書檔案管理工作科學開展，也可以充分借助現代化技術平臺，采取事業單位信息資料數字化管理，應用數字程序，進一步提升事業單位中文書檔案信息的整合歸納能力，形成更為流暢的檔案信息收集分析模式。

4 結論

事業單位文書檔案管理工作直接關系著事業單位的發展。隨著社會的不斷進步，事業單位的文書檔案管理工作還存在一些問題，需要進行改革創新。并且在新時期的發展中，數字化、信息化已經是事業單位文書檔案管理的必然要求。因此，文書檔案管理者要不斷提高自身的綜合素質，利用信息技術做好事業單位的文書檔案管理工作。

參考文獻：

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